Business Support Assistant_Aviation_SC5_Antananarivo
Lieu d'affectation: Antananarivo/ Madagascar
Type de contrat: Contrat de service
Durée: 12 mois, renouvelable
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Le PAM célèbre et embrasse la diversité. Il est attaché au principe de l'égalité des chances en matière d'emploi pour tous ses employés et encourage les candidats qualifiés à postuler sans distinction de race, de couleur, d'origine nationale, d'origine ethnique ou sociale, d'information génétique, de sexe, d'identité et/ou d'expression sexuelle, d'orientation sexuelle, de religion ou de croyance, de séropositivité ou de handicap.
Un roster de candidats qualifiés pourrait être mis en place à la suite de ce processus de recrutement pour pourvoir à des postes éventuels de même profil de grade égal ou inférieur.
A PROPOS DU PAM
Le Programme Alimentaire Mondial des Nations Unies (PAM) est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde.
La mission du PAM est d'aider le monde à atteindre l’objectif Faim Zéro d’ici 2030. Chaque jour, le PAM travaille pour s'assurer que les populations les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, puissent avoir accès aux aliments nutritifs dont ils ont besoin pour mener une vie productive et saine.
CONTEXT ORGANISATIONNEL
Dans le cadre de ses activités d’assistance aux populations vulnérables à Madagascar, le PAM a l’intention de recruter pour son bureau à Antananarivo un(e) Assistant(e) de gestion Aviation. Le/la candidat(e) sera placé(e) sous la supervision générale du Directeur de Pays et sous la supervision directe du Chef du Transport Aérien (CATO).
Avez-vous une expérience dans le domaine de la réservation de billets d’avion ou du transport aérien plus généralement ? Souhaitez-vous développer votre expérience professionnelle tout en contribuant à mettre fin à la faim dans le monde ?
Souhaitez-vous rejoindre le PAM, une organisation qui œuvre pour l’amélioration des conditions de vie des populations les plus vulnérables ? Voulez-vous rejoindre une organisation mondiale qui investit dans le développement de son personnel ?
Si votre réponse est oui, alors ce poste est pour vous. Une excellente opportunité pour devenir membre à part entière d'une équipe diversifiée et passionnée, qui travaille sur des projets variés contribuant directement à l'assistance aux bénéficiaires.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
Assurer le service client UNHAS:
- Recevoir les demandes de réservations des utilisateurs, les analyser selon les procédures et les traiter;
- Aider les utilisateurs à la mise en application des procédures d'usage de vols UNHAS;
- Coordonner avec les points focaux des organisations/agences utilisatrices pour les vols spéciaux, la mise à jour des listes de personnel et celle du formulaire de désignation des points focaux.
- Tenir informé les usagers de tout changement des les opérations (annulations des vols, reports ou retards);
- Préparer et émettre les manifestes passagers et cargo;
- Tenir un classement des mouvements de réservations (les demandes de réservations et les manifestes) ainsi que de tous les documents en rapport avec la gestion des réservations (formulaire point focal, base de données des utilisateurs etc.)
- Emettre les billets aux passagers confirmés sur le vol;
- Répondre aux requêtes provenant de diverses sources en fournissant des informations, des conseils et des orientations sur les règles et règlementations liées aux domaines de travail.
Effectuer toutes les tâches administratives:
- Rédiger les courriers et les comptes rendus des réunions
- Vérifier l'état des stocks, évaluer les besoins en approvisionnement et définfir les commandes à passer;
- S'assurer et veiller à ce que les documents administratifs et opérationnels sont classifier et archiver;
- Vérifier l'état des stocks, évaluer les besoins d'approvisionnement et définir les commandes à passer.
- Suivi des courriers déposés, signature et dépôt des courriers auprès des différents partenaires.
- Fournir les statistiques mensuelles des vols incluant la dimension genre (nombre des passagers et cargo transportés par agence et par destination)
- Assurer la démarche pour l'obtention et le renouvellement des badges et les titres d'accès aéroport
- Préparer des communications, des rapports, des présentations et d'autres produits via Microsoft Word, Excel et Powerpoint.
Fournir un soutien financier et comptable
- Prendre toutes les actions relatives aux demandes d'achat (PR) de l'unité UNHAS dans le system en tant que point focal Wings de l'unité;
- Gérer la petite caisse et le suivi des achats et des paiements
- Agir en tant que point focal du system pour le suivi du payement des factures partenaires (invoice Trtacking System – ITS)
- Suppléant de l'assistant(e) Finance en cas d'absence.
Maintenir de bonnes relations avec l'ensemble des utilsateurs des vols UNHAS
A la demande du CATO, accomplir toutes autres tâches pour le bon fonctionnement des opérations
CONNAISSANCES ET COMPETENCES:
- Connaissance des pratiques et des méthodes courantes de gestion, acquise dans le cadre d'une formation technique et de l'expérience professionnelle.
- Aptitude à nouer et à entretenir des relations avec diverses personnes pour assurer un service d'appui efficace.
- Aptitude à mener des analyses simples de données et à corriger en toute autonomie des problèmes appelant une attention particulière.
- Aptitude à assurer le suivi et l'enregistrement d'opérations financières.
- Bonnes compétences en matière de communication nécessaires pour échanger des informations et travailler avec des personnes d'horizons divers.
- Aptitude à préserver la confidentialité des informations
- Connaissances des procédures UN / PAM considéré comme un atout
QUALIFICATIONS MINIMUM STANDARD
Niveau d’éducation :
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Avoir au minimum le niveau du baccalauréat.
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Être titulaire d’un diplôme universitaire de niveau DUT, BTS ou Licence dans le domaine de gestion/administration ou une qualification d’agent service clientèle ou équivalent serait souhaitable.
Expérience :
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Au moins cinq ans d’expérience professionnelle, dans le domaine de l’aviation ou dans le secteur public, privé ou humanitaire, assortis d’une expérience du travail administratif.
Langues & Informatique :
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La maîtrise de la langue française et de l’Anglais est nécessaire ;
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La connaissance du pack office (Word, Excel, Powerpoint, etc.) est essentielle.
FACTEURS DE SUCCES
- Capacités à travailler au sein d’une équipe pluridisciplinaire et multiculturelle;
- Avoir de l’expérience dans le domaine humanitaire avec une expérience dans la conduite des opérations de mise en œuvre, le suivi et la gestion de bases de données et l’analyse des données.
- Etre originaire et/ou avoir une bonne expérience de la zone d'intervention
