Assistant(e) aux Achats-G5

Le PAM promeut l’égalité du genre et s’engage à atteindre la parité dans ses bureaux de pays et régionaux à l’horizon décembre 2022.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées

A PROPOS DU PAM

Le Programme Alimentaire Mondial des Nations Unies (PAM) est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde.

La mission du PAM est d'aider le monde à atteindre l’objectif Faim Zéro d’ici 2030. Chaque jour, le PAM travaille pour s'assurer que les populations les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, puissent avoir accès aux aliments nutritifs dont ils ont besoin pour mener une vie productive et saine.

Avez-vous une expérience dans le domaine de la logistique ou des Achats ? Souhaitez-vous développer votre expérience professionnelle tout en contribuant à mettre fin à la faim dans le monde ?

Souhaitez-vous rejoindre le PAM, une organisation qui œuvre pour l’amélioration des conditions de vie des populations les plus vulnérables ? Voulez-vous rejoindre une organisation mondiale qui investit dans le développement de son personnel ?

Si votre réponse est oui, alors ce poste est pour vous. Une excellente opportunité pour devenir membre à part entière d'une équipe diversifiée et passionnée, qui travaille sur des projets variés contribuant directement à l'assistance aux bénéficiaires.

CONTEXTE ET OBJET DE LA MISSION :

Ce poste est basé à Nouakchott et sous la responsabilité du Chef d’unité Supply Chain (Chaine d’approvisionnement). Le ou la titulaire de ce poste aura la responsabilité entière de travaux techniques et spécialisés, comme la planification, l’organisation, la coordination des tâches et la définition des objectifs. Il traitera des questions aux contours souvent flous, entourées d’un certain degré d’incertitude et impliquant des relations croisées complexes. Les instructions qu’il ou elle recevra auront un caractère général et l’on attend de lui ou d’elle qu’il ou elle fasse systématiquement preuve d’un niveau élevé de responsabilité et d’esprit d’initiative pour gérer les activités et répondre aux questions en toute autonomie. Le ou la titulaire de ce poste doit avoir le savoir-faire technique et les connaissances permettant de mettre au point des systèmes et des procédures pour améliorer sans cesse le niveau d'appui fourni. Il ou elle sera censée (e) constituer une équipe de personnel d’appui et la motiver, et il lui incombera d’assurer des services d’appui spécialisés lorsque le travail mené fait appel à des techniques, méthodes et procédures conçues spécialement à cet effet.

OBJECTIFS ATTACHES AU POSTE :

Diriger une gamme complète d'activités d'appui aux achats, en menant des études et des analyses et en formulant des recommandations pour appuyer l'efficience et l'efficacité des services d'achat.

PRICIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITES :

• Assurer une coordination opérationnelle et donner des orientations, afin d'appuyer les projets et les activités d'achat, en suivant des procédures standard et en contribuant à l'acquisition efficace de biens et de services.
• Identifier, évaluer et recommander des fournisseurs potentiels, et s'assurer que les données et les documents nécessaires sont distribués pour faciliter leur sélection, en veillant au respect des procédures standard.
• Examiner, modifier et classer par ordre de priorité les demandes d'achat et faire des recommandations aux demandeurs, afin de faciliter l'acquisition de biens et de services au moindre coût pour le PAM.
• Participer, en suivant les indications d'un Chargé des achats, aux négociations menées avec les nouveaux fournisseurs sur les conditions générales des commandes, afin d'obtenir les meilleures conditions au moindre coût pour le PAM.
• Réviser et établir les bons de commande, les contrats et les pièces justificatives y afférentes pour approbation par la partie prenante concernée, et approuver les achats en vertu des pouvoirs qui lui sont délégués, afin de permettre l'acquisition rapide de biens et de services.
• Effectuer des recherches et des analyses portant sur diverses données, et établir des rapports de fond fournissant des éléments de compréhension et des recommandations aux Chargés des achats et permettant de prendre des décisions en connaissance de cause.
• Concevoir et élaborer des bases de données et des fichiers et superviser leur gestion, afin de vérifier que les informations sont exactes, structurées et accessibles, et facilitent le respect des exigences en matière d'établissement des rapports.
• Jouer un rôle de relais, en assurant la liaison avec les fournisseurs et en proposant des solutions à des problèmes complexes en rapport avec les biens livrés, en faisant preuve d'initiative et en suivant les procédures en vigueur, pour résoudre les problèmes rapidement.
• Collaborer avec les collègues afin de faire en sorte que les activités d'achat s'inscrivent bien dans les programmes plus vastes et d'adopter une démarche concertée pour satisfaire les besoins d'assistance.
• Préparer le plan d’achat du Bureau en début d’année et faire sa revue semestrielle au besoin.
• Créer les POs (Purchase Order) NFIs et Food (food commodity et food Inspection) du Bureau dans WINGS. Ces POs sont élaborés à partir des PRs des différentes unités/ sections (Programme, Admin, Logistique, ICT).
• Analyser toutes les cotations liées aux achats au niveau du Bureau et des Sous bureaux.
• Publier les appels d’offres Services, NFIs et Food et suivi de leur gestion selon les règles et procédures du PAM (mise à jour régulier du tableau des AOs). Mise en place effective du système d'appel d'offres via la plate-forme In-Tend (online tendering).
• Suivre et mettre à jour le Roster des fournisseurs hors In-Tend et via In-tend. Faire approuver la liste des fournisseurs au moins une fois par an.
• Assister à la réunion du Comité d’achat et des contrats et tenir les procès-verbaux dudit Comité.
• Suivre et gérer les contrats d'achats locaux de denrées alimentaires (riz, blé, sel, etc.)
• Servir de Point focal au niveau de l’Unité des Achats pour les dossiers de transferts monétaires (Cash Based Transferts CBT). Lancement des appels d’offres, identification des détaillants /grossistes, élaboration des contrats, participation aux missions d’investigation et participation aux réunions du groupe de travail CBT au niveau du Bureau.
• Gérer une équipe, en prodiguant des conseils et des orientations et en dispensant des formations, pour s'assurer que les objectifs individuels et collectifs sont atteints conformément aux normes et délais convenus.
• Appliquer les pratiques standard de préparation aux situations d’urgence pour aider le PAM à intervenir rapidement, à acheminer les produits alimentaires et à déployer les ressources nécessaires dans les zones touchées dès le début des crises.

QUALIFICATION & NIVEAU D’EXPERIENCE REQUIS:

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