Administration Assistant_Fixed-Term G5_Tulear (Republication)
Titre du Poste : Administration Assistant
Type et durée de contrat : Fixed-Term, G5, 1 an renouvellable
Lieu d’Affectation : Tuléar
Nombre de postes : 1
Date d’ouverture du poste : 30.06.2023
Date de Clôture : 15.07.2023
Le PAM célèbre et embrasse la diversité. II s’engage à respecter le principe de l’égalité des chances en matière d’emploi pour tous ses employés et encourage les candidats qualifiés à postuler sans considération de la race, de la couleur, de l’origine nationale, de l’origine ethnique ou sociale, des informations génétiques, du sexe, de l’identité et/ou de l’expression de genre, de l’orientation sexuelle, de la religion ou des convictions, du statut VIH ou d'un handicap.
- A PROPOS DU PAM
Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. Le PAM œuvre pour un monde où chaque homme, femme et enfant a accès en permanence à suffisamment de nourriture pour mener une vie saine et active.
- CONTEXTE ORGANISATIONEL
Ce poste est basé dans notre sous bureau terrain à Tuléar. Le titulaire du poste sera sous la supervision du chef du bureau terrain ou le chargé d'administration dans le bureau terrain.
À ce niveau, on s'attend à ce que les titulaires de poste assument la responsabilité de l'achèvement d'une gamme de processus et d'activités nécessitant une certaine interprétation des directives / pratiques standard. Les titulaires d'emplois sont en mesure de recommander un plan d'action au personnel à divers niveaux et peuvent allouer des tâches à d'autres employés de soutien.
- Description des Taches
1. Vérifier la livraison d'une gamme de services, y compris les installations et la gestion des véhicules légers, les voyages, les protocoles liés, etc, le maintien de l'information, afin de contribuer à la livraison d'un environnement de travail sûr et confortable.
2. Rassembler et traiter les informations, y compris la diffusion, pour appuyer la production de documents et de rapports standard pour l'unité, pour permettre la prise de décisions et la gestion efficace des ressources.
3. Gérer et tenir à jour les dossiers papier et électroniques dans la zone de responsabilité, conformément aux procédures établies, afin d'assurer un accès rapide et facile aux données, selon les besoins.
4. Effectuer des recherches et effectuer des analyses de base des données, afin de contribuer à la livraison d'informations précises et à une gestion efficace des ressources.
5. Être un premier point de contact pour les requêtes internes, afin de faciliter la résolution efficace et efficiente des questions quotidiennes.
6. Fournir des intrants aux méthodes et pratiques de routine dans son propre domaine de travail, afin de soutenir l'amélioration continue des services fournis
- CAPACITÉS FONCTIONNELLES
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Nom de la capacité |
Description du comportement attendu pour le niveau de compétence |
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Services de soutien aux entreprises et rapports |
Présente la capacité de transcrire les plans d'affaires en actions claires pour les membres de l'équipe pour appuyer la mise en œuvre du programme. Collecte et rapporte des données pour tirer des enseignements fondés sur des faits. |
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Contrôles internes et gestion des risques |
Démontre des connaissances de base sur les contrôles internes, la gestion des risques et les mécanismes de surveillance et leur applicabilité aux activités critiques du client immédiat. |
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Gestion des ressources |
Surveille les tendances en matière de dotation et d'utilisation des ressources pour anticiper et accroître les problèmes potentiels pour les responsables de programmes et les clients clés. |
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Connaissances spécialisées dans les services administratifs |
Démontre une connaissance approfondie ou spécialisée des meilleures pratiques, techniques et processus de l'administration, et une bonne compréhension des normes, des processus et des infrastructures du PAM dans le domaine de responsabilité; Applique ceci pour assurer la prestation de services administratifs efficaces et efficaces. |
- Qualification, Experience ET Langues requiSES:
- Education:
Diplôme d'études secondaires. Un certificat d'études postsecondaires dans le domaine fonctionnel connexe est souhaitable.
- Expérience Professionnelle
Un expérience professionnelle pertinente de 5 années est requise pour ce poste de G5 :
- A démontré sa capacité à exécuter toutes les activités administratives de routine en accord avec les normes d'exploitation du PAM au jour le jour
- A soutenu l'élaboration de conseils ad hoc pour les nouveaux membres du personnel
- Langue :
Service général (terrain): Maîtrise de la communication orale et écrite du français
LES CANDIDATURES FEMININES QUALIFIEES SONT FORTEMENT ENCOURAGEES
Le PAM applique une approche de tolérance zéro à l’égard de comportements tels que la fraude, l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus de pouvoir et la discrimination. Tous les candidats sélectionnés devront respecter les normes de conduite du PAM et seront donc soumis à une vérification rigoureuse des antécédents en interne ou par l’intermédiaire de tiers. Les candidats sélectionnés devront également fournir des renseignements supplémentaires dans le cadre de l’exercice de vérification. Une fausse déclaration des informations fournies au cours du processus de recrutement peut entraîner la disqualification ou le licenciement.
Le PAM ne demandera aucun paiement à aucun stade du processus de recrutement, y compris au stade de l’offre
