Almacenista.
TERMINOS DE REFERENCIA
INFORMACION GENERAL DE LA VACANTE
Título de la vacante: Almacenista
Tipo de Contrato: Acuerdo de Servicios Especiales
Nivel: SSA4
Duración: 6 meses (con posibilidad de extensión o cambio de contrato)
Unidad: Operaciones/Cadena de Abastecimiento
País/Departamento: El Salvador/San Salvador.
ACERCA DEL PMA:
El Programa Mundial de Alimentos (PMA) de las Naciones Unidas salva vidas en emergencias y cambia la vida de millones de personas alrededor del mundo. La misión del PMA es ayudar a alcanzar la meta del Hambre Cero para el año 2030. En El Salvador, se enfoca en hogares vulnerables a través de la protección social con amplio enfoque en nutrición, apoyo a pequeños productores en acceso a mercados, aumentar la resiliencia ante el cambio climático en poblaciones vulnerables y dar respuesta en situación de emergencias de lento y rápido desarrollo.
CONTEXTO ORGANIZATIVO:
La posición tiene sede en El Salvador, específicamente en la bodega ubicada en San Juan Opico, La Libertada, reportando directamente al Asistente Superior de Logística.
Los titulares del puesto intervienen en todas las fases de las operaciones de almacén y trabajan bajo supervisión. Puede darse que deban supervisar e impartir capacitación en el empleo a otros empleados del almacén.
FINALIDAD DEL PUESTO:
Responsable de la gestión óptima del almacén, aumentando al máximo la calidad de las operaciones, mitigando riesgos y pérdidas. También garantiza el apoyo logístico en emergencias y brinda capacitaciones a otras instituciones sobre buenas prácticas logísticas. Garantizando todas sus acciones bajo el marco de los lineamientos del PMA y trabajando en equipo.
RESPONSABILIDADES PRINCIPALES:
- Recibir/despachar productos con eficacia y calidad, incluido el transbordo (de camión a camión), teniendo presente la documentación oficial aprobada (p. ej., Waybill y/o notas de entrega) y garantizando la precisión del recuento físico de los productos y la calidad de estos, de conformidad con las normas establecidas.
- Preparar, verificar y firmar los documentos de almacén y transporte, y mantener archivos de los registros exactos de las transacciones de almacén para poder dar cuenta inmediatamente de los movimientos de productos de conformidad con los requisitos institucionales.
- Llevar a cabo diariamente la conciliación de cierre del almacén y controles precisos de las existencias en apoyo de los sistemas de control interno, de conformidad con los requisitos de gestión del almacén.
- Realizar inspecciones diarias y preparar informes sobre la cantidad y calidad de los productos recibidos/despachados y manipulados, detectar con prontitud las discrepancias/daños en las existencias y analizar las razones, investigar el motivo de la cantidad faltante y elaborar informes sobre las pérdidas de almacén en los que se recomienden soluciones apropiadas, para poder tomar decisiones informadas.
- Aplicar medidas apropiadas para salvaguardar los productos alimenticios y no alimentarios, con el fin de garantizar el control de calidad utilizando medidas preventivas estándar de conformidad con los procedimientos del PMA establecidos y la autorización recibida del supervisor.
- Vigilar el estado del almacén y de los productos y tomar medidas adecuadas para sostener una planificación eficiente del espacio y un almacenamiento bien organizado, aplicando las normas del PMA en la materia.
- Garantizar la seguridad e higiene ocupacional en el almacén.
- Implementar la mejora continua en almacén junto a su jefe inmediato, de acuerdo con las necesidades, cambios y estándares. Así como el uso de sistemas y procesos correspondientes.
- Brindar apoyo administrativo en procesos relacionados al manejo de bodega y logística. Tanto documentando sus procesos de recepción/despachos, mantenimientos, entre otros. Como brindando alertas oportunas de las necesidades o hallazgos.
- Proporcionar orientación y capacitación en el empleo al personal de almacén, para contribuir a su desarrollo profesional y buen desempeño. Así como a otras instituciones como parte del fortalecimiento de capacidades.
- Garantizar el orden y limpieza del plantel: espacio de bodega, oficina y sus alrededores.
CAPACIDADES FUNCIONALES:
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Capacidad específica |
Descripción del comportamiento esperado para el nivel de competencia |
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Gestión y optimización de la cadena de suministro |
Demuestra aptitud para el seguimiento de las operaciones de la cadena de suministro y la presentación de los correspondientes informes, con el fin de que los equipos puedan evaluar eficientemente el rendimiento y la sostenibilidad de las redes actuales. |
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Planificación y gestión de proyectos y recursos |
Sostiene las actividades de su equipo relativas a la planificación, la elaboración de previsiones y la gestión de los recursos mediante la recopilación de datos de diversas fuentes. |
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Gestión de la información y elaboración de informes |
Recopila información y datos precisos y oportunos para hacer posible la toma de decisiones informadas sobre la presentación de informes dentro de su propia dependencia y, en consecuencia, en el seno de la comunidad humanitaria en general. |
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Análisis de mercado, contratación y ejecución de operaciones |
Capacidad para recopilar y compilar la información necesaria para que el PMA pueda tomar decisiones operacionales informadas. |
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Gestión del almacén y el inventario |
Demuestra capacidad para implementar los procedimientos operacionales y la orientación normativa en materia de almacenes, con el fin de gestionar el almacén del PMA, ocuparse del inventario de manera efectiva y con calidad por medio de los sistemas institucionales y velar por que se reduzcan las pérdidas. |
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Asistencia técnica y coordinación |
Tiene conciencia de la importancia de la asistencia técnica y la coordinación con los actores más importantes y capacidad para llevar a cabo actividades de logística, respetando los mandatos individuales y las prioridades de los programas. Y demuestra buena actitud y organización para liderar al personal de apoyo. |
EXPERIENCIA PARA DESEMPEÑAR ESTA FUNCIÓN:
- Al menos 2 años de experiencia en la gestión de almacenes (Bodega) de productos alimenticios y/o no alimentarios.
- Experiencia en el uso de bases de datos de logística/inventarios para extraer informes periódicos.
- Experiencia en la emisión de documentos de recepción y despacho en bodegas. O conocimientos administrativos de almacén.
- Conocimientos generales de salud y seguridad ocupacional en bodega (deseable).
- Experiencia en manejo de personal (deseable).
CUALIFICACIONES ACADEMICAS MÍNIMAS:
Formación: Estudiante universitario de 4º año (mínimo) de alguna de las siguientes carreras de Logística, Industrial, Administración o carreras afines; ya sea Técnico, Licenciatura, Ingeniería y/o Diplomado.
Idioma: Español.
