Assistant(e) Logistique SSA 5 Kayes (Mali) 1
TITRE DU POSTE: Assistant(e) Logistique
LIEU D'AFFECTATION: Kayes
UNITE/DIVISION: Logistique
TYPE DE CONTRAT: SPECIAL SERVICE AGREEMENT SSA5
DATE D'OUVERTURE: 18.07.2023
A PROPOS DU PAM
Le Mali est actuellement l'épicentre de l'instabilité au Sahel. La marginalisation et l'accès limité aux services et aux opportunités, combinés aux tensions intercommunautaires, ont contribué à l'expansion des groupes armés non étatiques, au trafic illicite et à l'extrémisme. Ces dernières années, l'insécurité s'est propagée du nord du pays à faible densité de population à son centre plus densément peuplé, qui représente une part importante de la production agricole et plus de 300 000 personnes déplacées à l'intérieur du pays ont été enregistrées.
Le conflit et son impact sur les communautés sont devenus le principal moteur de l'insécurité alimentaire dans les régions du centre et du nord du Mali. L'escalade de la violence dans ces régions du pays, notamment dans la région de Mopti, a entraîné une forte augmentation des déplacements internes. En janvier 2021, un peu plus de 300 000 personnes étaient enregistrées comme personnes déplacées à l'intérieur du pays (PDI), soit une multiplication par quatre par rapport à novembre 2018. En plus de l'augmentation des déplacements et de l'impact socio-économique du COVID19, les populations touchées par le conflit sont de plus en plus confrontées à des difficultés d'accès à la terre et aux intrants. Pour la culture. Selon le HRP 2021, environ 2,2 millions de personnes ont besoin d'une aide alimentaire. Cela peut s'expliquer par une situation qui continue de se dégrader, en particulier dans les régions du nord, du centre mais qui s'est récemment étendue dans les régions du sud (Koulikoro) et dans les régions du nord de Kayes en raison des conflits, de l'insécurité, de la présence de groupes armés et intercommunautaires, des tensions. La situation sociopolitique reste très instable pendant cette transition. Dans ce cadre, un BR4 a été mis en place pour le Mali pour étendre et renforcer sa réponse d'urgence, réajuster ses opérations de CBT et consolider les activités de résilience avec une approche intégrée, ce qui nécessite un gestionnaire des opérations talentueux pour le CO.
QUALIFICATION ET EXPERIENCE REQUISES
Education : avoir un diplôme d’études secondaires dans un domaine lié à la logistique, la chaine d'approvisionnement, l’économie ou tout autre domaine connexe.
Expérience : avoir au moins Cinq ans d’expérience dans l’appui à la mise en œuvre des activités logistique et/ou chaine d'approvisionnement.
Une expérience dans les opérations d’assistance alimentaire et transfert monétaire serait un atout
Langue : Parfaite maitrise du français et connaissance intermédiaire (niveau B) en l’anglais.
Compétences: bonne maîtrise de l’outils informatique et maîtrise des logiciels commun (MS Office)
QUALIFICATIONS REQUISES POUR L'ENTRÉE DANS CE RÔLE
· Expérience de la gestion des systèmes d'entreprise et des requêtes sur les envois en cours, les renseignements sur les pipelines, les demandes d'indemnisation et les stocks alimentaires.
· Expérience dans l'administration de contrats fournisseurs de services de tiers .
· Expérience dans la compilation de la documentation contractuelle.
· Expérience dans l'exécution du contrat.
· Expérience dans le suivi budgétaire et des rapports
CONTEXTE ORGANISATIONNEL
Le Mali connait une insécurité alimentaire et nutritionnelle liée à des conditions agro-climatiques difficiles et à un niveau élevé de pauvreté. Des sécheresse fréquentes et graves, des précipitations irrégulières et la désertification, conjuguées à l’insécurité en particulier dans le nord et le centre du pays, ont entrainé une détérioration progressive des moyens d’existence des populations et diminué leurs capacités à faire face aux chocs. Chaque année, 3,6 millions de personnes en moyenne sont en situation d'insécurité alimentaire, soit 18 pour cent de la population. La malnutrition sous ses différentes formes entraîne de lourdes conséquences sur le plan humain et économique : selon les estimations, elle se traduit chaque année par une perte de productivité équivalant à plus de 4 pour cent du produit intérieur brut.
En vue d’assurer un accompagnement efficace et efficient du Gouvernement dans l’atteinte des Objectifs de développement durable 2 (Objectif Faim « zéro ») et 17 (Partenariats pour la réalisation des Objectifs), le PAM a adopté un plan stratégique 2020-2024 qui vise à définir avec le Gouvernement et les partenaires les priorités des cinq prochaines années. Le Plan stratégique pays 2020-2024 a pour objectif de soutenir le lien entre l’action humanitaire et le développement par une approche à 2 niveaux, visant à répondre aux besoins immédiats des populations, tout en travaillant à renforcer leur autonomie et les rendre à même de répondre à leurs priorités alimentaires et nutritionnelles et à faire face aux chocs et crises.
Ce poste est basé dans le sous bureau du PAM à kayes. Le candidat retenu sera sous la supervision générale du Chef de l’unité Supply Chain et supervision directe du chef de du bureau
FINALITE DU POSTE
Fournir des fonctions de soutien spécialisées et / ou superviser le personnel exécutant des processus et des activités logistiques / de chaîne d'approvisionnement standard afin de permettre une livraison efficace de biens et de services pour toutes les modalités de livraison. Il sera le point focal supply pour toutes question liée à la modalité CBT.
RESPONSABILITES PRINCIPALES (Non exhaustive)
1. Fournir un soutien spécialisé aux opérations et aux activités logistiques et transfert monétaire "cash-based transfer", en suivant les processus standard et en contribuant, directement ou indirectement, aux réconciliations des coupons et suivi des produits chez les commerçants
2. Coordonner la réquisition et assurer la livraison en temps voulu des produits et des livraisons aux partenaires et aux destinations autorisés ;
3. Participer au réconciliation des vouchers sur le terrain ;
4. S’assurer que la bonne pratique des procédures sur les principes et procédures sont bien respectés et suivi sur la comptabilité des vivres et en conformité avec les International Public Sector Accounting Standard (IPSAS) dont le PAM est adhéré ;
5. Participer activement avec les autres unités à la planification, exécution des différentes distributions au niveau de sous-bureau ;
6. Assurer le suivi de la disponibilité et la qualité des vivres chez les détaillants avant chaque cycle de distribution ;
7. Analyser et produire les différents rapports quotidiens avec tous les magasins par batch, commodity, sur la base du stock LESS
8. s’assurer que les inventaires physiques du stock et NFI ont été correctement accomplis et à temps dans tous les magasins du PAM;
9. Faire la réconciliation mensuelle du stock et préparer le rapport mensuel consolidé du pays sur la base des inventaires physiques tenant compte du stock en transit entre le pays
10. Coordonner avec les autres unités (Pipeline/Programme, M&E…) sur les réconciliations des données et préparation des différents rapports
11. Procéder à l’analyse des différents PO, Grant, TDD, BBD etc afin d’alerter le bureau en proposant les recommandations sur la bonne pratique.
12. Soutenir la collecte de renseignements sur le marché, les évaluations des fournisseurs (par exemple, les transporteurs et les détaillants) pour soutenir le processus de sélection des fournisseurs.
13. Préparer, surveiller et réviser le budget pour toutes les modalités de prestation, en veillant au respect des procédures pertinentes et en conformité avec les normes de l'entreprise.
14. Analyser le pipeline opérationnel et contribuer aux évaluations et à la planification opérationnelle pour toutes les modalités de prestation, afin de s'assurer que les exigences de la chaîne d'approvisionnement sont prises en considération.
15. Gérer le traitement de la documentation pour l'exécution des opérations logistiques (p. Ex., Dédouanement, vérification des factures), prendre les mesures appropriées pour résoudre les problèmes opérationnels en faisant passer les questions complexes au superviseur.
16. Exécuter toute tache demandée par le superviseur ;
RESPONSABILITES PRINCIPALES (Non exhaustive) (Suite)
FONCTIONS ADDITIONNELLES SPÉCIFIQUES
Effectuer des recherches, recueillir des données et effectuer des analyses, produire des rapports (p. Ex., CCTI, SPR, fermeture financière, inventaire physique, performance du transport) et assurer l'exactitude de l'information dans les systèmes de l'entreprise pour permettre une prise de décision claire.
Assurer la liaison avec les parties prenantes internes et externes pour soutenir la gestion des opérations logistiques et contribuer à une prestation de services efficace.
Superviser le travail du personnel de soutien, fournir des conseils pratiques pour s'assurer que les objectifs individuels et d'équipe sont respectés conformément aux normes et délais convenus pour toutes les modalités d'assistance.
Soutenir les activités de préparation et d'intervention d'urgence en matière de logistique, y compris l'évaluation de la capacité logistique et la mise à jour du plan d'urgence, pour soutenir la réponse du PAM en cas d'urgence
4Ps CAPACITES PRINCIPALES D'ORGANISATION
Mission
Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques.
Être une force pour un changement positif.
Faire de la mission une source d'inspiration pour notre équipe.
Faire connaître notre mission dans les actions quotidiennes.
Equipe
Rechercher des moyens de renforcer les compétences des gens.
Créer une culture inclusive.
Developper et fournir une rétroaction constructive : Sert de coach de référence pour les collègues dans la même zone de travail.
Créer un esprit « Je veux » / «Nous ferons».
Performance
Encourager l'innovation et les solutions créatives.
Se concentrer sur l'obtention de résultats et suit les tendances des taux d'achèvement pour les tâches propres afin d’identifier les possibilités d'efficacité
Prendre la responsabilité de ses propres tâches et informe le superviseur dès que possible des retards éventuels dans le respect des échéances ou des engagements
Être décisif.
Partenariat
Connecter et partager entre les unités du PAM.
Établir des partenariats externes solides.
Être politiquement agile et adaptable.
Comprendre la valeur que le PAM apporte aux partenaires : Aligne ses propres activités avec les priorités du superviseur pour répondre aux besoins des partenaires internes et externes.
TERMES ET CONDITIONS
Ce poste est un contrat temporaire de service special (en forme de consultance).
DATE LIMITE POUR LES DEMANDES: 31.07.2023
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LES CANDIDATURES FEMININES SONT VIVEMENT ENCOURAGEES
Le PAM ne demandera aucun paiement à aucun stade du processus de recrutement, y compris au stade de l'offre. Toute demande de paiement doit être refusée et signalée aux autorités locales compétentes chargées de l'application des lois pour qu'elles prennent les mesures appropriées.
Le PAM applique une approche de tolérance zéro à l'égard de comportements tels que la fraude, l'exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l'abus de pouvoir et la discrimination.
Tous les candidats sélectionnés devront adhérer aux normes de conduite du PAM et seront donc soumis à une vérification rigoureuse de leurs antécédents en interne ou par des tiers. Les candidats sélectionnés devront également fournir des informations supplémentaires dans le cadre de l'exercice de vérification. Toute fausse déclaration concernant les informations fournies au cours du processus de recrutement peut entraîner la disqualification ou le licenciement.
