Logistics Assistant (Invoicing) SC5 Bureau Pays Niamey

WFP seeks candidates of the highest integrity and professionalism who share our humanitarian principles.

Selection of staff is made on a competitive basis, and we are committed to promoting diversity and gender balance.

A PROPOS DU PAM

Le Programme Alimentaire Mondial des Nations Unies est la plus grande organisation humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. Au Niger, le PAM répond aux besoins des femmes, hommes, garçons et filles pauvres depuis 1968. Nous travaillons pour atteindre l’objectif faim Zéro d’ici 2030 en soutenant les efforts du gouvernement et des communautés sur deux fronts, sauver des vies et changer les vies.

Pour sauver des vies nous intervenons dans les zones de crise. Nous sommes présents dans le bassin du lac Tchad où les violences liées au conflit avec Boko Haram ont engendré le déplacement de milliers de personnes. Cette crise a déstabilisé la région de Diffa au Niger, précipitant aussi les populations locales dans une grande vulnérabilité. La frontière avec le Mali fait également l’objet d’une instabilité croissante. Le PAM fournit une assistance alimentaire dans ces zones pour venir en aide aux victimes des conflits, les réfugiés, déplacés, retournés et les populations locales hôtes.

Pour changer les vies, le PAM travaille à travers tout le Niger afin que les populations deviennent plus résistantes aux chocs, notamment climatiques, qui menacent les capacités agricoles et les moyens de subsistance des nigériens les plus vulnérables. Notre paquet d’activités intégrées couvre la nutrition, les cantines scolaires et l’assistance technique pour la récupération des terres. Le PAM achète une partie de ses vivres localement et auprès des petits producteurs pour redynamiser l’économie nationale et locale. Nous mettons l’accent sur le renforcement des capacités du gouvernement et des communautés dans ce pays frappé par des chocs répétés. Ainsi, les populations parviennent à briser le cercle vicieux de la pauvreté et à envisager l’avenir sous un meilleur jour.

Le PAM gère les services aériens humanitaires des Nations Unies, UNHAS. Certaines régions sont éloignées de la capitale. Grâce à ses appareils, UNHAS permet à l’ensemble du personnel humanitaire présent au Niger d’atteindre rapidement et en toute sécurité le lieu des opérations humanitaires. Cela contribue à atteindre les personnes vulnérables, même dans les zones les plus difficiles d’accès.

Des études indépendantes ont démontré que les interventions du PAM au Niger portent leurs fruits. Ces résultats nous confirment que nos efforts menés en appui au gouvernement contribuent, avec le soutien de nos bailleurs, à accompagner le développement du Niger.

CONTEXTE ORGANISATIONEL

Ces emplois se trouvent au Siège (HQ), dans les Bureaux régionaux (BRs) et dans les bureaux de pays (COs) et les bureaux régionaux / de terrain. Les titulaires de postes doivent faire rapport au chargé(e) logistique, au chef d'unité ou au représentant désigné.

À ce niveau, les titulaires de postes devraient assumer la responsabilité de l'achèvement d'un éventail de processus et d'activités nécessitant une certaine interprétation des directives / pratiques standard pour toutes les modalités d'assistance du PAM et des services communs de logistique. Les titulaires de postes sont en mesure de recommander un plan d'action au personnel à divers niveaux et peuvent allouer des tâches à d'autres employés de soutien.

DESCRIPTION DU POSTE

Mettre en œuvre des processus et des activités normalisés de logistique / chaîne d'approvisionnement bien définis afin de permettre une livraison efficace de biens et de services pour toutes les modalités de livraison

RESPONSABILITÉS CLES (non exhaustives)

1. Réceptionner les factures et paiements internes et les encoder afin de produire les factures CTS (Invoicing tool);
2. Etablir les SES logistiques en Wings ;
3. Participer à la gestion mensuelle des fonds à travers l’identification de committment ouverts ou à travers l’apurement des GR IR ;
4. Contrôler la cohérence et la précision de l’information préalablement à l’encodage en accord avec les procédures du PAM ;
5. Contrôler les factures et paiements internes par rapport à la documentation requise par le PAM en matière administrative et financière (Lettres de voiture, rapport de déchargement/chargement, rapports de magasins, rapports de distribution, bons de réception conforme, rapports LESS, rapports superintendant, rapports de reconditionnement / avaries, contrats) ;
6. Assurer le contrôle méticuleux des paiements avant la transmission des factures ou paiements internes au superviseur pour la validation ;
7. Rapporter les erreurs, omissions, et/ou anomalies au superviseur, sans attente, dès le constat de celles-ci ;
8. Assurer et suivre la procédure dès la réception des documents jusqu’au paiement et réconcilier les paiements avec le service financier ;
9. Assister les Finances concernant les codes comptables FTC pour tous documents de paiement;
10. Archiver tous les dossiers relatifs au FTC et les identifier comme conformes une fois la réconciliation effectuée avec le service des finances et permettre à tout moment de remonter l’information ;

1. Travailler en étroite collaboration avec les Finances et la section Commodity Acccounting;
2. Assurer le reporting régulièrement selon le calendrier établi ;
3. Préparer les prévisions de fonds pour assurer le bon déroulement des opérations et les soumettre dans le délai imparti au Logistics officer ;
4. Préparer les paiements des frais de commission des prestataires CBT ;
5. Assurer le suivi et la réconciliation des distributions des coupons électroniques par le PAM ou des distributions cash direct aux bénéficiaires,
6. Etablir les montants à rembourser aux commerçants contractualisés ou les frais de commission à rembourser aux prestataires de services financiers.
7. Participer au groupe de travail du Cash & Vouchers (CBT) et à d’autres réunions avec des partenaires
8. Assurer la mise en œuvre et l’utilisation des outils numériques disponibles pour la gestion du Supply Chain CBT (SCOPE, ROC, et Tableaux de bord).
9. Accomplir toute autre tâche assignée par la hiérarchie

FONCTIONS ADDITIONNELLES SPECIFIQUES

1. Mettre en place une base des données pour le suivi des factures logistiques et la mettre à jour régulièrement.
2. Participer à la conception des budgets de la logistique et à leurs révisions.
3. Préparer la fiche individuelle d’évaluation de transporteur après chaque opération.
4. En cas d’absence, remplacement de l’assistante logistique en charge du LTSH, Overland, et prise en charge de création de PO, traitement des factures Overland, avis d’arrivée.
5. Toutes autres tâches demandées par le superviseur.

4P CAPACITÉS PRINCIPALES D'ORGANISATION

Mission

• Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques : Aide les coéquipiers à énoncer les objectifs stratégiques du WFP.
• Être une force pour un changement positif :Suggère des améliorations potentielles aux processus de travail de l'équipe au superviseur
• Faire de la mission une source d'inspiration pour notre équipe : Explique l'impact des activités du PAM dans les communautés bénéficiaires auprès des coéquipiers.
• Faire connaître notre mission dans les actions quotidiennes : Explique comment les responsabilités de l'unité serviront à la mission du PAM.

Equipe

• Rechercher des moyens de renforcer les compétences des gens : Forme les coéquipiers juniors sur de nouvelles compétences et capacités.
• Créer une culture inclusive : Cherchent des occasions de travailler avec des gens de différents horizons.
• Developper et fournir une rétroaction constructive : Sert comme un coach de référence pour les collègues dans la même zone de travail.
• Créer un esprit «Je veux» / «Nous ferons» : Poursuit les progrès vers les objectifs et partage cette information de façon régulière avec le superviseur.

Performance

• Encourager l'innovation et les solutions créatives : Explore les moyens d'être systématiquement plus efficaces et précis dans les ses propres domaines de travail et partage de nouvelles méthodes de travail avec ses collègues
• Se concentrer sur l'obtention de résultats: Se concentre sur l'obtention de résultats et suit les tendances des taux d'achèvement pour les tâches propres afin d’identifier les possibilités d'efficacité
• Prendre des engagements et les respecter : Prend la responsabilité de ses propres tâches et informe le superviseur dès que possible des retards éventuels dans le respect des échéances ou des engagements
• Être décisif :Décide indépendamment des mesures à prendre face aux choix critiques en milieu de travail ou dans des situations dangereuses sur le terrain

Partenariat

• Connecter et partager entre les unités du PAM: Suggère des possibilités de partenariat avec d'autres unités au superviseur.
• Établir des partenariats externes solides : Identifie les occasions de travailler avec des collègues et des partenaires sur le terrain vers des objectifs communs
• Être politiquement agile et adaptable : Comprend la valeur des équipes du PAM et des partenaires externes dans la réalisation des buts et objectifs de l'équipe.
• Comprendre la valeur que le PAM apporte aux partenaires: Aligne ses propres activités avec les priorités du superviseur pour répondre aux besoins des partenaires internes et externes

CAPACITÉS FONCTIONNELLES

QUALIFICATIONS MINIMALES STANDARD

QUALIFICATIONS REQUISES POUR L'ENTRÉE DANS CE RÔLE

· Expérience utilisant des systèmes d'entreprise pour surveiller les envois en cours, les renseignements sur les pipelines, les demandes d'indemnisation et les stocks alimentaires.

· Expérience en analyse des données (sur les matières premières, fonds, etc.) et rédaction des rapports.

· Expérience dans la mesure du rendement des prestataires de services par rapport aux ICP établis.

· Expérience dans l'aide à la préparation de la documentation contractuelle.

· Expérience en matière de soutien technique aux entreprises dans les systèmes d'entreprise.

MODALITÉS ET CONDITIONS D'EMPLOI

Le PAM offre des opportunités égales à tous.

Le PAM est engagé à promouvoir une culture de travail dans laquelle chaque employé (e) comprend, et est en mesure de mener à bien ses responsabilités professionnelles et maintenir la dignité des collègues de travail. Le PAM offre des opportunités de carrière pour ses employés et les accompagne dans leur développement professionnel avec des actions de formations et d’apprentissages continues.

Également Le PAM est déterminé à créer et maintenir sur le lieu de travail un climat harmonieux, fondé sur le respect mutuel et la compréhension, exempt de discrimination, de harcèlement, de harcèlement sexuel et d’abus d’autorité et respectueux de la diversité. Le PAM s’est engagé dans la diversité et l’inclusion dans son effectif et encourage les candidatures féminines et masculines qualifiés de tous les milieux religieux et ethniques à faire leur demande. Le PAM a une tolérance zéro pour la discrimination et ne fait pas de discrimination en fonction du statut du VIH/SIDA.

Enfin, le PAM cherche à promouvoir l'égalité des sexes et l'autonomisation des femmes et est certain que sa mission de lutte contre la faim dans le monde ne peut être atteinte que si les femmes, les hommes, les filles et les garçons ont des chances égales en matière d'accès aux ressources et aux services ainsi qu’à la participation à des rôles de prise de décision.

Durée du contrat : 1 an (renouvelable)

Rémunération : selon la grille du PAM / Nations Unies

Éligibilité : Cet avis est ouvert aux candidats de nationalité nigérienne.

Rémunération : Le salaire brut mensuel pour ce grade varie de 633 105 FCFA à 1 045 825 FCFA selon les procédures en vigueur .

Éligibilité : Cet avis est ouvert aux candidats de nationalité nigérienne.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Le PAM est un employeur de choix pour les femmes. Nous apprécions vos contributions et sommes sensibles à vos besoins.

MODALITES ET CONDITIONS D'EMPLOI

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.

Si vous n'avez pas de nos nouvelles dans les 2 mois qui suivent, veuillez considérer que votre candidature n'a pas été retenue pour ce poste

Délai de soumission : 11 Mai 2023

Les dossiers doivent être envoyés uniquement en ligne à travers le système de recrutement en ligne du PAM.

Female applicants and qualified applicants from developing countries are especially encouraged to apply

WFP has zero tolerance for discrimination and does not discriminate on the basis of HIV/AIDS status.

No appointment under any kind of contract will be offered to members of the UN Advisory Committee on Administrative and Budgetary Questions (ACABQ), International Civil Service Commission (ICSC), FAO Finance Committee, WFP External Auditor, WFP Audit Committee, Joint Inspection Unit (JIU) and other similar bodies within the United Nations system with oversight responsibilities over WFP, both during their service and within three years of ceasing that service.

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