Asistente de Soporte Operativo (Cadena de Abastecimiento)

Posición:	Business Support Assistant – Supply Chain (temporal)
Tipo de contrato:	Acuerdo de Servicios Especiales	Nivel:	SSA – L3
Unidad	Cadena de Abastecimiento	Localidad:	Quito, Ecuador
Duración:	2-3 meses	Fecha inicio:	Agosto,2023

La posición vacante está abierta a ciudadanas y ciudadanos ecuatorianos, y personas extranjeras con permiso de trabajo en Ecuador, quienes pueden aplicar hasta el 25 de julio de 2023 a las 23h59 (hora de Ecuador)

El Programa Mundial de Alimentos está comprometido con la igualdad de oportunidades y en lograr la diversidad de su fuerza de trabajo en términos de género, nacionalidad y cultura. Valoramos la inclusión y se invita a participar a mujeres, personas pertenecientes a grupos minoritarios, grupos de origen indígena, afrodescendientes y personas con discapacidad.

Todas las solicitudes serán tratadas con la más estricta confidencialidad. Contactaremos únicamente a las personas que sean preseleccionadas luego del análisis y ponderación de hojas de vida.

ANTECEDENTES

El Plan Estratégico del País del Programa Mundial de Alimentos en Ecuador (WFP en su sigla en inglés) busca la sinergia con las acciones del Gobierno del Ecuador y transferencia de conocimientos enfocados en cuatro objetivos estratégicos:

1. Considerando la movilidad humana en todas sus formas, las personas en condiciones de vulnerabilidad e inseguridad alimentaria en el Ecuador pueden satisfacer sus necesidades esenciales y construir y fortalecer sus medios de vida antes, durante e inmediatamente después de emergencias, desastres y crisis prolongadas.

2. Las personas vulnerables, particularmente en los primeros 1.000 días, niñas y niños en edad escolar y adolescentes, logran satisfacer sus necesidades alimentarias, nutricionales y básicas a lo largo del ciclo de vida, mejorando el capital humano en el Ecuador.

3. Las comunidades vulnerables, los agricultores familiares y los actores relevantes en las cadenas de valor alimentarias en Ecuador se benefician de sistemas alimentarios más sostenibles, inclusivos y saludables y una resiliencia fortalecida contra el cambio climático y otros impactos y factores estresantes durante todo el año.

4. Instituciones gubernamentales y socios multilaterales en Ecuador cuentan con servicios para la ejecución eficaz, transparente y eficiente de sus operaciones durante todo el año.

La capacidad del WFP de alcanzar sus Objetivos Estratégicos depende de que sus actividades atiendan a las diferentes necesidades y prioridades de las mujeres, los hombres, las niñas y los niños a quienes están destinadas. Un mundo sin hambre solo puede lograrse si todos tienen igualdad de oportunidades, igualdad de acceso a los recursos y las mismas posibilidades de hacer oír su voz en las decisiones que repercuten en sus hogares, comunidades y sociedades.

CONTEXTO Y PAPEL EN LA ORGANIZACIÓN

El mayor volumen y complejidad de trabajo en las áreas programáticas, ha derivado en una mayor demanda interna para el área cadena de abastecimiento, por lo que se hace necesario reforzar el área mediante la contratación de un(a) Asistente de Soporte Operativo (Business Support Assistant).

La posición prestará sus servicios bajo la supervisión directa de la Asociada de Cadena de Abastecimiento y la supervisión general del Director de País. Se espera que la persona que se contrate sea capaz de realizar un trabajo bien estructurado y correcto, prestando apoyo oportuno y eficiente en tareas de adquisiciones rutinarias y operativas, para contribuir a que los clientes internos reciban el soporte necesario del área de cadena de abastecimiento para la adecuada ejecución de los proyectos del WFP.

RESPONSABILIDADES

1. Apoyar en el levantamiento de información y mantener actualizada las bases de datos de proveedores, a través de llamadas y recopilación de los documentos requeridos por WFP.
2. Identificar proveedores de acuerdo a requerimientos, y apoyarlos en el registro en sistema interno de WFP.
3. Apoyar en la preparación de documentos licitatorios de acuerdo con el tipo de concurso que corresponda, actas de paneles, matrices y documentos contractuales pertinentes a bienes, o servicios en general.
4. Participar en paneles o comités.
5. Utilizar el portal de licitación, SAP, Service Market Place u otra plataforma para registro de distintos requerimientos.
6. Apoyar en el respaldo de expedientes de cada proceso, a través del escaneo de todos los documentos para mantener la base de datos digital, así como la impresión y fotocopiado para los respaldos físicos; y el archivo de la documentación.
7. Apoyar en el control de vigencia de contratos.
8. Apoyar en estudios de mercado.
9. Apoyar en la elaboración de cartas y demás documentación, llamadas a distintas instituciones, manejo de agenda para reuniones, preparación de presentaciones y colaborar en la organización de eventos.
10. Apoyar en la actualización del LCA (Logistic Capacity Assessment), según metodologías y herramientas del WFP.
11. Las demás actividades asignadas por su línea de supervisión.

PERFIL REQUERIDO

Educación

• Estudios de bachillerato completos.
• Se valorará positivamente a las personas con estudios superiores en Administración de Empresas, Comercio Exterior, Economía, o afines a cadena de abastecimiento.

Experiencia

• Al menos tres años de experiencia relevante en trabajos con responsabilidad progresiva funciones de asistencia en logística o compras.
• Experiencia en identificación, registro y evaluación de proveedores, organización de documentos, asistencia de oficina.
• Deseable experiencia en áreas de logística / compras en el sistema de Naciones Unidas u Organismos Internacionales.

Idiomas

• Fluidez en español (oral y escrito) o español como lengua materna
• Se dará preferencia a quienes acrediten nivel intermedio de inglés (oral y escrito)

Habilidades y conocimientos requeridos

• Manejo solvente de herramientas de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook y Teams)
• Habilidad para aprender y manejar sistemas corporativos
• Apego al cumplimiento de normas y regulaciones
• Alta capacidad de organización y seguimiento
• Capacidad analítica y atención al detalle
• Capacidad de comunicación escrita para generar documentos con prolijidad y calidad
• Manejo de altos volúmenes de información con orden y confidencialidad

MARCO DE LIDERAZGO DE WFP

Establece normas comunes de comportamiento que orientan cómo debemos trabajar juntos para cumplir nuestra misión y contribuir a una óptima cultura, incorporando los valores del WFP.

• Lidera con el ejemplo y con integridad: Incorpora los valores del WFP en la vida diaria y muestra humanidad e integridad siendo ejemplo del cuidado de los demás.
  • Respeta y demuestra los valores, principios y normas del PMA
  • Respeta a los demás, valora la diversidad utilizando un lenguaje respetuoso e inclusivo
  • Mantiene el foco y la calma bajo presión
  • Muestra humildad y voluntad de aprender y compartir conocimientos, solicita retroalimentación a menudo y actúa en consecuencia, y aprovecha oportunidades de desarrollo.
• Genera resultados y cumple con los compromisos: Cumple los compromisos y se adapta fácilmente a los cambios
  • Genera resultados de máximo impacto: toma responsabilidad para conseguir los resultados
  • Solicita orientación y ayuda cuando es necesario
  • Se adapta ágilmente a los cambios y ajusta el trabajo según las necesidades
• Fomenta el trabajo en equipo inclusivo y colaborativo: Practica la inclusión y la colaboración, y contribuye a una cultura de aprendizaje y crecimiento personal.
  • Promueve el trabajo en equipo, compartiendo ideas y planteando los asuntos abiertamente
  • Aporta feedback oportuno y constructivo a los demás
  • Escucha atentamente a los demás y comparte nuevas perspectivas
• Aplica pensamiento estratégico: Demuestra compromiso para recopilar opiniones, analizar opciones y riesgos, y proponer nuevos métodos de trabajo.
  • Adopta la visión del WFP y el impacto que esta tiene sobre su propio cargo
  • Muestra curiosidad y adopta nuevos métodos de trabajo cuando es pertinente
  • Recopila datos y comparte conocimientos para guiar las actividades del equipo
  • Hace preguntas para comprender el impacto de las decisiones en sus objetivos
• Establece y mantiene asociaciones sostenibles: Establece y nutre asociaciones externas, y colabora con socios para lograr objetivos comunes
  • Se comporta de forma profesional con socios externos
  • Colabora con otros y trabaja con socios para lograr objetivos comunes

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