Asistente de Apoyo Operativo (BSA) SC5

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El WFP busca candidatos de la más alta integridad y profesionalismo que compartan nuestros principios humanitarios. La selección de personal se realiza sobre una base competitiva y estamos comprometidos a promover la diversidad y el equilibrio de género

CALIFICACIONES MINIMAS ESTANDAR

Educación

• Título universitario en Administración, Contabilidad, Desarrollo/Gestión de Proyectos, Ciencias Sociales o afines.

Experiencia

• Mínimo 3 años de experiencia laboral en el sector público o privado en desarrollo de actividades administrativas, contables o financieras y/o de asistencia a proyectos.
• Mínimo un año en el sector humanitario.

Competencias:

• Servicios de apoyo operativo y elaboración de informes.
• Controles internos y gestión de riesgos en el ámbito de la administración y la ingeniería.
• Gestión de los recursos en el ámbito de la administración y la ingeniería.
• Conocimientos especializados en servicios administrativos.
• Atención prioritaria al cliente.

Idiomas

• Dominio hablado y escrito del español. Deseable nivel intermedio de inglés.

CONTEXTO ORGANIZACIONAL

El Programa Mundial de Alimentos (WFP, por sus siglas en inglés) es la organización humanitaria líder que salva vidas y cambia vidas, brindando asistencia alimentaria en emergencias y trabajando con las comunidades para mejorar la nutrición y crear resiliencia, asistiendo cada año a 97 millones de personas en 88 países. En Venezuela WFP brinda asistencia alimentaria a aproximadamente 200,000 personas a través de un programa de comidas escolares, con la meta de alcanzar a 1.5 millones de personas en zonas de mayor incidencia de inseguridad alimentaria para finales de 2023.

PROPÓSITO DEL CARGO

Dentro de la Unidad de Administración y Programas de WFP Venezuela, el Business Support Assistant estará a cargo de apoyar la gestión y coordinación de las actividades administrativas y financieras que faciliten el desarrollo de objetivos de WFP en la oficina de terreno manteniendo el enlace con la oficina en Caracas.

RESPONSABILIDADES DEL CARGO

1. Proveer funciones de apoyo para la gestión de proyectos y apoyo general de oficina en conformidad con los objetivos establecidos y las políticas y procedimientos de WFP.
2. Responder a consultas proporcionando orientación oportuna y precisa, y remitirlas, cuando proceda, a los niveles superiores y otras unidades, con el fin de prestar un servicio oportuno y correcto a los clientes.
3. Prestar apoyo al procesamiento y gestión de tareas administrativas y financieras ordinarias, en diversas esferas funcionales, para contribuir a la gestión eficaz y oportuna de los recursos.
4. Encargarse del mantenimiento de los sistemas y archivos estándar establecidos para garantizar que la información sea precisa y esté fácilmente disponible para la función de que se trate.
5. Gestionar y mantener registros y bases de datos de planes y solicitudes de compras, viajes, proyecciones presupuestarias de eventos y viajes, y otros temas administrativos, para velar por que la información esté bien organizada y el personal pueda acceder fácilmente a ella.
6. Mantener relaciones con una amplia gama de personas internas y externas a través de la provisión de apoyo operativo para ayudar en el intercambio de información y la prestación de servicios al personal.
7. Encargarse de la integridad de los datos para facilitar la disponibilidad de información precisa en los sistemas institucionales.
8. Desarrollar transacciones de solicitudes de compra, órdenes de compra menores, recibos de compra, registro de socios implementadores y proveedores, viajes, y registro de facturas en los sistemas corporativos de WFP, dando seguimiento a las transacciones de aprobación en los niveles correspondientes.• Realizar MPOs.
9. Hacer gestiones de vuelos para viajes, canalizando con la unidad correspondiente.
10. Contribuir a la mejora de los procedimientos y procesos operativos, y a la elaboración de planes, notas de archivo, informes y correspondencia, en consonancia con las directrices establecidas.
11. Proporcionar orientación sobre métodos y prácticas ordinarios de apoyo operativo a los colegas menos experimentados para velar por que los servicios se presten de forma coherente y de acuerdo con los requisitos establecidos.
12. Trabajar con una gran variedad de personas, recabando retroinformación, cuando proceda, para ayudar en la prestación de apoyo operativo al personal.
13. Apoyar la implementación y seguimiento de normas de salud y seguridad ocupacional.
14. Coordinar con personal de programas en oficina central y/o terreno, según ubicación del puesto, la definición, orientación y gestión (en caso de que corresponda) de necesidades de: mobiliario, equipos y útiles de oficina; seguimiento a inventario de activos.
15. Coordinar y monitorear solicitudes y autorizaciones para uso movimientos de vehículo institucional y mantenimiento de este, según las reglas de PMA, canalizar solicitudes y orientaciones de movilización de vehículos con el supervisor correspondiente y coordinador de flota central.
16. Efectuar otras actividades requeridas a solicitud del supervisor y que estén en línea con la finalidad del cargo.

MARCO DE LIDERAZGO

Liderar con el ejemplo y con integridad	Defender los valores y principios de WFP: Demonstrar los valores y principios de WFP.	Respetar a los demás y valorar la diversidad: Valorar la diversidad mediante el uso de un lenguaje diverso e inclusivo.	Mantener la concentración y la calma bajo presión: Mantener la concentración y la calma bajo presión.	Demostrar humildad y voluntad de aprendizaje: Mostrar humildad, voluntad de aprender y compartir conocimientos; solicitar la opinión de los demás y actuar en consecuencia; y aprovechar oportunidades de desarrollo.
Generación de resultados y cumplimiento de compromisos	Generar resultados de máximo impacto: Hacerse responsable de las consecuencias de resultados.	Delegar tareas de forma apropiada: Solicitar orientación y ayuda cuando sea necesario.	Adaptarse fácilmente al cambio: Adaptarse fácilmente a los cambios y ajustar el trabajo según las necesidades,
Fomentar el trabajo en equipo inclusivo y colaborativo	Practicar la inclusión y colaboración: Fomentar el trabajo en equipo, compartir ideas y plantear problemas abiertamente.	Aportar críticas constructivas y oportunas: Aportar críticas constructivas y oportunas a los demás.	Construir y compartir nuevas perspectivas: Prestar atención a los demás y compartir puntos de vista.
Uso de pensamiento estratégico	Comunicar y cumplir la visión del WFP: Adoptar la visión del WFP y el impacto que esta tiene sobre su propio cargo.	Alentar la curiosidad y los nuevos métodos de trabajo: Mostrar curiosidad y adoptar nuevos métodos de trabajo cuando sea pertinente.	Analizar y evaluar los datos: Recopilar datos y compartir conocimientos para guiar las actividades del equipo.	Tener en cuenta las consecuencias de cualquier decisión: Hacer preguntas para comprender el impacto de las decisiones en sus objetivos.
Establecimiento y mantenimiento de asociaciones sostenibles	Establecimiento de asociaciones: Comportarse de forma profesional con socios externos.	Colaborar para lograr objetivos comunes: Trabajar con socios para lograr objetivos comunes.

TERMINOS Y CONDICIONES

TÍTULO: Asistente de Apoyo Operativo (BSA)
TIPO DE CONTRATO: Service Contract
UNIDAD / DIVISIÓN: Admin
ESTACIÓN DE SERVICIO (ciudad, país): Barcelona, Venezuela
DURACIÓN: 12 meses

Sólo los candidatos calificados preseleccionados recibirán una notificación

Esta vacante está disponible solo para ciudadanos y/o residentes de la República Bolivariana de Venezuela con permiso de trabajo permanente.

Las personas cuyos servicios se contratan en el marco del SC (“titulares del SC”) no son miembros del personal del WFP y sus condiciones de empleo no se rigen por el Estatuto y Reglamento del Personal de la FAO. Este contrato no conlleva ninguna expectativa de extensión o renovación.

FECHA LIMITE PARA APLICAR

Publicación disponible hasta el 09.05.2023

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Se invita especialmente a las candidatas femeninas cualificadas a que realicen su postulación

El WFP no tolera la discriminación y no discrimina por motivos de raza, sexo, color, grupo étnico, edad, orientación sexual, otra afiliación o estado de VIH / SIDA.

No se ofrecerá ningún tipo de contrato a los miembros del Comité Asesor de las Naciones Unidas para Asuntos Administrativos y de Presupuesto (CCAAP), la Comisión de Administración Pública Internacional (CAPI), el Comité de Finanzas de la FAO, el Auditor Externo del WFP, el Comité de Auditoría del WFP, la Dependencia Común de Inspección ( JIU) u otros organismos similares dentro del sistema de las Naciones Unidas con responsabilidades de supervisión sobre el WFP, tanto durante su servicio como dentro de los tres años posteriores a su cese

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