Finance Associate – UNHAS G6

CONTEXTE ADMINISTRATIF :

Ce poste est à pourvoir dans le bureau de pays de la Centrafrique et le titulaire relève du Chargé des finances de l’unité UNHAS.

On attend du titulaire à ce niveau qu'il fasse preuve de responsabilité et d’esprit d’initiative pour répondre en toute autonomie à des questions alors qu’il ne dispose que d’orientations générales. Il doit faire preuve de jugement pour gérer les imprévus au quotidien. Il est censé gérer des ressources, accompagner et coordonner une équipe de personnel d'appui, ou assurer des services d'appui spécifiques.

OBJECTIFS ATTACHÉS AU POSTE :

Coordonner et assurer des services de soutien financier, budgétaire et administratif nécessitant l'enregistrement et l'interprétation d'informations financières et budgétaires pour veiller au bon fonctionnement des services d'appui et éclairer la prise de décisions.

RESPONSABILITÉS : (pas exhaustif) :

1. Servir de point d'escalade dans la fourniture d'un soutien procédural et technique au personnel dans les domaines des finances et du budget, afin d'assurer le respect des politiques, règles et règlements financiers du PAM.
2. Participer à l'élaboration et à la mise en œuvre des politiques et procédures financières, interpréter et évaluer l'impact des changements et faire des recommandations sur les actions de suivi, afin de soutenir la mise en place et la mise en œuvre de procédures, systèmes et contrôles internes comptables appropriés.
3. Préparer, mettre en œuvre et contrôler les budgets des DSP ou des PCSI, contrôler les dépenses et les prévisions budgétaires, afin de s'assurer que les besoins de financement futurs pertinents sont satisfaits.
4. Préparer un projet de proposition de financement anticipé chaque fois que nécessaire.
5. Superviser la préparation des rapports sur le carburant, le recouvrement auprès des exploitants et le suivi du paiement.
6. Surveiller les soldes des comptes et superviser l'enregistrement et la perception des recettes de manière précise et opportune et apurer les postes ouverts des comptes.
7. Suivi de la clôture des obligations non dépensées, telles que les OP avec passation de marchés.
8. Contribuer à l'amélioration des processus internes, utiliser le logiciel d'aviation Takeflite, PMT pour améliorer les systèmes d'entreprise, afin de favoriser une utilisation transparente et efficace des ressources financières.
9. Surveiller la situation de trésorerie quotidienne afin d'optimiser l'utilisation des excédents de trésorerie et de maximiser les retours sur investissement grâce au portefeuille de liquidités.
10. Veiller à ce que les paiements des factures soient traités en temps voulu, résoudre les problèmes complexes liés au décaissement ou à la reconstitution des fonds conformément aux règles et règlements du PAM.
11. Assurer la coordination avec les autres équipes afin de veiller à ce que tous les services financiers et administratifs soient fournis de manière efficace et conforme aux besoins de l'ensemble de l'équipe.
12. Veiller à ce que les contrats ou les protocoles d'accord avec les prestataires de services soient conformes à leur validité et à ce que des évaluations périodiques soient effectuées en temps voulu.
13. Superviser le personnel administratif et les chauffeurs
14. Coordonner et superviser le travail des autres membres du personnel d'appui, et soutenir leur apprentissage et leur perfectionnement en matière de gestion des ressources financières (par exemple, gestion de la petite caisse/sous-compte d'avances, examen et analyse des comptes fournisseurs et des comptes de bilan, etc.), afin de garantir que les services sont fournis de manière cohérente et selon les normes requises.
15. Rester en attente à tout moment et suivre les pratiques standard de préparation aux situations d'urgence afin de répondre aux besoins immédiats de services supplémentaires sur le lieu de travail et sur le terrain

FONCTIONS ADDITIONNELLES SPÉCIFIQUES :

Cette section est facultative pour décrire les responsabilités et les connaissances supplémentaires requises pour le poste spécifique :

1. Préparer des propositions de budget pour les donateurs sur le projet UNHAS.
2. Préparer les informations financières et l'état du financement pour les forums de l'UNHAS – réunions du comité directeur et des groupes d'utilisateurs.
3. Fournir une allocation de fonds pour les divers besoins et activités de l'UNHAS.
4. Comptabiliser dans WINGS les factures de tous les comptes clients et rapprocher les postes non soldés des comptes clients.
5. Compensation des postes non soldés liés au compte de créances ainsi que des pré-engagements et des engagements.
6. Exécuter la transaction SQ00 dans WINGS sur une base mensuelle, afin de générer et de nettoyer tous les opens items liés aux Customers UNHAS.
7. Programmer les fonds reçus de bailleurs avec le BPO et le RMBP.
8. Examen et affichage des JVs dans WINGS.
9. Traiter les factures de l'agence utilisatrice des UNHAS et les relevés de comptes sur une base mensuelle et assurer le suivi des créances en temps opportun.
10. Se conformer à la procédure de recouvrement des coûts des UNHAS et en informer la direction ou le support technique en temps utile.
11. Préparation d'un rapport mensuel sur la consommation de fonds et les comptes des clients.
12. Recouvrement des coûts du programme sur une base mensuelle en liaison avec les BPO et RMBP
13. Affecter des fonds aux différents FR afin de couvrir les dépenses opérationnelles, y compris les frais de personnel.

QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE REQUISES:

Les candidatures féminines sont fortement encouragées !

Le PAM applique une approche politique de tolérance zéro à l’égard de comportements tels que la fraude, l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus de pouvoir et la discrimination. Tous les candidats sélectionnés devront respecter les normes de conduite du PAM et seront donc soumis à des vérifications d’antécédents rigoureux. Une fausse déclaration des informations fournies au cours du processus de recrutement peut entraîner la disqualification ou le licenciement. Le PAM ne demandera aucun paiement à aucun stade du processus de recrutement, y compris au stade de l’offre. Toute demande de paiement doit être refusée et signalée aux autorités du PAM chargées de l’application de la loi pour que des mesures

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