Asistente de Administración – Flota
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El PMA busca candidatos con la máxima integridad y profesionalidad que compartan nuestros principios humanitarios.
La selección del personal se realiza por concurso, y nos comprometemos a promover la diversidad, la discapacidad y
el equilibrio de género.
ABOUT WFP
El Programa Mundial de Alimentos de las Naciones Unidas es la mayor agencia humanitaria del mundo que lucha contra el hambre en todo el mundo. La misión del PMA es ayudar al mundo a alcanzar el Hambre Cero en el transcurso de nuestras vidas. Cada día, el PMA trabaja en todo el mundo para garantizar que ningún niño se acueste con hambre y que los más pobres y vulnerables, especialmente las mujeres y los niños, puedan acceder a los alimentos nutritivos que necesitan.
STANDARD MINIMUM QUALIFICATIONS
Educación:
- Título de Educación Secundaria. Se valorará la presentación de certificado de estudios post secundaria en áreas como administración de empresas, ciencias jurídicas y sociales, finanzas o área relacionada.
Competencias Esenciales:
- Capacidad para preparar y monitorear planes de trabajo.
- Excelentes habilidades de organización.
- Capacidad para utilizar computadoras y conocimiento del paquete office
- Capacidad para manejar un gran volumen de trabajo de forma rápida y precisa con limitaciones de tiempo.
- Capacidad para comprender e implementar leyes fiscales y reglamentos relacionados con vehículos.
- Capacidad para mantener archivos y registros precisos
- Capacidad para trabajar sistemáticamente y manejar material confidencial con discreción.
- Excelentes habilidades comunicación verbal y escrita.
- Capacidad de trabajar armoniosamente como miembro de un equipo.
- Cortesía, tacto y capacidad para trabajar eficazmente con personas de diferentes orígenes nacionales y culturales.
Idiomas:
- Español fluido hablado y escrito (nivel C), nivel al menos intermedio de inglés (nivel B).
ORGANIZATIONAL CONTEXT
Contexto Organizacional y Rol:
El puesto se encuentra en la Unidad de Finanzas y Administración. El/la Asistente de Administración reporta a a la Asociada de Administración y a la Oficial de Finanzas y Administración.
KEY ACCOUNTABILITIES (not all-inclusive)
- Prestar servicios administrativos varios relacionados con la gestión de instalaciones, viajes, vehículos y otros activos.
- Administrar conjuntamente la flota de vehículos del PMA en todo lo relativo a combustible, servicios preventivos y correctivos, gestión de seguros, sistemas de geoposicionamiento, sistema de administración de vehículos (FMS), de compra y trámites de matrículas, venta y disposición de vehículos, registros, reportes, pago de leasing, entre otros.
- Administrar conjuntamente la plataforma para el abastecimiento de combustible.
- Contribuir con la programación de las actividades de los pilotos.
- Ayudar a producir datos y reportes de diverso tipo y compilar y preparar informes para contribuir al suministro de información precisa destinada a la adopción de decisiones informadas.
- Contribuir a la planificación, seguimiento y tramitación de las medidas administrativas relacionadas diversas.
- Apoyar en el desarrollo, actualización y adaptación de los procesos administrativos, apoyando la implementación de los procedimientos operativos.
- Responder a toda una serie de consultas relacionadas con la prestación de servicios administrativos.
- Preparar notas informativas y/o resúmenes para su inclusión en correspondencia e informes; redactar variedad de correspondencia relacionada con asuntos administrativos.
- Proveer apoyo administrativo para gestiones en WINGS como: Creación de PRs y documentos de viaje
DESIRED EXPERIENCES FOR ENTRY INTO THE ROLE
Experiencia:
- Por lo menos cinco años de experiencia en trabajo administrativo que incluya la administración de flotas de vehículos y controles internos para la gestión de riesgos en vehículos y otros activos.
TERMS AND CONDITIONS
Se ofrece Contrato de Servicios en sus siglas en inglés SC Service Contrac. Al nivel SC L5 por un período de seis (6) meses con posibilidades de extensión.
DEADLINE FOR APPLICATIONS
Media noche del martes 04 de abril.
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Se anima especialmente a las mujeres y a los solicitantes cualificados de los países en desarrollo a que presenten su candidatura
El PMA no tolera la discriminación y no discrimina por el estado del VIH/SIDA.
No se ofrecerá ningún nombramiento bajo ningún tipo de contrato a los miembros de la Comisión Consultiva en Asuntos Administrativos y Presupuestarios (CCAAP) de las Naciones Unidas, la Comisión de Administración Pública Internacional (CAPI), el Comité de Finanzas de la FAO, el Auditor Externo del PMA, el Comité de Auditoría del PMA, la Dependencia Común de Inspección (DCI) y otros órganos similares del sistema de las Naciones Unidas con responsabilidades de supervisión sobre el PMA, tanto durante su servicio como en los tres años siguientes a su cese.
