Administration Associate G6

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El WFP busca candidatos de la más alta integridad y profesionalismo que compartan nuestros principios humanitarios. La selección de personal se realiza sobre una base competitiva y estamos comprometidos a promover la diversidad y el equilibrio de género

ACERCA DEL PMA

El Programa Mundial de Alimentos (WFP, por sus siglas en inglés) es la organización humanitaria líder que salva vidas y cambia vidas, brindando asistencia alimentaria en emergencias y trabajando con las comunidades para mejorar la nutrición y crear resiliencia, asistiendo cada año a 97 millones de personas en 88 países. En Venezuela desde abril 2021, WFP brinda asistencia alimentaria a aproximadamente 430,000 personas a través de un programa de comidas escolares, con la meta de ampliar sus programas y alcanzar a 1.5 millones de personas en zonas de mayor incidencia de inseguridad alimentaria. Para llevar a cabo sus programas, WFP busca emplear las modalidades de asistencia más eficientes, efectivas y apropiadas. La implementación de estas modalidades implica un trabajo en conjunto con actores del sector privado en los distintos lugares en los que WFP provee asistencia.

CONTEXTO ORGANIZACIONAL

Estos puestos han de cubrirse en las oficinas en los países, los despachos regionales y la Sede. Los titulares del puesto rinden cuentas a un Jefe de Dependencia, Jefe u Oficial de Administración.

En este nivel, los titulares deben dar muestras de responsabilidad y espíritu de iniciativa para responder autónomamente a consultas complejas disponiendo solo de orientaciones de orden general. Se requiere que hagan uso de buen criterio frente a los problemas imprevistos que puedan surgir a diario. Los titulares deben tener un grado de especialización y conocimientos que les permitan adaptar y contribuir a desarrollar sistemas y procesos con el fin de mejorar continuamente el nivel de apoyo prestado. Los titulares deben administrar recursos e instruir y coordinar a un equipo de funcionarios de apoyo.

PROPÓSITO DEL PUESTO

Coordinar y proporcionar servicios administrativos de alta calidad, centrados en el cliente y tendentes a conseguir la mejor relación calidad-precio

RESPONSABILIDADES PRINCIPALES

1. Verificar las necesidades de recursos en la propia esfera de responsabilidad (instalaciones del PMA, activos, parque de vehículos ligeros, etc.) y ayudar a determinar las nuevas necesidades para facilitar la eficiencia y la eficacia en función de los costos de las operaciones y los servicios.
2. Encargarse de la prestación de varios servicios, como los relacionados con la gestión de instalaciones, los viajes, el protocolo o la gestión de vehículos ligeros, entre otros, informando de cualquier discrepancia al supervisor para velar por que los servicios se presten de forma coherente y oportuna, a fin de garantizar un entorno de trabajo seguro y cómodo para el personal del PMA.
3. Ayudar a producir datos de diverso tipo y compilar y preparar informes para contribuir al suministro de información precisa destinada a la adopción de decisiones informadas y apoyar la gestión eficaz y oportuna de los recursos del PMA.
4. Contribuir a la planificación, seguimiento y tramitación de las medidas administrativas relacionadas con las adquisiciones, las finanzas, los recursos humanos, etc., incluidos los contratos con proveedores externos, a fin de garantizar que todos los datos se registren de manera precisa y oportuna y se procesen en los sistemas institucionales del PMA, y que se resuelvan todos los problemas operacionales.
5. Adaptar y poner al día los procesos administrativos, apoyando la implementación de los procedimientos operativos, con el fin de contribuir a la mejora continua de los servicios administrativos en la propia esfera de responsabilidad.
6. Responder a toda una serie de consultas relacionadas con la prestación de servicios administrativos con el fin de contribuir a solucionar los problemas cotidianos.
7. Coordinar las actividades de un equipo de miembros del personal que trabajan en su misma esfera, para garantizar que los objetivos individuales y colectivos se cumplan de conformidad con todas las disposiciones, políticas y procedimientos pertinentes, y con el plan de actuación profesional.
8. Proporcionar capacitación y orientación al personal en la interpretación de los procedimientos, políticas y procesos administrativos, y en el uso de los sistemas institucionales para garantizar la coherencia y la eficiencia de los servicios prestados a todos los clientes.

MARCO DE LIDERAZGO

Liderar con el ejemplo y con integridad	Defender los valores y principios de WFP: Demonstrar los valores y principios de WFP.	Respetar a los demás y valorar la diversidad: Valorar la diversidad mediante el uso de un lenguaje diverso e inclusivo y alentar a los demás a hacer lo mismo.	Mantener la concentración y la calma bajo presión: Mantener la concenitración y la calma bajo presión y alentar a los demás a hacer lo mismo.	Demostrar humildad y voluntad de aprendizaje: Mostrar humildad, voluntad de aprender y compartir conocimientos; solicitar la opinión de los demás y actuar en consecuencia; y aprovechar oportunidades de desarrollo.
Generación de resultados y cumplimiento de compromisos	Generar resultados de máximo impacto: Hacerse responsable de las consecuencias de resultados o rendir cuenta a los demás sobre ellos.	Delegar tareas de forma apropiada: Generar resultados a través de tareas delegadas solicitar orientación y ayuda cuando sea necesario.	Adaptarse fácilmente al cambio: Adaptarse fácilmente a los cambios y ajustar el trabajo según las necesidades,
Fomentar el trabajo en equipo inclusivo y colaborativo	Practicar la inclusión y colaboración:Fomentar el trabajo en equipo, inclusivo y la seguridad psicológica; compartir ideas y plantear problemas abiertamente	Aportar críticas constructivas y oportunas: Apoyar el desarrollo de los demás mediante críticas constructivas y oportunas.	Construir y compartir nuevas perspectivas: Prestar atención a los demás con el objeto de captar, conocer, construir y compartir nuevas perspectivas.
Uso de pensamiento estratégico	Comunicar y cumplir la visión del WFP: Cumplir la visión del WFP y ser capaz de explicar la forma en que sus objetivos propios respaldan dicha visión.	Alentar la curiosidad y los nuevos métodos de trabajo: Demostrar curiosidad y proponer nuevos métodos de trabajo cuando sea pertinente.	Analizar y evaluar los datos: Recopilar datos y compartir conocimientos para guiar la toma de decisiones del equipo.	Tener en cuenta las consecuencias de cualquier decisión: Poner decisiones en marcha y hacer preguntas para comprender el impacto sobre objetivos de más largo alcance
Establecimiento y mantenimiento de asociaciones sostenibles	Establecimiento de asociaciones: Establecer asociaciones mediante la búsqueda de oportunidades de colaboración.	Colaborar para lograr objetivos comunes: Colaborar con socios mediante el intercambio de información y el trabajo conjunto

CALIFICACIONES STANDARD MÍNIMAS

Educación: Finalización del ciclo de educación secundaria. Técnico Superior Universitario en Administración de Empresas o equivalente o en otro campo relacionado con la gestión y administración de oficinas.

• Experiencia: Mínimo seis años de experiencia laboral relevante en el sector público o privado.
• Competencias: Manejo de las herramientas básicas de Microsoft Office (Word, PowerPoint y Excel).

Idiomas: Dominio hablado y escrito de español. Nivel intermedio de inglés.

OTRAS RESPONSABILIDADES DE LA POSICIÓN

Implementación y seguimiento de las normas de salud y seguridad laboral (OSH) establecida por PMA y que también este en cumplimiento con la normativa legal local.

EXPERIENCIA DESEABLE PARA DESEMPEÑAR ESTA FUNCIÓN

• Ha demostrado una sólida comprensión de las normas de funcionamiento administrativo del PMA y conocimiento de las cuestiones humanitarias y de desarrollo internacionales a través de su trabajo diario.
• Ha proporcionado orientación ad hoc a los nuevos miembros del personal.

TÉRMINOS Y CONDICIONES

TÍTULO: Asociado de Administración

TIPO DE CONTRATO: Contrato a plazo fijo GS6 FTA

UNIDAD / DIVISIÓN: Administración

LUGAR DE DESTINO: Caracas

DURACIÓN: 12 meses

Sólo los candidatos calificados preseleccionados recibirán una notificación.

Esta vacante está disponible solo para ciudadanos venezolanos o ciudadanos que se hayan nacionalizado en Venezuela.

PLAZO PARA RECIBIR APLICACIONES

El plazo límite para recibir aplicaciones es el 18 de agosto de 2023

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El WFP no tolera la discriminación y no discrimina por motivos de raza, sexo, color, grupo étnico, edad, orientación sexual, otra afiliación o estado de VIH / SIDA.

No se ofrecerá ningún tipo de contrato a los miembros del Comité Asesor de las Naciones Unidas para Asuntos Administrativos y de Presupuesto (CCAAP), la Comisión de Administración Pública Internacional (CAPI), el Comité de Finanzas de la FAO, el Auditor Externo del WFP, el Comité de Auditoría del WFP, la Dependencia Común de Inspección ( JIU) u otros organismos similares dentro del sistema de las Naciones Unidas con responsabilidades de supervisión sobre el WFP, tanto durante su servicio como dentro de los tres años posteriores a su cese

El PMA no solicitará pago alguno en ninguna fase del proceso de contratación, incluida la fase de oferta. Toda solicitud de pago deberá rechazarse y denunciarse a las autoridades locales encargadas de hacer cumplir la ley para que adopten las medidas oportunas

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