Asistente de Administración – Comayagua
EL PROGRAMA MUNDIAL DE ALIMENTOS (PMA) DE LAS NACIONES UNIDAS
BUSCA CONTRATAR ASISTENTE DE ADMINISTRACIÓN CON SEDE EN COMAYAGUA
En este nivel, se espera que los titulares de estos puestos de trabajo asuman la responsabilidad de completar una gama de procesos y actividades que requieren de alguna interpretación de la norma, pautas o prácticas. Los titulares de estos puestos de trabajo pueden recomendar un curso de acción para personal de diversos niveles y puede asignar tareas a otro personal de apoyo. Su propósito es prestar apoyo a la ejecución y el mantenimiento eficaz de prácticas administrativas de calidad centradas en el cliente y tendientes a conseguir la mejor relación calidad-precio.
Bajo la supervisión directa del Jefe de Sub Oficina en Comayagua y supervisión técnica del Jefe de la Unidad de Finanzas/Administración, el/la titular cumplirá con la responsabilidad de asistir en lo pertinente a los procesos administrativos del PMA, siendo responsable de:
RESPONSABILIDADES CLAVE (entre otras, según necesidad):
-
Comprobar la prestación de diversos servicios, incluida la gestión de instalaciones y vehículos ligeros, viajes, protocolo, etc., conservando la información conexa, para contribuir a la creación de un ambiente de trabajo seguro y cómodo.
-
Recopilar y elaborar información, y difundirla, para sostener la producción de documentos e informes estándar destinados a la dependencia de que se trate, a fin de facilitar la toma de decisiones y la gestión eficaz de los recursos.
-
Gestionar y mantener registros en papel y electrónicos dentro de su esfera de responsabilidad (archivos de pagos y procesos administrativos), de conformidad con los procedimientos establecidos, para garantizar un acceso rápido y fácil a los datos cuando sea necesario (tanto en forma electrónica como en duro)
-
Realizar labores de investigación y análisis básicos de datos, para contribuir al suministro de información precisa y a la gestión eficaz de los recursos.
-
Ser el primer punto de contacto para las consultas internas, a fin de facilitar la solución eficiente y eficaz de los problemas cotidianos.
-
Proporcionar insumos para los métodos y prácticas ordinarios en su propia esfera de trabajo, a fin de contribuir a la mejora continua de los servicios prestados.
OTROS REQUISITOS ESPECIFICOS DEL PUESTO:
- Desarrollar procesos de compras menores de $5K, elaborando Términos de Referencia de servicios o productos, preparación de cuadros comparativos, estimaciones presupuestarias, creación de Órdenes de Compra dentro del sistema corporativo y certificaciones de servicios, asegurando el cumplimiento de las normas oficiales del PMA.
- Ser el primer punto de contacto ante problemas relacionados con los proveedores de servicios productos, escalar situación a su supervisor según el caso.
- Hacer registro de facturas de proveedores en el sistema corporativo ITS haciendo uso apropiado del mismo.
- Gestionar solicitudes de viaje nacional e internacional a través del sistema corporativo de PMA, así como gestión de exoneraciones en tiempo y forma.
- Gestionar control y manejo de inventarios de la zona.
- Responsable del manejo de caja chica si fuese requerido.
- Gestionar el mantenimiento de las instalaciones de oficinas, asegurando su buena operación y el cumplimiento de las normas administrativas y de seguridad de PMA.
- Brindar apoyo en aspectos administrativos en la organización de eventos y talleres cuando sea requerido.
- Desarrollar trámites protocolarios de exoneraciones fiscales, dispensas, visas, extensiones territoriales etc. tanto para vehículos oficiales o para funcionarios según sea requerido.
- Cualquier otra función enmarcada al área de administración, que sea asignada por su supervisor inmediato.
CALIFICACIONES Y EXPERIENCIA REQUERIDA:
Educación:
- Finalización del ciclo de educación secundaria. Se valorará la presentación de un certificado de educación postsecundaria en Administración o carreras afines.
Experiencia solicitada: Deseable (No excluyente):
- Experiencia en proporcionar orientaciones ad hoc a los nuevos miembros del personal.
- Conocimiento de políticas administrativas PMA.
- Experiencia de trabajo con Organismos Internacionales, Embajadas o Sistema ONU.
CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES:
- Trato profesional, cortés, discreto y prudente
- Saber usar radio VHF, correo electrónico, teléfono celular y otras aplicaciones digitales.
- Cinco años como mínimo de experiencia laboral demostrada en actividades administrativas.
Idiomas:
- Nivel C de idioma Español hablado y escrito, Inglés a nivel laboral o nivel B.
TITULO DEL PUESTO: Asistente de Administración
TIPO DE CONTRATO Y GRADO: Contrato de Plazo Fijo – FT G5
DURACION DEL CONTRATO: 1 año
ESTACION DE TRABAJO: Sub Oficina de Comayagua, Honduras
CIERRE DE APLICACIONES: 5 de septiembre, 2023
PMA celebra y abraza la diversidad. Está comprometido con el principio de igualdad de oportunidades de empleo para todos sus empleados y alienta a los candidatos calificados a postularse.
El PMA tiene cero tolerancia frente a conductas como el fraude, la explotación y el abuso y acoso sexual, el abuso de autoridad y la discriminación. Se espera que todos los candidatos seleccionados se adhieran a las normas de conducta del PMA y, por lo tanto, se someterán a una rigurosa verificación de antecedentes interna o a través de terceros. Los candidatos seleccionados también deberán proporcionar información adicional como parte del ejercicio de verificación. La tergiversación de la información proporcionada durante el proceso de contratación puede conducir a la descalificación o terminación del empleo.
El PMA no solicitará el pago en ninguna etapa del proceso de contratación, incluida la etapa de la oferta. Cualquier solicitud de pago debe ser rechazada e informada a las autoridades locales encargadas de hacer cumplir la ley para que tomen las medidas correspondientes.
