Logistics Associate FT/G6 à Gitega (1 position) Job Req #827443

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Le PAM célèbre et embrasse la diversité. II s’engage à respecter le principe de l’égalité des chances en matière d’emploi pour tous ses employés et encourage les candidats qualifiés à postuler sans considération de la race, de la couleur, de l’origine nationale, de l’origine ethnique ou sociale, des informations génétiques, du sexe, de l’identité et/ou de l’expression de genre, de l’orientation sexuelle, de la religion ou des convictions, du statut VIH ou d'un handicap.

A PROPOS DU PAM

Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) est la plus grande Agence Humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. Le PAM œuvre pour un monde où chaque homme, femme et enfant a accès en permanence à suffisamment de nourriture pour mener une vie saine et active.

CONTEXTE ORGANISATIONNEL

Sous la supervision directe du Chef du Bureau de Terrain de Gitega, l’Associé(e) à la Logistique du Bureau de Terrain, doit assumer la responsabilité de la bonne mise en œuvre de diverses procédures et activités nécessitant d'eux qu'ils interprètent dans une certaine mesure les orientations et pratiques standard à leur disposition, et ce pour toutes les modalités d’assistance utilisées dans le cadre des services du PAM et des services communs d'appui logistique. Il/elle doit pouvoir recommander des lignes d’action à leurs collègues à divers échelons et peut assigner des tâches à d’autres membres du personnel d’appui.

DESCRIPTION DU POSTE

Mettre en œuvre des processus standard de Logistique/Chaîne d'approvisionnement bien définis et activités pour permettre une livraison efficace des biens et des services pour toutes les modalités de livraison.

PRINCIPALES TACHES ET RESPONSABILITES. (Non-exhaustive)

Sous la supervision directe du Chef de Bureau de Terrain Gitega, l’Associé(e) à la Logistique sera responsable des tâches suivantes :

1. Apporter un support spécial aux opérations et activités, suivre les procédures standards et contribuer directement ou indirectement à rendre effective l’assistance du PAM aux bénéficiaires,
2. Faire la gestion des activités en rapport avec les contrats et faire évaluation des services rendus
3. Coordonner les réquisitions et se rassurer des livraisons des vivres et autres produits aux partenaires et distribution autorisées,
4. Participer dans le monitoring des marchés et dans les enquêtes pour sélection des fournisseurs de service tels que les Transporteurs, les Commerçants, Propriétaires de dépôts, dans le cadre de la Manifestation d’Intérêts, du CBT, en cas de situation d’urgence ;
5. Dans le cadre de Renforcement des capacités,,coordonner avec les partenaires internes et externes pour le support logistique et contribuer aux réalisations effectives de la Chaine d’approvisionnement dans le domaine du Transport et Magasin.
6. Assurer la Prestation des Services des partenaires du PAM dans le domaine de la Chaine d’Approvisionnement : stockage, transport, carburant, …
7. Identifier, résoudre et produire des recommandations sur des questions spéciales/demandes d’assistance, en se référant aux procédures standards pour assurer la résolution correcte et dans le respect des délais tout en gardant en tête les résultats orientés vers les clients/bénéficiaires,
8. Préparer, suivre et faire les révisions de budget pour toutes les modalités de livraisons, s’assurer de l’adhérence aux procédures dans le respect des standards internationaux,
9. Suivre la gestion de tout le processus des inventaires pour garder les liens et la comptabilité des inventaires depuis la source jusqu’ aux bénéficiaires,
10. Assurer l’utilisation optimale de la flotte du PAM et privée. Produire les Allocation et Plans de transport sur base de l’état des routes, tonnage des camions ainsi que la nature et le volume des marchandises à transporter en saison sèche/ pluvieuse.

PRINCIPALES TACHES ET RESPONSABILITES. (suite)

1. Participer activement dans l’analyse et la vérification pour garder l’intégrité et la qualité de la comptabilité des vivres et autres produits du PAM se trouvant dans le Bureau de terrain,
2. Analyser le pipeline opérationnel du Bureau de terrain et contribuer aux enquêtes et dans la planification des modalités de livraison pour assurer que tous les besoins dans la Chaine d’approvisionnement sont pris en considération,
3. Tenir une documentation pour exécution des opérations logistiques (exemples les procédures douanières, la vérification des factures,), prendre des actions pour résoudre des problèmes qui peuvent naitre et les adresser aux superviseurs les questions qui peuvent être plus complexes,
4. Utiliser le système LESS (Logistics Execution Support System), FMS (Fleet Management System), pour faire la recherche, la collecte de données et conduire des analyses. Produire des rapports i.e. ACR (Annual Country Report) clôture financière, inventaires, performance des Transporteurs,) et se rassurer que l’information est correcte dans le système pour permettre une prise de décision bien enformée par le Management,
5. Coordonner avec les partenaires internes et externes pour le support logistique et contribuer activement aux réalisations logistiques effectives,
6. Assurer que les transporteurs ramènent les waybills de réception pour être enregistrer dans FMS ;
7. Collecter, analyser et saisir les données de la flotte des camions dans la base de données FMS et s’assurer que les données sont saisies correctement, rapporter toute divergence et irrégularité au superviseur ;
8. Superviser le staff logistique du Bureau de Terrain, apporter des conseils et orientations pratiques pour s’assurer que les objectifs du groupe sont bien réalisés dans le respect des standards et des délais pour toutes les assistances et modalités de livraisons.
9. Produire les rapports quotidien, hebdomadaire, mensuel, trimestriel, annuel de gestion de la flotte, état physique du stock ainsi que sur la supervision tels qu’exiges ;
10. Collaborer avec les agents de suivi sur terrain ainsi que d’autres partenaires sur les questions logistiques ;
11. Assurer toute autre tâche lui assignée dans l’intérêt des objectifs du Bureau de Terrain de Gitega en rapport avec le Mandat du PAM.

4P CAPACITÉS PRINCIPALES D'ORGANISATION

Mission
• Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques : Développe l'équipe de la manière la plus efficace pour communiquer les objectifs stratégiques du PAM pour l'équipe et les partenaires du PAM sur le terrain.
• Être une force pour un changement positif : Met en œuvre de nouvelles méthodes ou outils pour améliorer les processus de travail de l'équipe et la productivité.
• Faire de la mission une source d'inspiration pour notre équipe : Planifie les activités et les tâches de l'équipe en fonction de réussites spécifiques dans les communautés bénéficiaires afin de présenter un impact positif.
• Faire connaître notre mission dans les actions quotidiennes : Explique aux coéquipiers comment chaque unité contribue à la mission globale du PAM.
Equipe

• Rechercher des moyens de renforcer les compétences des gens : Identifie les capacités de développement de compétences telles que des modules de formation ou des expériences en milieu de travail pour soi-même, ses collègues et les rapports directs.
• Créer une culture inclusive : Facilite les activités de renforcement d'équipe pour établir des rapports dans votre propre unité.
• Développer et fournir une rétroaction constructive : Facilite l'association de collègues juniors avec des entraîneurs au sein de votre propre équipe.
• Créer un esprit « Je veux » / « Nous ferons » : Anticipe les défis potentiels et élabore des plans d'atténuation pour s'assurer que l'équipe atteint les buts et les cibles.
Performance
• Encourager l'innovation et les solutions créatives : Identifie les occasions d'être créatif dans son propre travail et aider l'équipe à être plus novatrice et précise dans leurs tâches et domaines de travail respectifs.
• Se concentrer sur l'obtention de résultats : Surveille les résultats attendus de l'équipe et fournit une rétroaction pour s'assurer que les résultats sont fournis de façon cohérente et précise.
• Prendre des engagements et les respecter : Donne des conseils précis à l'équipe sur les responsabilités et les tâches prévues, tout en respectant son propre engagement envers l'équipe.
• Être décisif : Donne l’exemple et fournit des conseils aux membres de l'équipe junior au moment où les problèmes s’aggravent alors qu'ils sont confrontés à des problèmes difficiles en milieu de travail ou sur le terrain.
Partenariat
• Connecter et partager entre les unités du PAM : Facilite les partenariats avec d'autres unités du PAM pour accomplir des missions sur le terrain.
• Établir des partenariats externes solides : Constitue un exemple et fournir des conseils à l'équipe sur la façon d'établir des relations avec des partenaires externe.
• Être politiquement agile et adaptable : Enonce à l'intention des collègues ou des rapports directs la valeur de la contribution des autres équipes du PAM et des partenariats d'agence pour atteindre les objectifs du PAM

CAPACITÉS FONCTIONNELLES

QUALIFICATIONS MINIMALES STANDARD

Education : Diplôme universitaire dans une ou plusieurs des disciplines suivantes : Logistique et Gestion de la Chaîne d'approvisionnement, Technologie de l'Information commerciale, Technologie de l'Information, Gestion de Projet.

Langue : Maîtrise de la langue Française (parlée et écrite, Niveau C) et la connaissance de la langue Anglaise (Niveau B) est un atout supplémentaire.

QUALIFICATIONS MINIMALES POUR L’ENTRÉE DANS CE ROLE

– Au moins trois (3) années d'expérience pertinente dans le domaine de la Logistique, du Transport, d’Achat, des finances, de l’Administration et des activités d’assistance fournie sous forme d’espèces ou de bons-valeur..
– Expérience démontrable de travail dans des situations d'urgence complexes et dans des environnements institutionnels complexes.
– Expérience de l'utilisation d'ordinateurs, y compris le traitement de texte, les tableurs et d'autres systèmes du PAM.
– Expérience en Gestion et analyse de données.

MODALITES ET CONDITIONS D’EMPLOI

• Durée de contrat : 12 mois ;
• Lieu de travail : Gitega
• Type de contrat : Fixed-Term (FT).
• Les demandes seront reçues uniquement en ligne. Les dossiers ne comportant pas de diplômes ne seront pas considérés.
• Donner dans votre CV (mis à jour) les copies certifiées conformes à l’original des diplômes, de même que les pièces d’identité doivent être attachées dans la création du profile.
• Donnez trois (3) personnes de référence professionnelles (Donnez leurs adresses complètes, leurs noms, numéros de téléphone et E-mail).
• Fournir une preuve de vaccination contre la COVID – 19.

DATE LIMITE DE DEPOT DES CANDIDATURES

La date de publication est fixée du 07 juin 2023 au 20 juin 2023 à Minuit.

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Le PAM applique une approche de tolérance zéro à l’égard de comportements tels que la fraude, l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus de pouvoir et la discrimination.

Tous les candidats sélectionnés devront respecter les normes de conduite du PAM et seront donc soumis à une vérification rigoureuse des antécédents en interne ou par l’intermédiaire de tiers.

Les candidats sélectionnés devront également fournir des renseignements supplémentaires dans le cadre de l’exercice de vérification.

Une fausse déclaration des informations fournies au cours du processus de recrutement peut entraîner la disqualification ou le licenciement.

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