Business Support Assistant (Administration) G4 – Lomé

AVIS DE VACANCE DE POSTE EXTERNE & INTERNE

BUSINESS SUPPORT ASSISTANT (ADMINISTRATION) GS4 – Basé à Lomé

(Les candidatures féminines et les personnes vivant avec un handicap sont vivement encouragées. Le PAM est engagé pour l’égalité des sexes et entend relever le niveau des femmes parmi ses fonctionnaires)

La Représentation du Programme Alimentaire Mondial des Nations Unies (PAM) au TOGO a le plaisir de publier cet avis de vacance dans le cadre de ses opérations au Togo.

Le PAM célèbre et embrasse la diversité. Elle s'engage à respecter le principe de l'égalité des chances en matière d'emploi pour tous ses employés et encourage les candidats qualifiés à postuler sans distinction de race, de couleur, d'origine nationale, d'origine ethnique ou sociale, d'informations génétiques, de sexe, d'identité et/ou d'expression de genre, d'orientation sexuelle, de religion ou croyance, séropositivité, handicap physique ou mental.

C'est une opportunité pour un poste passionnant et stimulant au sein d'une équipe multiculturelle et interdisciplinaire, basée dans un lieu unique, sur un sujet très pertinent. De plus, nous proposons :

➡️ Des carrières significatives et percutantes : Notre travail quotidien fait une différence dans la vie des personnes que nous servons.

➡️ Apprentissage et formation continue.

➡️ Un environnement de travail multiculturel et solidaire.

À PROPOS DU PAM

Le Programme alimentaire mondial (PAM) des Nations Unies est le lauréat du prix Nobel de la paix 2020. Nous sommes la plus grande organisation humanitaire au monde, sauvant des vies dans les situations d’urgence et utilisant l’aide alimentaire pour construire une voie vers la paix, la stabilité et la prospérité pour les personnes qui se remettent d’un conflit, d’une catastrophe et de l’impact du changement climatique.

Le PAM célèbre et embrasse la diversité. Elle est attachée au principe de l’égalité des chances en matière d’emploi pour tous ses employés et encourage les candidats qualifiés à postuler indépendamment de la race, de la couleur, de la nationalité, de l’origine ethnique ou sociale, les renseignements génétiques, le sexe, l’identité et/ou l’expression de genre, l’orientation sexuelle, la religion ou les convictions, la séropositivité, le handicap physique ou mental.

MISSION

Ce poste est situé au bureau Pays du Togo à Lomé et le titulaire effectuera un large éventail de tâches et d'activités d'aide à la gestion dans un domaine d'activité spécialisé pour contribuer à une fourniture efficace des services.

QUALIFICATIONS MINIMALES REQUISES

• Education & Experience Souhaitées

• Être titulaire d’un diplôme d’études secondaires, avec un certificat post-secondaire dans le domaine de l’Administration Générale ou des Affaires, de la gestion ou tout domaine équivalent.
• Avoir au moins quatre (4) années d’expérience de travail continu dans le support administratif et en administration générale des affaires.

• Langues

Avoir une bonne maitrise du Français (orale et écrite) et une connaissance de l’Anglais niveau intermédiaire serait un atout.

• Tâches et Responsabilités (non exhaustives, dans les limites des pouvoirs délégués) :

Le fonctionnaire recruté travaillera au Bureau du Programme Alimentaire Mondial (PAM) au Togo sous la supervision directe du Directeur adjoint ou du Directeur de pays et effectuera les taches suivantes :

1. Rassembler des informations à inclure dans des rapports, des courriers et divers autres documents pour aider d'autres membres du personnel à travailler avec efficacité.
2. Répondre à des questions courantes ou les transmettre à la hiérarchie et donner des orientations précises en temps opportun.
3. Traiter et gérer les tâches administratives et financières courantes dans divers domaines fonctionnels pour contribuer à une gestion efficace et en temps opportun des ressources.
4. Gérer et alimenter des fichiers et des bases de données pour s'assurer que les informations sont structurées et que le personnel peut y accéder facilement.
5. Entretenir des relations avec diverses personnes en fournissant une aide à la gestion pour faciliter le partage des informations et la prestation de services à l'intention du personnel.
6. Relire des rapports, des courriers et divers autres documents, en les corrigeant si nécessaire conformément aux directives établies.
7. Contribuer à l'amélioration des procédures opératoires.
8. Collecter des données et effectuer des analyses simples pour contribuer à une gestion efficace des informations de gestion.
9. Donner des orientations à des collègues moins expérimentés pour les aider à s'acquitter de leurs tâches.

• Compétences fonctionnelles

• Connaissance des normes administratives de fonctionnement du PAM et connaissait les enjeux de l'action humanitaire et du développement à l'échelle internationale dans son travail quotidien.
• Capacité d’établir et d’entretenir des relations avec un éventail de personnes afin de fournir un service de soutien de haute qualité.
• Aptitude à effectuer une analyse de données de base et à corriger de manière autonome les problèmes nécessitant une attention particulière.
• Capacité de surveiller et d’enregistrer les transactions financières.
• Bonnes compétences en communication requises pour donner et recevoir de l’information et travailler avec une variété de personnes.
• Capacité de maintenir la confidentialité

• Aptitudes requises

• Bonne compréhension des normes administratives de fonctionnement du PAM et connaissance des enjeux de l'action humanitaire et du développement à l'échelle internationale dans son travail quotidien.
• Capacité à communiquer des consignes adaptées aux circonstances aux nouveaux membres du personnel.
• Capacité à former des membres du personnel dans le domaine de compétence considéré et aidé à répondre à des demandes d'information ponctuelles
• Bonne connaissance de l’outils informatiques (MS Office, et autres logiciels de gestion)
• Sens de l’organisation et du travail bien fait
• Capacité à travailler dans un environnement multiculturel

CONTEXTE ORGANISATIONNEL

Le PAM Togo met en œuvre un plan stratégique pays (PSP) de deuxième génération qui a été approuvé par le Conseil d’administration en juin 2022 pour couvrir la période allant de juillet 2022 à décembre 2026. Il permet au PAM de se repositionner en tant qu’acteur clé du SDG2–Faim zéro et de passer d’une assistance directe exclusive à un soutien accru en matière de conseil et de facilitation au gouvernement, en particulier la conception et le pilotage du programme d’alimentation scolaire local et son lien avec la production alimentaire locale et la nutrition, la logistique et l’adaptation au climat. Le bureau de pays du PAM au Togo gère également le couloir logistique vers le Sahel central et héberge un cadre mondial de gestion des produits de base pour la région Afrique de l’Ouest et du Centre (RBD) du PAM.

Depuis l'année dernière le nord du pays est confronté à une crise sécuritaire critique qui a particulièrement mis à l’épreuve les besoins humanitaires chroniques et aigus des populations vulnérables, en particulier dans la région des Savanes, frontalière avec le Burkina Faso. Les retombées de la crise dans les pays du Sahel ont entraîné l’afflux de milliers de réfugiés burkinabè, ajoutant une couche supplémentaire de détresse sociale et de besoins humanitaires aux populations hôtes déjà vulnérables dans la région des Savanes.

Le Gouvernement, avec l’appui de UNHCR, a commencé à enregistrer les réfugiés et jusqu’à présent, environ 6 500 personnes ont été enregistrées. Cependant, le UNHCR a estimé en juin 2023 que le nombre de réfugiés estimé est de 30 200 et le nombre de déplacés internes de 32 000 De plus, la région des Savanes est indéniablement la zone la plus en situation d’insécurité alimentaire du pays, avec 35% du nombre national de personnes vivant en insécurité alimentaire aigue, en situation de crise (IPC 3+), ce qui correspond à 200 000 personnes sur 570 000 ayant un besoin urgent d’aide alimentaire et nutritionnelle (Cadre Harmonisé de novembre 2022).

Le titulaire du poste exercera des fonctions de soutien administratif à l'équipe et rendra compte à l’Associé à l’Administration. À ce niveau, le travail est effectué sous une supervision minimale. Le titulaire du poste produira un travail organisé et précis, en entreprenant des activités de soutien à toutes les équipes.

Comment postuler ?

Pour accéder aux avis de vacance et postuler, suivre le lien suivant : http://www.wfp.org/careers/job-openings

Pour postuler, filtrer, et sélectionner le pays. Il est requis avant de postuler de créer votre profil (compte) sur la plateforme en indiquant une adresse électronique et un mot de passe qui seront utilisés pour toutes les transactions du processus de recrutement en ligne.

Une fois l’annonce de poste trouvé, cliquez sur l’onglet « Appliquer » pour postuler. Veuillez inclure votre CV avec une lettre de motivation, soulignant votre motivation et votre adéquation à ce poste vacant.

Veuillez visiter https://www.wfp.org/countries/togo pour en savoir plus sur les opérations du PAM au Togo.

• Seuls les ressortissants togolais ou les titulaires d’un permis de séjour et de travail valide sont éligibles pour postuler ce poste
• Veuillez-vous assurer que votre demande contient des informations exactes et complètes sur les qualifications académiques, le dossier d’emploi et les compétences linguistiques.
• Le PAM appliquera un processus de sélection rigoureux et transparent, y compris une évaluation approfondie des compétences techniques pour s’assurer que les meilleurs candidats sont sélectionnés pour le poste.
• Seuls les candidats présélectionnés seront invités à passer un test écrit et un entretien.

DATE LIMITE DE SOUMISSION: Le 18 août 2023

Le PAM ne demandera aucun paiement à aucun stade du processus de recrutement, y compris au stade de l'offre. Toute demande de paiement doit être refusée et signalée aux autorités locales chargées de l'application de la loi pour qu'elles prennent les mesures appropriées.

Les candidates et les candidats qualifiés des pays en développement sont particulièrement encouragés à postuler

Toutes les décisions d’emploi sont prises en fonction des besoins organisationnels, des exigences du poste, du mérite et des qualifications individuelles. Le PAM s’engage à fournir un environnement de travail inclusif exempt d’exploitation et d’abus sexuels, de toute forme de discrimination, de tout type de harcèlement, de harcèlement sexuel et d’abus de pouvoir. Par conséquent, tous les candidats sélectionnés feront l’objet d’une vérification rigoureuse des références et des antécédents.

Aucun engagement sous contrat de quelque nature que ce soit ne sera proposé aux membres du Comité consultatif des Nations Unies pour les questions administratives et budgétaires (ACABQ), de la Commission de la fonction publique internationale (ICSC), du Comité des finances de la FAO, du Commissaire aux comptes du PAM, du Comité d’audit du PAM, du Corps commun d’inspection (JIU) et d’autres organes similaires du système des Nations Unies ayant des responsabilités de contrôle du PAM, tant pendant leur mandat que dans les trois ans suivant la cessation de leurs fonctions.

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