Business Support Assistant SC3
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Le PAM célèbre et embrasse la diversité. Elle s'engage à respecter le principe de l'égalité des chances en matière d'emploi pour tous ses employés et encourage les candidats qualifiés à postuler sans distinction de race, de couleur, d'origine nationale, d'origine ethnique ou sociale, d'informations génétiques, de sexe, d'identité et/ou d'expression de genre, d'orientation sexuelle, de religion. ou croyance, séropositivité ou handicap.
ABOUT WFP
Le Programme alimentaire mondial des Nations Unies est la plus grande agence humanitaire au monde qui lutte contre la faim dans le monde. La mission du PAM est d'aider le monde à atteindre l'objectif Faim Zéro de notre vivant. Chaque jour, le PAM travaille dans le monde entier pour s'assurer qu'aucun enfant ne se couche le ventre vide et que les plus pauvres et les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, puissent accéder aux aliments nutritifs dont ils ont besoin.
STANDARD MINIMUM QUALIFICATIONS
Éducation : Diplôme d'études secondaires.
Expérience : Trois ans ou plus d'expérience dans le travail administratif général.
Connaissances & Compétences :
• Capacité d'utiliser des équipements de bureau standard tels que des photocopieurs et des scanners.
• Connaissance des routines et des méthodes de travail normalisées de soutien aux entreprises.
• Connaissance des progiciels de bureau standard, par ex. Microsoft Word.
• Fait preuve de tact et de courtoisie pour donner et recevoir des informations avec diverses personnes.
• Bonne attention aux détails afin d'identifier les écarts de données.
• Capacité à respecter les délais et à suivre des instructions claires.
Langue : Services généraux (Siège) : Maîtrise (niveau C) de la langue anglaise. La maîtrise (niveau C) ou une connaissance intermédiaire (niveau B) d'une autre langue officielle peut être requise selon le lieu du poste ou le domaine de responsabilité.
Services généraux (terrain) : Maîtrise de la communication orale et écrite dans la langue des Nations Unies en usage au lieu d'affectation et dans la langue du lieu d'affectation, si elle est différente.
ORGANIZATIONAL CONTEXT
Ces emplois se trouvent dans les bureaux de pays (CO), les bureaux régionaux (RB) et le siège (HQ). Les titulaires de poste fournissent généralement un soutien administratif à l'équipe ou aux équipes et/ou prennent en charge un domaine d'activité spécifique, et rendent compte à l'associé concerné. A ce niveau, les travaux sont exécutés sous étroite surveillance ou avec une assistance immédiatement disponible. Les titulaires de poste doivent produire un travail organisé et précis.
JOB PURPOSE
Exécuter une gamme de tâches courantes de soutien aux entreprises, afin de s'assurer que le personnel est efficacement soutenu.
KEY ACCOUNTABILITIES (not all-inclusive)
1. Recueillir, trier et diffuser la correspondance, les rapports et autres documents pour répondre aux demandes requises du personnel dans les délais impartis.
2. Répondre aux requêtes de routine reçues et les escalader le cas échéant, afin de fournir un service rapide et précis aux clients.
3. Relisez les documents écrits, tels que les rapports standard et la correspondance, pour contribuer à l'exactitude des informations écrites développées par le personnel.
4. Fournir un ensemble d'activités de soutien commercial standard, le cas échéant, pour contribuer au fonctionnement efficace des opérations commerciales.
5. Organisez vos déplacements et organisez des événements, etc., pour aider le personnel à travailler efficacement.
6. Soutenir la maintenance des dossiers, documents et dossiers du bureau conformément aux systèmes et processus établis afin que les informations soient à jour et facilement accessibles pour le personnel.
7. Entreprendre des tâches de saisie de données standard conformément aux systèmes définis, pour s'assurer que les informations sont organisées et facilement disponibles pour l'équipe commerciale.
4Ps CORE ORGANISATIONAL CAPABILITIES
But
Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques : permet de mieux comprendre les objectifs stratégiques du PAM.
Être une force de changement positif : Aborde les tâches et responsabilités individuelles avec une attitude et un comportement positifs.
Rendre la mission inspirante pour notre équipe : Comprendre l'impact des activités du PAM dans les communautés bénéficiaires.
Rendre notre mission visible dans les actions quotidiennes : relie les tâches et les responsabilités individuelles aux objectifs et à la mission de l'unité.
Personnes
Rechercher des moyens de renforcer les compétences des personnes : Chercher des opportunités pour développer et améliorer les compétences individuelles.
Créer une culture inclusive : Démontrer du respect et de la compréhension pour la diversité et les différences culturelles.
Être un coach et fournir des commentaires constructifs : Identifie et approche des collègues ou des superviseurs pour servir de coachs.
Créer un esprit « Je veux »/« Nous allons » : Fixe des objectifs clairs et des cibles mesurables pour ses propres tâches et responsabilités.
Performance
Encourager l'innovation et les solutions créatives : Évalue ses propres tâches et responsabilités pour trouver des moyens d'être plus efficace.
Concentrez-vous sur l'obtention de résultats : Tient des registres précis des délais d'exécution et des tâches dans ses propres domaines de responsabilité.
Prendre des engagements et respecter ses engagements : comprend les responsabilités et les paramètres associés à ses propres tâches.
Soyez décisif : Informe les superviseurs des situations dangereuses ou des problèmes potentiels qui peuvent survenir sur le terrain ou au bureau.
Partenariat
Connectez-vous et partagez entre les unités du PAM : comprend la structure organisationnelle du PAM, y compris le but et la mission de chaque unité.
Établir des partenariats externes solides : aide l'équipe à travailler avec des collègues et les partenaires du PAM sur le terrain pour atteindre des objectifs communs.
Soyez politiquement agile et adaptable : Maintient une relation professionnelle et courtoise avec les autres employés et partenaires du PAM sur le terrain.
Soyez clair sur la valeur que le PAM apporte aux partenariats : comprend les contributions de sa propre équipe dans ses partenariats avec les parties prenantes internes et externes.
DESIRED EXPERIENCES FOR ENTRY INTO THE ROLE
N/A
DEADLINE FOR APPLICATIONS
La date limite de la vacance de poste est le 16 juillet 2023. Les candidatures reçues après cette date ne seront pas prises en considération. Toutes les soumissions doivent être faites en ligne :
Pour créer un compte sur le site du PAM, utilisez le lien ci-dessous
http://i-recruitment.wfp.org/olcv/init.jsp
Pour postuler utilisez le lien ci-dessous
http://www1.wfp.org/careers/job-openings
Tous les candidats sont encouragés à postuler en ligne dès que l'offre d'emploi est publiée et avant la date limite indiquée dans l'avis de vacance.
Note
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.
Les candidatures féminines sont particulièrement encouragées à postuler
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Le PAM a une approche de tolérance zéro à l'égard des comportements tels que la fraude, l'exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l'abus d'autorité et la discrimination. Tous les candidats sélectionnés devront respecter les normes de conduite du PAM et seront donc soumis à une vérification rigoureuse des antécédents en interne ou par des tiers. Les candidats sélectionnés devront également fournir des informations supplémentaires dans le cadre de l'exercice de vérification. La fausse déclaration des informations fournies lors du processus de recrutement peut entraîner la disqualification ou la résiliation de l'emploi
Le PAM ne demandera aucun paiement à aucun stade du processus de recrutement, y compris au stade de l'offre. Toute demande de paiement doit être refusée et signalée aux autorités locales chargées de l'application de la loi pour qu'elles prennent les mesures appropriées.
