Administration Assistant (Inventory) G5

WFP celebrates and embraces diversity. It is committed to the principle of equal employment opportunity for all its employees and encourages qualified candidates to apply irrespective of race, colour, national origin, ethnic or social background, genetic information, gender, gender identity and/or expression, sexual orientation, religion or belief, HIV status or disability.

A PROPOS DU PAM

Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. Le PAM œuvre pour un monde où chaque homme, femme et enfant a accès en permanence à suffisamment de nourriture pour mener une vie saine et active.

CONTEXTE ORGANISATIONEL

Ces emplois se trouvent dans les bureaux des pays (COs), les Bureaux régionaux (RBs) et le Siège (HQ). Les titulaires de postes relèvent d'un responsable d'unité, d'un chef d'administration ou d'une personne désignée. À ce niveau, on s'attend à ce que les titulaires de poste assument la responsabilité de l'achèvement d'une gamme de processus et d'activités nécessitant une certaine interprétation des directives / pratiques standard. Les titulaires d'emplois sont en mesure de recommander un plan d'action au personnel à divers niveaux et peuvent allouer des tâches à d'autres employés de soutien.

DESCRIPTION DU POSTE

Responsable de la réception, de l'inspection, de l’étiquetage, d’enregistrement et création de la note de réception des marchandises (GRN) dans WINGS/GEMS.

RESPONSABILITÉS CLES (non exhaustives)

• S’assurer, pour les immobilisations, que le numéro d'immobilisation (AMR) existe et est lié au numéro d'équipement (EMR).
• S'assurer que les actifs sont créés avec des valeurs correctes conformément au bon de commande (PO).
• Tenir à jour les données dans GEMS afin de refléter l’état réel des actifs
• S’assurer que les immobilisations non utilisées sont stockées dans un endroit sécurisé, verrouillé aux fins de les protéger contre le risque de vol ou de détournement.
• Obtenir la documentation nécessaire avant l'attribution des actifs aux employés du PAM, avant le prêt ou le transfert des actifs du PAM à d'autres bureaux, aux partenaires, aux entités des Nations Unies, au gouvernement ou aux partenaires coopérants.
• Récupérer les actifs des mains d’utilisateurs lors de leur réaffectation, de leur séparation ou de la fin de la période de prêt et effectuer le changement nécessaire dans le système, GEMS.
• Participer activement aux inventaires physiques
• Fournir au chargé d’administration des informations relatives aux préparatifs des réunions du PSB
• Participer à la mise en œuvre des recommandations du PSB approuvé par l'autorité compétente.
• S'assurer que les immobilisations sont gérées conformément aux exigences telles que l'évaluation et la dépréciation.
• S'assurer que la procédure de demande de création de demande d’achat est suivie par le service demandeur.

4P CAPACITÉS PRINCIPALES D'ORGANISATION

Mission

• Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques : Aide les coéquipiers à énoncer les objectifs stratégiques du WFP.
• Être une force pour un changement positif :Suggère des améliorations potentielles aux processus de travail de l'équipe au superviseur
• Faire de la mission une source d'inspiration pour notre équipe : Explique l'impact des activités du PAM dans les communautés bénéficiaires auprès des coéquipiers.
• Faire connaître notre mission dans les actions quotidiennes : Explique comment les responsabilités de l'unité serviront à la mission du PAM.

Equipe

• Rechercher des moyens de renforcer les compétences des gens : Forme les coéquipiers juniors sur de nouvelles compétences et capacités.
• Créer une culture inclusive : Cherchent des occasions de travailler avec des gens de différents horizons.
• Developper et fournir une rétroaction constructive : Sert comme un coach de référence pour les collègues dans la même zone de travail.
• Créer un esprit «Je veux» / «Nous ferons» : Poursuit les progrès vers les objectifs et partage cette information de façon régulière avec le superviseur.

Performance

• Encourager l'innovation et les solutions créatives : Explore les moyens d'être systématiquement plus efficaces et précis dans les ses propres domaines de travail et partage de nouvelles méthodes de travail avec ses collègues
• Se concentrer sur l'obtention de résultats: Se concentre sur l'obtention de résultats et suit les tendances des taux d'achèvement pour les tâches propres afin d’identifier les possibilités d'efficacité
• Prendre des engagements et les respecter : Prend la responsabilité de ses propres tâches et informe le superviseur dès que possible des retards éventuels dans le respect des échéances ou des engagements
• Être décisif :Décide indépendamment des mesures à prendre face aux choix critiques en milieu de travail ou dans des situations dangereuses sur le terrain

Partenariat

• Connecter et partager entre les unités du PAM: Suggère des possibilités de partenariat avec d'autres unités au superviseur.
• Établir des partenariats externes solides : Identifie les occasions de travailler avec des collègues et des partenaires sur le terrain vers des objectifs communs
• Être politiquement agile et adaptable : Comprend la valeur des équipes du PAM et des partenaires externes dans la réalisation des buts et objectifs de l'équipe.
• Comprendre la valeur que le PAM apporte aux partenaires: Aligne ses propres activités avec les priorités du superviseur pour répondre aux besoins des partenaires internes et externes

CAPACITÉS FONCTIONNELLES

Nom de la capacité	Description du comportement attendu pour le niveau de compétence
Services de soutien aux entreprises et rapports	Présente la capacité de transcrire les plans d'affaires en actions claires pour les membres de l'équipe pour appuyer la mise en œuvre du programme. Collecte et rapporte des données pour tirer des enseignements fondés sur des faits.
Contrôles internes et gestion des risques	Démontre des connaissances de base sur les contrôles internes, la gestion des risques et les mécanismes de surveillance et leur applicabilité aux activités critiques du client immédiat.
Gestion des ressources	Surveille les tendances en matière de dotation et d'utilisation des ressources pour anticiper et accroître les problèmes potentiels pour les responsables de programmes et les clients clés.
Connaissances spécialisées dans les services administratifs	Démontre une connaissance approfondie ou spécialisée des meilleures pratiques, techniques et processus de l'administration, et une bonne compréhension des normes, des processus et des infrastructures du PAM dans le domaine de responsabilité; Applique ceci pour assurer la prestation de services administratifs efficaces et efficaces.

QUALIFICATIONS MINIMALES STANDARD

Education:	Avoir au moins une Licence en administration ou tout autre diplome pertinent.
Langue:	Maîtrise de la communication orale et écrite en francais. Bonne connaissance de l'anglais souhaitée

Experience: Au moins une experience professionnelle de cinq (05) ans dans le domaine exigée

QUALIFICATIONS REQUISES POUR L'ENTRÉE DANS CE RÔLE

• A démontré sa capacité à exécuter toutes les activités administratives de routine en accord avec les normes d'exploitation du PAM au jour le jour
• A soutenu l'élaboration de conseils ad hoc pour les nouveaux membres du personnel

MODALITÉS ET CONDITIONS D'EMPLOI

Type de contrat : « Fixed-term »
Lieu d'Affectation : Ouagadougou
Durée : Un an renouvelable
Être de nationalité burkinabè ou avoir un permis de travail valide au Burkina
Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

DATE DE FIN D'AFFICHAGE

Delai d'application: 21 mai 2023

WFP has a zero-tolerance approach to conduct such as fraud, sexual exploitation and abuse, sexual harassment, abuse of authority and discrimination. All selected candidates will be expected to adhere to WFP’s standards of conduct and will therefore undergo rigorous background verification internally or through third parties. Selected candidates will also be required to provide additional information as part of the verification exercise. Misrepresentation of information provided during the recruitment process may lead to disqualification or termination of employment

WFP will not request payment at any stage of the recruitment process including at the offer stage. Any requests for payment should be refused and reported to local law enforcement authorities for appropriate action.

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