Assistante de Bureau – Voyage /Guest House / Infrastructure
Le PAM recherche des candidats intègres et professionnelles partageant nos principes humanitaires.
La sélection du personnel se fait sur une base concurrentielle et nous nous engageons à promouvoir la diversité et l'équilibre entre les sexes.
Conformément aux politiques en vigueur au sein des Nations Unies, les candidatures féminines sont vivement encouragées
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TITRE DU POSTE : |
Assistant de Bureau – Travel/Guest House/ Infrastructure |
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TYPE DE CONTRAT : NIVEAU : |
SSA 3 |
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UNITÉ/DIVISION : |
Administration |
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POSTE D'AFFECTATION (Ville, Pays) : |
Haïti – Port-au-Prince |
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DURÉE : |
11 mois |
À PROPOS DU PAM :
Le Programme alimentaire mondial des Nations unies est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. La mission du PAM est d'aider le monde à atteindre la faim zéro de notre vivant. Chaque jour, le PAM travaille dans le monde entier pour faire en sorte qu'aucun enfant ne se couche le ventre vide et que les plus pauvres et les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, puissent avoir accès aux aliments nutritifs dont ils ont besoin.
LE CONTEXTE ET L'OBJECTIF DU POSTE :
La personne occupant ce poste gérera une variété d'activités et de processus administratifs, nécessitant la capacité d'analyser, de comprendre et de mettre en œuvre des directives/pratiques standard. Elle devra également exercer des fonctions de supervision, être capable de travailler dans une situation d'urgence et élaborer/supporter le plan d'action de l'unité.
RESPONSABILITÉS/OBLIGATIONS :
Sous la supervision directe du chef de l'unité "infrastructure" et avec le soutien de l'administrateur, le personnel devra :
- Soutenir le point focal de l'unité voyages dans l'enregistrement correct de tous les voyages générés dans WeTravel.
- Aider l'unité voyages à consolider les données extraites de WINGS afin de faciliter la préparation des rapports par le point focal.
- Contribuer à la consolidation du plan de mission mensuel.
- Assister le point focal dans la consolidation de tous les documents dans le dossier partagé et dans le système dédié aux voyages et aux autres activités administratives réalisées.
- Soutenir l'élaboration de la proposition de projet sous la direction du chef de l'unité infrastructure.
- Contribuer à l'hébergement des nouveaux membres du personnel dans la maison d'hôtes du PAM,
- Apprendre et effectuer une tâche simple sur la plateforme de réservation humanitaire du PAM (réservations, factures, gestion des clés).
- Soutenir le point focal de la maison d'hôtes dans l'évaluation des locaux/la compilation de la liste de contrôle et la location avec les opérateurs pour l'entretien.
- Aider à l'élaboration d'un plan d'entretien des infrastructures dans les locaux du PAM et contribuer à sa mise en œuvre.
- Assurer la collecte de données en temps utile et contribuer à l'établissement de rapports en temps utile pour faciliter les décisions de gestion.
- Assurer la mise à jour et la maintenance du dossier partagé qui conserve la trace de tous les documents justificatifs. Archives
- Fournir un soutien technique, dessiner et concevoir en se tenant au courant des technologies de construction et d'ingénierie afin de faciliter la mise en œuvre de solutions d'ingénierie innovantes. Connaissance de TEC, Office package, Autocad, PowerPoint, Excel, etc.
- Soutenir la direction dans la préparation des SOP sur site et d'autres domaines requis par le superviseur.
- Effectuer d'autres tâches selon les besoins
CADRE DE LEADERSHIP DU PAM : NORMES COMMUNES DE COMPORTEMENT :
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Montrer l’exemple avec intégrité Met en pratique les valeurs du PAM, fait preuve d’humanité et d’intégrité en montrant l’exemple tout en prenant soin des autres |
Respecter les valeurs, les principes et les normes du PAM. Démontre les valeurs, les principes et les normes du PAM |
Respecte les autres et valorise la diversité Valorise la diversité en utilisant un langage respectueux et inclusif |
Reste concentré et calme sous la pression Reste concentré et calme dans les contextes stressants |
Fait preuve d'humilité et d'une volonté d'apprendre. Affiche son humilité et sa volonté d’apprendre et de partager des connaissances, en recherchant le retour d’information et en tenant compte des observations, en saisissant les possibilités de se perfectionner |
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Génère des résultats et tient ses engagements Respecte ses engagements et s’adapte facilement au changement |
Fournit des résultats pour un impact maximal Assume la responsabilité de produire des résultats |
Délègue de manière appropriée S’adapte facilement au changement |
S'adapte facilement au changement S’adapte facilement au changement, en ajustant son travail si besoin |
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Promeut un travail d’équipe collaboratif et un esprit d’inclusion Promeut un esprit inclusif et collaboratif, et contribue à une culture d’apprentissage et de perfectionnement personnel |
Promeut un esprit inclusif et collaboratif Favorise le travail d’équipe en partageant des idées et en abordant librement les problèmes |
Communique des observations constructives au moment opportun : Communique des observations constructives au moment opportun |
Construit et partage de nouvelles perspectives : Écoute attentivement les autres et partage ses opinions |
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Applique la pensée Stratégique Démontre son engagement à recueillir différents points de vue, à analyser les options et les risques et à proposer de nouvelles façons de procéder |
Communique et réalise la vision du PAM : Adhère à la vision du PAM et à la manière dont elle influe sur son rôle |
Fait preuve de curiosité et explore de nouvelles façons de procéder : Fait preuve de curiosité et met en œuvre de nouvelles façons de procéder lorsque cela est pertinent |
Analyse et évalue les données : Recueille des données et partage des connaissances en vue des activités de l’équipe |
Prend en compte l’impact des décisions : Pose des questions pour comprendre L’impact des décisions sur ses objectifs |
QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE REQUISES :
Formation : Éducation : Diplôme d'études secondaires.
Expérience : Deux années ou plus d'expérience professionnelle à responsabilité progressive dans le domaine des affaires relatives, avec une expérience du travail administratif général.
Connaissances et compétences :
- Faire preuve de flexibilité pour travailler sur le terrain si nécessaire
- Faire preuve d'une grande flexibilité pour s'adapter à différents concours
- Travailler en équipe, faire preuve d'honnêteté et d'intégrité
Langues :
- Bonne connaissance du français.
- Connaissance minimale de l'anglais requise
NB : Les coordonnées des personnes / institutions citées en référence dans le CV devront contenir une adresse électronique et numéro de téléphone valide.
Les candidats doivent être de nationalité Haïtienne
Date limite de soumission de candidature : 24 mars 2023
