Asistente Administrativo
El Programa Mundial de Alimentos (WFP por sus siglas en inglés) busca candidatos/as de la más alta integridad y profesionalismo que compartan nuestros principios humanitarios.
La selección de personal se realiza sobre una base competitiva y estamos comprometidos a promover la diversidad y el balance de género. WFP está comprometido con el principio de igualdad de oportunidades de empleo para todos sus empleados y alienta a los candidatos calificados a postularse independientemente de su raza, color, origen étnico o social, información genética, género, identidad y/o expresión de género, orientación sexual, religión o creencia, estado de VIH, discapacidad física o mental.
Los candidatos que cumplan con los criterios de selección podrán ser incluidos en el roster para múltiples ciudades y podrán ser contactados en los próximos 24 meses para confirmar su interés y disponibilidad según sea necesario.
TÍTULO DEL CARGO: Asistente Administrativo
UNIDAD: Tecnologías de Información (TEC)
LUGAR DE TRABAJO: Bogotá D.C.
DURACIÓN DEL CONTRATO Seis (6) meses, prorrogable
NIVEL: SC-4
CONTEXTO ORGANIZATIVO:
El Programa Mundial de Alimentos (WFP) de las Naciones Unidas es el mayor organismo humanitario de lucha contra el hambre del mundo. En Colombia, el apoyo que WFP brinda al gobierno nacional responden a los Objetivos de Desarrollo Sostenibles (ODS) 2 y 17 haciendo uso de herramientas innovadoras tales como transferencias en dinero y compra local de alimentos a través de asociaciones de agricultores. Las actividades del WFP en Colombia se concentran en las poblaciones más vulnerables, que incluye víctimas de la violencia, comunidades marginadas y grupos étnicos. El objetivo es reconstruir y fortalecer sus fuentes de subsistencia, asegurando que tengan adecuado acceso en todo momento a dietas nutritivas y diversas e incrementando su capacidad para recuperarse y adaptarse a los cambios climáticos. Esto se hace de manera progresiva a través del desarrollo de las capacidades de autoridades locales para implementar programas responsables que contribuyan a reducir la inseguridad alimentaria y la malnutrición.
Bajo la supervisión directa de la Asociada de Operaciones de Tecnología de la Información será responsable de apoyar el desarrollo y ejecución de las actividades administrativas y operativas requeridas, así como también gestionar de manera eficiente el inventario a cargo de tecnología manteniendo siempre informes actualizados, ordenados y disponibles acorde a lo requerido por la organización.
En este nivel se espera que su trabajo se haga bajo mínima supervisión trabajando de manera organizada, autónoma y precisa apoyando las actividades específicas requeridas por la unidad de Tecnología.
RESPONSABILIDADES PRINCIPALES (lista indicativa y no exhaustiva):
- Gestión de Contratos y Proveedores – Analizar y monitorear el cumplimiento del ciclo de vida de los contratos administrados por la unidad de TEC generando relaciones comerciales eficientes con proveedores alineados con los estándares y lineamientos del WFP.
- Creación y gestión de MPOs (Micro Purchase Orders) PRs (Purchase Requisitions) y Ordenes de compra asociadas a la unidad de Tecnología incluyendo la documentación de soporte requerida y elaboración de informes periódicos.
- Recibir, revisar y gestionar facturas de productos y/o servicios de Tecnología incluyendo informes de consumos y gastos asociados a los servicios gestionados consolidando toda la información relacionada.
- Seguimiento al cumplimiento del ciclo de vida de los contratos administrados por Tecnología (Incluyendo renovaciones y/o extensiones, evaluación, recepción de bienes, gestión de cartera,
PQRs y los demás relacionados)
-
- Fomentar y gestionar la creación de Acuerdos a Largo Plazo con proveedores (incluyendo la generación de términos de referencia, listas cortas y los demás requeridos) para una correcta gestión de adquisiciones por parte de la unidad de Tecnología.
- Documentación, Informes y Procesos. – Fortalecer la gestión de conocimiento dentro de la unidad de tecnología generando documentación de soporte y consulta que permita la administración de procesos de una forma efectiva y eficiente por parte del recurso humano de la unidad.
- Generación y socialización de documentación aplicable a la gestión administrativa de la unidad de TI (SOPs, manuales, listas de chequeo, entre otros).
- Garantizar la disponibilidad de todos los soportes documentales asociados a contratos en la plataforma GLASS y/o Sharepoint de la unidad según corresponda.
- Generación de los reportes requeridos asociados a la gestión administrativa, de Inventarios y los demás que le sean requeridos.
- Gestión de Inventario de Tecnología – Actualizar de forma periódica los archivos y sistemas de información para control de Inventario de Tecnología a fin de garantizar que la información sea precisa, actualizada y disponible generando los reportes que sean pertinentes. – Realizar la gestión del inventario de tecnología de acuerdo con las políticas del WFP.
- Ejecutar las acciones requeridas por el comité LPSB relacionadas con el inventario de tecnología realizar de forma periódica las bajas de inventario a cargo de TEC.
- Recibir e inspeccionar todos los activos entrantes y gestionar las novedades (ingresos, asignaciones, cambios de estado y demás aplicables) del inventario de tecnología en GEMS.
- Proveer información y seguimiento acerca del hardware del WFP que necesita ser reemplazado para asegurar el cumplimiento de los estándares globales.
- Realizar periódicamente el análisis para identificar bajas de Inventario.
- Realizar el conteo del inventario a cargo de tecnología.
- Apoyar otras actividades inherentes al cargo que se reciban por designación de su línea de mando.
MARCO DE LIDERAZGO DEL PMA: NORMAS COMUNES DE COMPORTAMIENTO:
|
Lidera con ejemplo con Integridad |
el |
Defiende los valores, principios y normas del WFP Demuestra los valores, principios y normas del WFP |
Respeta a los demás y valora la diversidad Valora la diversidad utilizando un lenguaje respetuoso e inclusivo |
Se mantiene enfocado y tranquilo bajo presión Se mantiene enfocado y tranquilo cuando está bajo presión |
Demuestra humildad y voluntad de aprender Muestra humildad y voluntad de aprender y compartir conocimientos, buscando y actuando sobre la retroalimentación, y aprovechando las oportunidades para desarrollarse. |
|
Impulsa los resultados y cumple Compromisos |
Ofrece resultados para lograr el máximo impacto Es responsable de la entrega de resultados |
Delega apropiadamente Busca orientación y apoyo cuando sea necesario |
Se adapta fácilmente al cambio Se adapta fácilmente al cambio ajustando el trabajo según sea necesario |
||
|
Fomenta la inclusión y la colaboración |
Es inclusivo y colaborativo Promueve el trabajo en equipo compartiendo ideas y planteando problemas abiertamente |
Proporciona retroalimentación oportuna y constructiva Da retroalimentación oportuna y constructiva a los demás |
Construye y comparte nuevas perspectivas Escucha atentamente a los demás y comparte puntos de vista |
||
|
Aplica Pensamiento estratégico |
Se comunica y cumple la visión del WFP Adopta la visión del WFP y cómo afecta su papel en la organización. |
Demuestra curiosidad y las nuevas formas de hacer las cosas Muestra curiosidad e implementa nuevas formas de hacer las cosas cuando es relevante |
Analiza y evalúa los datos Recopila datos y comparte conocimientos para informar las actividades del equipo |
Considera el impacto de las decisiones Hace preguntas para comprender el impacto de las decisiones para sus objetivos |
|
|
Construye y Mantiene Asociaciones Sostenibles |
Construye asociaciones Actúa profesionalmente con socios externos |
Colabora para cumplir objetivos comunes Trabaja junto con socios para lograr objetivos comunes |
CAPACIDADES FUNCIONALES
|
NOMBRE DE LA CAPACIDAD |
Descripción del comportamiento esperado para el nivel de competencia |
|
Controles internos y cumplimiento |
Demuestra conocimientos básicos de controles internos, gestión de riesgos y mecanismos de seguimiento y su aplicabilidad a las actividades críticas del WFP. |
|
Presupuesto, análisis e informes de rendimiento |
Analiza presupuestos y pronósticos para respaldar el desarrollo de recomendaciones para el liderazgo senior sobre planificación financiera y comercial. |
|
Administracion de recursos |
Supervisa las tendencias en la dotación de personal y el uso de recursos para anticipar y escalar |
|
Gestión del rendimiento |
Muestra una comprensión suficiente del sistema de gestión del desempeño del PMA para recopilar información pertinente y precisa de fuentes internas y externas. |
|
Conocimiento de operaciones y cadena de suministro |
Demuestra una comprensión básica del programa del WFP, la implementación y los principios de la cadena de suministro (incluidas las modalidades y estructuras del proyecto). |
CUALIFICACIONES Y EXPERIENCIA ESTÁNDAR MÍNIMAS:
Formación:
Título profesional en ciencias económicas, administrativas o Ingenierías.
Experiencia y Conocimientos Requeridos:
- Mínimo de cuatro (4) años de experiencia en labores administrativas.
- Experiencia comprobable en: o Gestión de contratos y de cartera de servicios.
- Gestión de proveedores.
- Gestión de inventarios y elaboración de reportes.
- Conocimiento avanzado de Excel.
Experiencia y Conocimientos Deseables:
- Gestión del tiempo: habilidad para moverse fácilmente entre tareas y responsabilidades para priorizar y administrar sus propios horarios de manera efectiva.
- Actitud positiva y proactividad para enfrentar los retos y dificultades de su cargo.
Idiomas: Se requiere fluidez en español e inglés básico. Fluidez en inglés (Nivel Intermedio) será valorada positivamente.
Plazo para postular: 30 de julio de 2023
Todas las decisiones de empleo se toman sobre la base de las necesidades organizativas, los requisitos del trabajo, el mérito y las calificaciones individuales. El WFP se compromete a proporcionar un entorno de trabajo inclusivo libre de explotación y abuso sexuales, todas las formas de discriminación, cualquier tipo de acoso, acoso sexual y abuso de autoridad. Por lo tanto, todos los candidatos seleccionados se someterán a una rigurosa verificación de antecedentes y referencias y todas las solicitudes de empleo serán tratadas con la más estricta confidencialidad.
Visite el siguiente sitio web para obtener más información sobre el trabajo que realiza el WFP (http://www.wfp.org)
