Asistente de Administración
El Programa Mundial de Alimentos (WFP por sus siglas en inglés) busca candidatos/as de la más alta integridad y profesionalismo que compartan nuestros principios humanitarios.
La selección de personal se realiza sobre una base competitiva y estamos comprometidos a promover la diversidad y el balance de género. WFP está comprometido con el principio de igualdad de oportunidades de empleo para todos sus empleados y alienta a los candidatos calificados a postularse independientemente de su raza, color, origen étnico o social, información genética, género, identidad y/o expresión de género, orientación sexual, religión o creencia, estado de VIH, discapacidad física o mental.
Los candidatos que cumplan con los criterios de selección podrán ser incluidos en el roster para múltiples ciudades y podrán ser contactados en los próximos 24 meses para confirmar su interés y disponibilidad según sea necesario.
POSICIÓN: Asistente de Administración
TIPO DE CONTRATO: GS5
LUGAR DE TRABAJO: Bogotá, Colombia
DURACIÓN: 1 año (renovable)
| CONTEXTO ORGANIZATIVO: | Estos puestos han de cubrirse en las oficinas en los países, los despachos regionales y la Sede. Los titulares rinden cuentas a un Jefe de Dependencia, Jefe u Oficial de Administración, o bien a la persona designada a tal efecto. |
| En este nivel, los titulares de estos puestos deben asumir la responsabilidad de llevar a término una serie de procesos y actividades que requieren un cierto nivel de interpretación de las directrices y prácticas estándar. Además, pueden recomendar una determinada línea de acción a funcionarios de diversos niveles y asignar tareas a otros funcionarios de apoyo. | |
| FINALIDAD DEL PUESTO: | Prestar apoyo a la ejecución y el mantenimiento eficaces de prácticas administrativas de calidad centradas en el cliente y tendientes a conseguir la mejor relación calidad-precio. |
RESPONSABILIDADES PRINCIPALES (lista indicativa y no exhaustiva):
- Comprobar la prestación de diversos servicios, incluida la gestión de instalaciones y vehículos ligeros, viajes, protocolo, etc., conservando la información conexa, para contribuir a la creación de un ambiente de trabajo seguro y cómodo.
- Analizar la información emanada de los sistemas corporativos, brindando informes de calidad que faciliten la toma de decisiones oportunamente.
- Analizar los procedimientos existentes, detectar fallas en los controles y proponer mejoras.
- Gestionar documentos físicos y electrónicos. Ser un enlace entre las oficinas de terreno y la oficina central en temas relacionados con los servicios administrativos.
- Mantener el sistema estándar de archivo físico y digital, coordinando la adecuada gestión de este.
- Apoyar en la coordinación de los comités de inventarios, gestión de vehículos (disposición y operatividad).
- Apoyar la gestión ambiental costo efectiva, apoyar al punto focal de OSH (Seguridad y Salud en el Trabajo) en lo relacionado con este tema cuando sea necesario.
- Apoyar los registros en los sistemas corporativos y verificar la información contenida en ellos, además de asegurar el adecuado flujo de la información.
- Apoyar en la coordinación de los requerimientos de infraestructura de la oficina Central y oficinas de terreno cuando sea necesario.
- Proporcionar apoyo para contribuir al control interno y a la mejora continua de los servicios prestados.
- Apoyar al Oficial de Administración en los procedimientos y tareas administrativas que sean requeridas para el logro de los objetivos del área y por ende de WFP.
OTROS REQUISITOS DEL PUESTO (el responsable del puesto determinará los detalles)
Brindar apoyo en la coordinación de los servicios administrativos de alta calidad, centrados en el cliente y tendientes a conseguir la mejor relación calidad-precio.
MARCO DE LIDERAZGO DEL PMA: NORMAS COMUNES DE COMPORTAMIENTO
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Lidera con el ejemplo con Integridad |
Defiende los valores, principios y normas del PMA Demuestra los valores, principios y normas del PMA |
Respeta a los demás y valora la diversidad Valora la diversidad utilizando un lenguaje respetuoso e inclusivo |
Se mantiene enfocado y tranquilo bajo presión Se mantiene enfocado y tranquilo cuando está bajo presión |
Demuestra humildad y voluntad de aprender Muestra humildad y voluntad de aprender y compartir conocimientos, buscando y actuando sobre la retroalimentación, y aprovechando las oportunidades para desarrollarse. |
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Impulsa los resultados y cumple Compromisos |
Ofrece resultados para lograr el máximo impacto Es responsable de la entrega de resultados |
Delegados apropiadamente Busca orientación y apoyo donde sea necesario |
Se adapta fácilmente al cambio Se adapta fácilmente al cambio ajustando el trabajo según sea necesario |
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Fomenta la inclusión y la colaboración |
Es inclusivo y colaborativo Promueve el trabajo en equipo compartiendo ideas y planteando problemas abiertamente |
Proporciona retroalimentación oportuna y constructiva Da retroalimentación oportuna y constructiva a los demás |
Construye y comparte nuevas perspectivas Escucha atentamente a los demás y comparte puntos de vista |
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Aplica estrategia Pensamiento |
Se comunica y cumple la visión del PMA Adopta la visión del PMA y cómo afecta su papel |
Abraza la curiosidad y las nuevas formas de hacer las cosas Muestra curiosidad e implementa nuevas formas de hacer las cosas cuando es relevante |
Analiza y evalúa los Considera el impacto datos de las decisiones Recopila datos y Hace preguntas para comparte conocimientos comprender el impacto para informar las de las decisiones para actividades del equipo sus objetivos |
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Construye y Mantiene Sostenible Asociaciones |
Construye asociaciones Actúa profesionalmente con socios externos |
Colabora para cumplir objetivos comunes Trabaja junto con socios para lograr objetivos comunes |
CAPACIDADES FUNCIONALES:
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Capacidad específica |
Descripción del comportamiento esperado para el nivel de competencia. |
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Licitaciones y contrataciones |
Despliega un conocimiento básico de los procesos para respaldar la implementación de contratos y licitaciones en el PMA mediante la recopilación de la información necesaria. |
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Gestión de proveedores |
Aprovecha la comprensión básica de las necesidades operativas para definir los requisitos y los criterios de selección de los proveedores. |
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Información sobre los bienes y los productos/servicios |
Maneja acertadamente los productos/servicios basándose en la comprensión de las fuentes, las tecnologías, las propiedades y los principios y prácticas de contratación pública. |
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Sistemas y presentación de informes |
Utiliza su conocimiento básico de las fuentes de datos, los sistemas de compra y el sistema operativo y los procesos institucionales para desempeñar las tareas diarias. |
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Ética y cumplimiento |
Mantiene registros minuciosos de las actividades de conformidad con las normas de cumplimiento para aumentar la facilidad de respuesta a las consultas de auditoría básicas. |
REQUISITOS MINIMOS REQUERIDOS
Educación: Finalización de la educación secundaria. Deseable un certificado postsecundario en el área funcional relacionada.
Experiencias deseadas:
- Mínimo cinco (5) años de experiencia progresiva en procesos actividades administrativas u otra disciplina afín, de conformidad con las normas operativas del PMA mediante el trabajo diario.
- Experiencia en la realización de análisis y elaboración de informes.
- Manejo de hojas de cálculo (Excel), y demás herramientas ofimáticas.
- Deseable experiencia en manejo de personal.
Idiomas: Dominio hablado y escrito en español y deseable conocimiento básico/intermedio de inglés.
Plazo para postular: 18 de junio de 2023
Todas las decisiones de empleo se toman sobre la base de las necesidades organizativas, los requisitos del trabajo, el mérito y las calificaciones individuales. El WFP se compromete a proporcionar un entorno de trabajo inclusivo libre de explotación y abuso sexuales, todas las formas de discriminación, cualquier tipo de acoso, acoso sexual y abuso de autoridad. Por lo tanto, todos los candidatos seleccionados se someterán a una rigurosa verificación de antecedentes y referencias y todas las solicitudes de empleo serán tratadas con la más estricta confidencialidad.
Visite el siguiente sitio web para obtener más información sobre el trabajo que realiza el WFP (http://www.wfp.org)
