Asistente de Logística

La posición vacante está abierta a ciudadanas y ciudadanos ecuatorianos, y personas extranjeras con permiso de trabajo en Ecuador, quienes pueden aplicar hasta el el 24 de julio de 2023 a las 23h59 (hora de Ecuador)

El Programa Mundial de Alimentos está comprometido con la igualdad de oportunidades y en lograr la diversidad de su fuerza de trabajo en términos de género, etnia y cultura. Valoramos la inclusión y animamos a que mujeres, personas pertenecientes a grupos minoritarios y personas con discapacidad puedan ser parte de nuestra organización.

Todas las solicitudes serán tratadas de manera confidencial. Contactaremos únicamente a las personas que sean preseleccionadas luego del análisis y ponderación de hojas de vida.

ANTECEDENTES

El Plan Estratégico del País del Programa Mundial de Alimentos en Ecuador (WFP, por sus siglas en inglés) busca la sinergia con las acciones del Gobierno del Ecuador y transferencia de conocimientos enfocados en cuatro objetivos estratégicos:

El Plan Estratégico del País del Programa Mundial de Alimentos en Ecuador (WFP, por sus siglas en inglés) busca la sinergia con las acciones del Gobierno del Ecuador y transferencia de conocimientos enfocados en cuatro objetivos estratégicos:

1. Considerando la movilidad humana en todas sus formas, las personas en condiciones de vulnerabilidad e inseguridad alimentaria en el Ecuador pueden satisfacer sus necesidades esenciales y construir y fortalecer sus medios de vida antes, durante e inmediatamente después de emergencias, desastres y crisis prolongadas.

2. Las personas vulnerables, particularmente en los primeros 1.000 días, niñas y niños en edad escolar y adolescentes, logran satisfacer sus necesidades alimentarias, nutricionales y básicas a lo largo del ciclo de vida, mejorando el capital humano en el Ecuador.

3. Las comunidades vulnerables, los agricultores familiares y los actores relevantes en las cadenas de valor alimentarias en Ecuador se benefician de sistemas alimentarios más sostenibles, inclusivos y saludables y una resiliencia fortalecida contra el cambio climático y otros impactos y factores estresantes durante todo el año.

4. Instituciones gubernamentales y socios multilaterales en Ecuador cuentan con servicios para la ejecución eficaz, transparente y eficiente de sus operaciones durante todo el año.

La capacidad del WFP de alcanzar sus Objetivos Estratégicos depende de que sus actividades atiendan a las diferentes necesidades y prioridades de las mujeres, los hombres, las niñas y los niños a quienes están destinadas. Un mundo sin hambre solo puede lograrse si todos tienen igualdad de oportunidades, igualdad de acceso a los recursos y las mismas posibilidades de hacer oír su voz en las decisiones que repercuten en sus hogares, comunidades y sociedades.

Además, el WFP, como agencia de las Naciones Unidas (UN), está comprometido en promover e incentivar el respecto de los derechos humanos, que es un objetivo central de UN. WFP asegura la protección humanitaria, garantizando la seguridad, dignidad y

derechos de las personas beneficiarias de sus programas. A los requerimientos alimenticios y nutricionales, se suma otra gama de necesidades y derechos, incluyendo aspectos físicos, sociales, emocionales, culturales y espirituales, que el WFP debe tomar en cuenta. A través de la consideración de estas variables WFP asegura que cada uno se beneficie de forma igualitaria de su asistencia y que no se perpetúe o exacerbe la discriminación.

Existe la conformación de Equipo Humanitario País (EHP), y por consiguiente se ha impulsado el funcionamiento de los siguientes grupos sectoriales: Protección, Agua y Saneamiento, Salud, Educación, Seguridad Alimentaria, Recuperación Temprana, Coordinación y Gestión de Campamentos, Techo de Emergencia, Logística y Telecomunicaciones.

Por su parte, existe la conformación de un Grupo Sectorial de Logística que permita direccionar y optimizar las acciones de todas las oficinas del SNU involucradas en este proceso; y se espera que, por la naturaleza de su mandato, WFP tenga una participación importante en el mismo.

CONTEXTO Y PAPEL EN LA ORGANIZACIÓN

El/ la Asistente en Logística proveerá apoyo en la contratación y gestión de los servicios logísticos que puedan ser requeridos tanto para insumos alimentarios, como no alimentarios con el fin de atender situaciones de emergencia u otras necesidades de asistencia humanitaria. En caso de que se dé una activación de Clúster logístico, apoyar a la oficina de país en labores relacionadas a la organización y gestión de las reuniones de coordinación, así como apoyo en áreas de manejo de información y cualesquiera otras funciones que deban ser provistas a través del Clúster.

Bajo la supervisión general del Director en el País o la persona que él designe, el/la Asistente reportará directamente a la Asociada de Adquisiciones y Cadena de Abastecimiento, con el fin de ejecutar las responsabilidades que se detallan a continuación, siguiendo los procedimientos estándar y en línea con las políticas del WFP, realizando un trabajo bien organizado y preciso.

RESPONSABILIDADES

1. Reunir inteligencia de mercados a través de investigación y relación (networking) para mejorar la base de información de mercado del WFP.
2. Identificar proveedores de acuerdo a requerimientos de servicios logísticos.
3. Contactar telefónicamente y hacer seguimiento a proveedores para diferentes gestiones como: registro en el sistema Intend; obtención de documentación de registro de proveedores; seguimiento a proveedores para su participación en concursos.
4. Elaborar RFQ (Request for Quotation) logísticos (transporte, bodegas, operadores logísticos, entre otros servicios), basados en las regulaciones del Manual de Transporte del WFP, y considerando las especificaciones y detalles logísticos dentro del contexto del país, y estableciendo términos de referencia de ser el caso. Esto incluye en uso de la plataforma Intend para la publicación de licitaciones y gestión de ofertas recibidas, así como la confección de cuadros comparativos de ofertas recibidas.
5. Participar o, coordinar en reuniones de Comité Local de Transporte (LTC), realizando las presentaciones y explicaciones sobre contratación de transporte ante los miembros del comité, y posteriormente elaborar minutas de reuniones y coordinar su firma.
6. Llevar control de contratos de transporte terrestre, almacenaje, manejo de carga y otros servicios relacionados, monitoreando las fechas de expiración de los contratos, alertando debidamente a los colegas para confirmar su finalización o solicitud de enmienda a fin de evitar alguna interrupción de los servicios.
7. Proveer insumos y consolidar la información para los reportes del Committee on Supply Chain (CSC).
8. Ingresar información en sistema de la Oficina para la Coordinación de Asuntos Humanitarios (OCHA) y orientar a los socios humanitarios sobre el sistema Marketplace para ingresos de requerimientos.
9. Apoyar en la preparación de órdenes de compra (POs), Service Entry Sheet (SES) y Goods Receipt Note (GRN), uso de ITS, recopilación, elaboración y archivo de documentación, y otros apoyos a la operación logística.
10. Ejecutar los procesos operacionales para la realización de cursos y eventos logísticos conjuntamente con los proveedores contratados (cartas y llamadas de seguimiento, correos, contratación de lugares de eventos, listados de asistencia, etc.)
11. Proveer soporte general relativo a la operación logística del WFP en Ecuador, tanto para insumos alimentarios, como no alimentarios y en la utilización de LESS.
12. Monitorear a los proveedores de almacenamiento, transporte y otros servicios logísticos para asegurar la disponibilidad y calidad de la infraestructura, equipos y procesos necesarios para atender eficientemente los requerimientos de WFP.
13. Brindar alertas oportunas a partir de los hallazgos encontrados en el monitoreo de las operaciones y hacer seguimiento a las acciones de mejora propuestas.
14. Gestionar la visita a puertos, aeropuertos, zonas francas, proveedores de servicio, otras bodegas y demás similares, según lo requieran las operaciones en cualquier parte del país, para mantener la correcta supervisión y agilidad de las acciones que se necesiten en apoyo a las operaciones del WFP en Ecuador, incluyendo áreas fronterizas.
15. Apoyar la preparación de cuadros comparativos, informes corporativos y reportes que sean requeridos, y presentaciones profesionales usando herramientas tales como PowerPoint y similares.
16. Apoyar a su línea de supervisión en la elaboración de Procedimientos Operativos y gestión de los contratos para la provisión de servicios a demanda, o para servicios logísticos, que puedan ser solicitados al WFP Ecuador por parte de entidades gubernamentales u otros socios humanitarios en el país.
17. Realizar cálculos y estimaciones de volúmenes y/o peso de cargas para efecto de una efectiva gestión de las capacidades de almacenamiento y transportes que sean requeridas o contratadas por el WFP Ecuador.
18. Elaborar y/o actualizar el CONOPS (Concept of Operations) y otros documentos requeridos para clúster de logística.
19. Contribuir en la organización y participar en reuniones interagenciales de Mesa Logística o Clúster Logístico, según sea requerido.
20. Realizar las reconciliaciones de facturas de proveedores de CBT (Cash Based Transfer).
21. Efectuar otras actividades que sean requeridas.

PERFIL REQUERIDO

Educación

• Deseables estudios superiores en administración, comercio exterior, economía o ramas afines al proceso de cadena logística

Experiencia

• Al menos cuatro años de experiencia relevante y reciente en procesos de logística.
• Experiencia en identificación, registro y evaluación de proveedores, procesos de contratación de servicios logísticos, y estudios de mercados.
• Se valorará positivamente la experiencia en WFP o en el Sistema de Naciones Unidas

Idiomas

• Español como lengua materna
• Al menos nivel intermedio de inglés oral y escrito.

Habilidades y conocimientos requeridos

• Manejo solvente de herramientas de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook y Teams).
• Conocimiento de contratación de servicios y gestión de procesos de logística.
• Conocimiento de cálculo de cargas, volúmenes y/o peso para almacenamiento y transportes.
• Deseable tener conocimiento del mercado local en servicios logísticos.
• Deseable tener conocimiento de las políticas y procedimientos de WFP
• Saber trabajar bajo presión y entregar trabajos con eficacia y en tiempo solicitado.
• Trabajo en equipo, buenas habilidades de comunicación e interpersonales

MARCO DE LIDERAZGO DE WFP

Establece normas comunes de comportamiento que orientan cómo debemos trabajar juntos para cumplir nuestra misión y contribuir a una óptima cultura, incorporando los valores del WFP.

• Lidera con el ejemplo y con integridad: Incorpora los valores del WFP en la vida diaria y muestra humanidad e integridad siendo ejemplo del cuidado de los demás.
• Genera resultados y cumple con los compromisos: Cumple los compromisos y se adapta fácilmente a los cambios
• Fomenta el trabajo en equipo inclusivo y colaborativo: Practica la inclusión y la colaboración, y contribuye a una cultura de aprendizaje y crecimiento personal.
• Aplica pensamiento estratégico: Demuestra compromiso para recopilar opiniones, analizar opciones y riesgos, y proponer nuevos métodos de trabajo.
• Establece y mantiene asociaciones sostenibles: Establece y nutre asociaciones externas, y colabora con socios para lograr objetivos comunes

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