Assistants (es) Administratifs (ves) SC 5 – Bria & Paoua

BACKGROUND ET BUT DE L’AFFECTATION:

Sous la supervision directe du chef de bureau de terrain, avec la supervision technique de l’unité des Finances et de l’Administration du PAM, l’Assistant (e) Administratif (e) effectuera, entre autres, les tâches suivantes :

RESPONSABILITÉS : (pas tout compris, ni exhaustif) :

1. S’assurer de l'utilisation des plateformes en ligne conformément à la stratégie de normalisation et de numérisation du PAM (booking Hub; Self-Service, WeTravel ).
2. Être le point focal de la Guest house dans la mise à jour régulière de la page en line pour le réservations et l'émission des factures mensuelles et des checklists et des inspections.
3. Maintenir et de veillez à ce que les biens alloués au sous bureau sont bien gérés et mettre les inventaires à jour.
4. Assurer l’approvisionnement/reportage de la disponibilité et de l’utilisation du carburant, des fournitures et d’autres consommables du sous bureau.
5. Assurer la supervision de la flotte des véhicules légers et leur bon fonctionnement sur la base des directives et normes du PAM.
6. Superviser le personnel de soutien et de veillez à la propreté de l’espace du sous bureau et de la Guesthouse,
7. Enregistrer les documents et correspondance au sous bureau et les acheminer aux unités concernées dans le délai ; et mettre en place un système de classement et d’archivage des dossiers.
8. Assister toutes les autres unités du sous bureau dans leurs demandes administratives auprès l’Administration ;
9. Être disponible pour fournir une formation et des directives à l'ensemble du personnel.
10. Être le point focal de la finance et bien gérer les ressources financières
11. Être le point focal en charge de la gestion des ressources humaines
12. En sus de l'ensemble des tâches suscitées, l’Assistant(e) administratif(ve) exécutera toute autre tâche administrative que son superviseur jugera nécessaire de lui confier dans l'intérêt de la mise en œuvre des activités du bureau.

RÉSULTATS ATTENDUS:

1. S’assurer que les installations sont bien maintenues et que le personnel sous supervision sont bien organisés.
2. Mise à jour de tous les documents justificatifs dans le système dans les dossiers partagés en line.
3. Aider le superviseur à fournir des rapports précis et cohérents sur les voyages et d'autres domaines administratifs, selon les besoins.
4. Soutenir le superviseur dans la mise en œuvre des processus de normalisation et de numérisation.
5. Soutenir et former le personnel junior.
6. Capacité à travailler en équipe et dans des situations d'urgence

QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE REQUISES:

Les candidatures féminines sont fortement encouragées !

Le PAM applique une approche politique de tolérance zéro à l’égard de comportements tels que la fraude, l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus de pouvoir et la discrimination. Tous les candidats sélectionnés devront respecter les normes de conduite du PAM et seront donc soumis à des vérifications d’antécédents rigoureux. Une fausse déclaration des informations fournies au cours du processus de recrutement peut entraîner la disqualification ou le licenciement. Le PAM ne demandera aucun paiement à aucun stade du processus de recrutement, y compris au stade de l’offre. Toute demande de paiement doit être refusée et signalée aux autorités du PAM chargées de l’application de la loi pour que des mesures appropriées soient prises.

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