ASSISTANT(E) LOGISTIQUE – KANKAN/G4

Cadre Organisationnel

Le titulaire de ce poste doit être capable de montrer un sens de responsabilité et d’initiative à répondre de manière indépendante aux thématiques diverses sur la base des directives générales. Il 'utilisera le bon sens pour faire face aux imprévus qui surviendront quotidiennement.

Le titulaire gèrera une petite équipe d’Assistant Magasinier et de manutentionnaires qu’il supervisera et formera, afin d’améliorer continuellement le niveau du service rendu.

But Recherché :

Fournir un appui spécialisé pour une planification des activités de logistique/chaîne d'approvisionnement standard, afin de permettre un service efficace dans la modalité de livraison dans le Magasin du PAM et le logiciel de gestion (LESS).

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES:

Sous la supervision directe du Chef du Bureau de Terrain, et la supervision technique du Responsable de la Chaîne d’Approvisionnement, le titulaire du poste aura les responsabilités suivantes :

• Participer à la planification des besoins en vivres du sous-Bureau en pourvoyant les données de livraisons antérieures (sur demande du chef de sous-Bureau).
• Procéder à la planification du transport dans le logiciel de gestion (LESS) en se basant sur les contrats signés par le Directeur pays.
• Préparer les demandes de Commande d'affiches de transport (TPO) selon les notes de mise à disposition des denrées (Food Release Note) données par le programme et soumettre au bureau pays
• Suivre l’exécution correcte des transports ou plans de chargement, et ressortir toute différence ou anomalies rencontrées à ce niveau.
• Veiller à la réception correcte des vivres destinés au Bureau de Terrain en provenance de Conakry, de l’extérieur ou d’un autre bureau de terrain.
• Suivre auprès du comité de transport l’évaluation des transporteurs au niveau du sous-Bureau et soumettre le fichier au bureau de pays pour une éventuelle consolidation.
• Faire des réceptions dans le système de gestion (LESS), confirmer les services rendus de transports et autres services Logistiques
• Préparer les notes au dossier (NFR) sur les éventuelles différences entre les dispaches et les réceptions (avec approbation du chef de sous-Bureau) avant de soumettre au bureau pays pour la validation.
• Veiller à la qualité des vivres dans le magasin en prenant les dispositions nécessaires pour éviter la péremption et prévenir tous les risques d’infestation et de détérioration de la qualité.
• Participer à l’inventaire physique du mois, dans les magasins du bureau où il y a des stocks, faire un rapport narratif sur les inventaires physiques du mois après consolidation de toutes les données.
• Ressortir les cas d’infestations, de différences de stock et autres remarques particulières sur les conditions de stockage dans le narratif, et envoyer au bureau de pays pour validation et consolidation.
• Planifier les dépenses de la manutention (achat de matériels de manutention, frais de manutention pour des cas spécifiques dépassant la capacité de la petite caisse du Bureau).
• Assurer le minimum de services aux partenaires humanitaires dans le cadre du cluster leader ou des relations de partenariat avec les humanitaires et l’état (au niveau du sous-Bureau).
• Procéder au contrôle interne (inventaire physique inopiné) et assurer le respect des procédures et principes de gestion en vigueur dans les entrepôts du sous-bureau.
• Former, orienter et évaluer le staff sous sa supervision (Magasinier, Assistant Magasinier, pointeur).
• Superviser les opérations aériennes à Kankan en se référant aux instructions et directives de l’Unité UNHAS du Bureau Pays ;
• Suivre et coordonner les achats locaux des vivres en collaboration avec l’unité Procurement du Bureau du pays et veiller à l’exécution correcte des contrats.
• Procéder à l’identification des fournisseurs et prestataires logistiques pour la mise à jour des listes restreintes.
• Faire toute autre tâche demandée par le superviseur.

QUALIFICATIONS MINIMALES REQUISES

Education :

Avoir un diplôme d’études secondaires, avec un certificat post-secondaire dans les domaines du transport, de la logistique, de la gestion de stock, de l’approvisionnement ou tout autre diplôme équivalent.

Expérience :

• Avoir 4 ans d’expérience de travail dont au moins 2 dans les domaines de la logistique, la gestion de stock ou l’approvisionnement
• Avoir de l’expérience dans l'administration des contrats de prestataires de services.
• Avoir de l’expérience dans la compilation de la documentation contractuelle.
• Avoir de l’expérience dans l'exécution des contrats.
• Avoir de l’expérience en matière de suivi budgétaire et de rapports.

Compétences et connaissances souhaitées :

Les compétences de travail en équipe, communication, valeurs éthiques, relations interpersonnelles, résistance au stress requises pour les meilleurs candidats.

Maitrise de l’outil informatique (MS Office et logiciels de gestion logistique). Aptitude à gérer un gros volume de travail avec rapidité et précision en tenant compte des contraintes de temps.

Langue:

Maîtrise du français. La connaissance de l'anglais serait un atout.

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