Asistente de Programas (Adm.)

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El PMA busca candidatos de la más alta integridad y profesionalismo que compartan nuestros principios humanitarios.
La selección de personal se realiza sobre una base competitiva y estamos comprometidos a promover la diversidad y el equilibrio de género.

SOBRE EL PMA

El Programa Mundial de Alimentos de las Naciones Unidas es la agencia humanitaria más grande del mundo que lucha contra el hambre en todo el mundo. La misión del PMA es ayudar al mundo a lograr el Hambre Cero en el mundo. Todos los días, el PMA trabaja en todo el mundo para garantizar que ningún niño se acueste con hambre y que los más pobres y vulnerables, en particular las mujeres y los niños, puedan acceder a los alimentos nutritivos que necesitan.

CUALIFICACIONES MÍNIMAS

Nacionalidad boliviana o extranjero/a con residencia legal en Bolivia (permiso para trabajar vigente al momento de postulación).

Formación:

Estudios universitarios en áreas relacionadas con Administración de Empresas, Ingeniería Comercial, Contaduría y/o áreas relacionadas.

Experiencia

3 años de experiencia mínima en funciones de soporte.

Experiencia de al menos 3 años en tareas administrativas de carácter general.

Experiencia en manejo de bases de datos, al menos 2 años.

Experiencia de trabajo en Organismos internacionales, especialmente Naciones Unidas será valorado.

Conocimientos:

Conocimiento de paquetes de computación (MS Office).

Manejo de sistema SAP.

Conocimiento intermedio del idioma inglés.

RESPONSABILIDADES PRINCIPALES (lista indicativa y no exhaustiva)

• Realizar el manejo de información de participantes y beneficiarios de las intervenciones en curso (bases de datos).
• Apoyar en la organización de información y documentación requerida para distribuciones de CBT.
• Organizar el registro digital y físico de la documentación de las intervenciones, respaldos y otra generada durante el proceso.
• Realizar conciliaciones de uso de CBT, de acuerdo a requerimiento.
• Realizar diversos procesos administrativos y operativos relacionados a la implementación de las actividades del Plan Estratégico de País (CSP), en cumplimiento con las políticas y directrices del PMA.
• Realizar diferentes registros en el sistema relacionados a la ejecución de los proyectos o actividades (GRN/SES).
• Recopilar insumos para cumplir con los requerimientos de información de las distintas plataformas corporativas y de los reportes oficiales de la oficina.
• Apoyar en la organización logística de talleres, seminarios, viajes, reservas de vuelos y hoteles, security clerance y requerimiento de materiales y otros.
• Realizar los registros correspondientes en el sistema (WINGS) cuando sea necesario.
• Realizar procesos de viajes para la unidad de Programas asegurando que se sigan las normas y lineamientos del PMA.
• Mantener al día el archivo de todos los procesos administrativos de la unidad.
• Preparar borradores de correspondencia, escaneado de documentos y envío de correspondencia
• Apoyo en la identificación de proveedores y otros procesos complementarios para compras menores.
• Apoyo en misiones de campo a requerimiento.
• Desempeñar otras funciones relacionadas a la unidad a requerimiento.

ORGANIZATIONAL CONTEXT

These jobs are found in Country Offices (COs), Regional Bureaux (RBs), and Headquarters (HQ). Job holders may either perform administrative support functions in the front office and report to the Business Support Associate, or provide administrative support to team(s) with the reporting line to the relevant Head of Unit, Chief, or the designate. In cases where these positions support a specific business stream, the reporting line may be to the relevant Head of Unit, Chief, or the designate.
At this level, work is carried out under minimal supervision. Job holders are expected to produce organised and accurate work, undertaking specific business support activities. They may offer guidance on standard practices to more junior staff in their area of work.

JOB PURPOSE

To deliver standard business support processes for a specific professional area of work, to facilitate effective service delivery.

4Ps CORE ORGANISATIONAL CAPABILITIES

Proposito

• SeR una fuerza para el cambio positivo: sugiere al supervisor posibles mejoras en los procesos de trabajo del equipo.
• Hacer visible nuestra misión en las acciones cotidianas: Articula cómo las responsabilidades de la propia unidad servirán a la misión del PMA.

Personas

• Crear una cultura inclusiva: busca oportunidades para trabajar con personas de diferentes orígenes.
• Cree un espíritu de "Lo haré"/"Lo haremos": realiza un seguimiento del progreso hacia las metas y comparte esta información de forma regular con el supervisor.

Desempeño

• Fomentar la innovación y las soluciones creativas: explora formas de ser más eficiente y preciso de manera consistente en sus propias áreas de trabajo y comparte nuevos métodos de trabajo con colegas.
• Hacer compromisos y cumplir con los compromisos: asume la responsabilidad de sus propias tareas y notifica al supervisor lo antes posible sobre posibles retrasos en el cumplimiento de los plazos o compromisos.

Alianzas

• Conéctese y comparta entre las unidades del PMA: sugiere oportunidades para asociarse con otras unidades al supervisor.
• Sea políticamente ágil y adaptable: desarrolla una comprensión del valor de los equipos del PMA y los socios externos en el cumplimiento de las metas y objetivos del equipo.

FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO

• Habilidad para mantener registros precisos y exactos;
• Capacidad para manejar trabajo específico, de gran volumen, de forma rápida y precisa bajo presión; y
• Cortesía, tacto y la capacidad de trabajar de forma eficiente con personas de diferentes nacionalidades y culturas.

FECHA LIMITE DE POSTULACIÓN

Las aplicaciones serán recibidas hasta el 30 de abril del año en curso.

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“El PMA se ha comprometido a disponer de un entorno de trabajo inclusivo en el que se valore la diversidad, y tiene tolerancia cero ante cualquier tipo de discriminación”
El PMA no discrimina por motivos de VIH / SIDA.

El PMA no solicitará el pago en ninguna etapa del proceso de contratación, incluida la etapa de la oferta. Cualquier solicitud de pago debe ser rechazada e informada a las autoridades locales encargadas de hacer cumplir la ley para que tomen las medidas correspondientes.

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