الوظيفة

نشرت اليوم

الوصف الوظيفي

ملخص الموقف

يقدم مدير المكتب تقاريره إلى الرئيس التنفيذي ويعمل بشكل وثيق مع المدير الإداري وهو مسؤول عن الأداء الفعال للأعمال (التدريب والاستشارات) من خلال أداء مجموعة من المهام الإدارية والمالية والتنظيمية. وسيكون مسؤولا عن ضمان حسن سير المكتب على أساس يومي. وتشمل هذه المهام مهام إدارية مثل إدارة الاتصالات، والتعامل مع الموردين، وحجز الأماكن والتذاكر / الفنادق للخبراء، وحفظ السجلات، وتطوير وإدارة قواعد البيانات، والتعامل مع الاحتياجات المتعلقة بالمكاتب مثل اللوازم، ودفع الفواتير، والإيداع، وما إلى ذلك.

تتضمن واجبات الإدارة ضمان الاستخدام الفعال لموارد المركز والواجبات الفنية التي تتعامل مع قنوات التواصل الاجتماعي وأنشطة الشبكات ، إلخ.

الأدوار والمسؤوليات

المسؤوليات الإدارية

 الاحتفاظ بجرد لجميع المعدات المكتبية والقرطاسية وغيرها من المتعلقات.

 وضع وتنفيذ النظم الإدارية، بما في ذلك إدارة السجلات؛ الإيداع والأرشفة لضمان الحفاظ على جميع ملفات المراكز ومنتجاتها المعرفية وغيرها من الموارد بشكل صحيح.

 الحصول على اللوازم المكتبية وصيانتها بما في ذلك القرطاسية والكتيبات والنشرات والهدايا

 إدارة العلاقات مع البائعين ومقدمي الخدمات والمالك ، وضمان دفع جميع العناصر في الوقت المحدد.

 الدعم في إصدار العقود والمقترحات والاتفاقيات المعدة للعملاء والمنتسبين.

 التعامل مع التجديد السنوي للرخصة التجارية للمركز والعمليات ذات الصلة.

 التعامل مع ترتيبات السفر بما في ذلك التذاكر والإقامة ونقل الزملاء والضيوف

 إدارة حجوزات أماكن ورش العمل والفعاليات بما في ذلك التفاوض على الصفقات مع الفنادق وغيرها من الأماكن

 الدعم أثناء تنظيم المؤتمرات وورش العمل وغيرها من الأحداث المنظمة للتعامل مع التسجيل وغيرها من الخدمات اللوجستية (مثل طباعة المواد والقرطاسية والتصوير الفوتوغرافي ومكتب التسجيل).

 الحفاظ على اتصالات منتظمة مع العملاء والشركاء وغيرهم من الشركاء حسب الاقتضاء.

 تقديم الدعم الإداري للرئيس التنفيذي حسب الحاجة، بما في ذلك جداوله الزمنية وتقويماته ومواعيده

المسؤوليات الفنية

 التأكد من صيانة أجهزة الكمبيوتر والبرمجيات.

 تطوير وصيانة CRM .

 تطوير مجموعة من البائعين والشركات الأخرى التي تدعم وظائف الأعمال

الدور المالي

 متابعة المدفوعات من المشاركين / العملاء وتأكيدها.

 إصدار الفواتير وتحصيل المدفوعات

 إدارة التحويلات المالية لمنتسبي المركز

 إدارة حساب المصروفات النثرية

 التأكد من أن جميع المشتريات التي يقوم بها المركز توفر أفضل قيمة مقابل المال.

المؤهلات والمهارات والكفاءات المطلوبة

1. المؤهل العلمي

 درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الاتصالات أو أجهزة الكمبيوتر أو أي تخصص ذي صلة

2. الخبرة العملية

 5 سنوات من الخبرة في منصب مماثل

3. المؤهلات المهنية / الشهادات إن وجدت

 فوتوشوب وHTML الأساسية من الناحية المثالية

4. المهارات والكفاءات المطلوبة

قيادة

 مهارات ممتازة في التخطيط وإدارة الوقت

 مهارات تنظيمية وتحليلية ممتازة

 مهارات تنظيمية جيدة

 مهارات اتصال جيدة شفهيا وكتابيا

 القدرة على العمل تحت الضغط

تقني

 الاستخدام الجيد لبرامج الجرافيك الأساسية والقدرة على إدارة الموقع الإلكتروني للمركز

 ممتاز مع استخدام MS-Office

 مهارات ممتازة في استخدام الشبكات الاجتماعية

السلوكيه

 تعدد المهام

 منضبطة

 ملتزم

 مهارات جيدة في التعامل مع الآخرين

الملف الشخصي المطلوب للمرشحين

أي جنسية

أي تخرج()

https://arabic.naukrigulf.com/office-manager-jobs-in-dubai-uae-in-clicks-5-to-10-years-n-cd-205651-jid-130522000013

متطلبات الوظيفة

غير محددة

ساعات العمل

غير محددة

شارك هذه الوظيفة