Business Support Assistant _Ressources Humaines – SC4/ Ouagadougou

Le PAM célèbre et embrasse la diversité. Il est attaché au principe de l'égalité des chances en matière d'emploi pour tous ses employés et encourage les candidats qualifiés à postuler sans distinction de race, de couleur, d'origine nationale, d'origine ethnique ou sociale, d'information génétique, de sexe, d'identité et/ou d'expression sexuelle, d'orientation sexuelle, de religion ou de croyance, de séropositivité ou de handicap.

A PROPOS DU PAM

Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. Le PAM œuvre pour un monde où chaque homme, femme et enfant a accès en permanence à suffisamment de nourriture pour mener une vie saine et active.

CONTEXTE ORGANISATIONEL

Ce poste se trouve dans le bureau pays du PAM au Burkina Faso. Le titulaire du poste peut assumer des fonctions de soutien administratif au bureau et rapporte au/à la chargé(e) des Ressources Humaines. À ce niveau, les travaux sont effectués sous un minimum de supervision. On s'attend à ce que le titulaire du poste produise un travail organisé et précis, en entreprenant des activités spécifiques de soutien à l'équipe. Il peut offrir des conseils sur les pratiques courantes à un personnel plus jeune dans leur domaine de travail.

DESCRIPTION DU POSTE

Effectuer des tâches courantes d'aide à la gestion dans le domaine de la GRH pour contribuer à une fourniture efficace des services.

RESPONSABILITÉS CLES (non exhaustives)

1. Réunir des informations en suivant des orientations claires pour aider d'autres membres du personnel à rédiger des documents et à établir des rapports.
2. Répondre à des questions et faire remonter certains points au niveau supérieur le cas échéant, afin de fournir un service fiable en temps voulu.
3. Aider à traiter et à gérer les tâches administratives et financières courantes dans divers domaines fonctionnels pour contribuer à une gestion efficace et en temps voulu des ressources.
4. Assurer des prestations de révision et de relecture de documents standard pour contribuer à l'élaboration de documents précis.
5. Se charger de la gestion de certains systèmes et fichiers standard pour s'assurer que les informations sont fiables et que le service concerné y a accès facilement.
6. Repérer des anomalies simples dans les statistiques et les données, comme des informations manquantes, et les faire remonter au niveau supérieur pour aider les bénéficiaires des services dans leur travail.
7. Prendre la responsabilité de l'intégrité des données pour faire en sorte que les informations figurant dans les systèmes internes soient fiables.

FONCTIONS ADDITIONNELLES SPÉCIFIQUES

1. Apporter un support à l'équipe RH sur tous les aspects administratifs liés aux recrutements (Suivi des invitations des candidats, réservations de salles et de matériels IT nécessaire à l’administration des différentes évaluations, surveillance des test écrits).
2. Organiser effacement l’intégration du nouveau personnel en collaboration avec les parties prenantes (Visite des locaux, établissement de plan de présentation des différentes Unités, demandes de comptes, envoie de message officiel de bienvenue…)
3. Tenir à jour le dossier administratif physique et électronique du personnel (réception, classement et mise à jour régulière des documents administratifs du personnel).
4. Suivre efficacement les contrats du personnel national / international à l'échelle de la mission alertant les chefs d’unités sur les dates de prolongations, de renouvellements ou de fins de contrat dans les délais requis.
5. Suivre efficacement les congés annuels du personnel national à l'échelle de la mission, en collaboration avec les chefs d’unités afin de s’assurer que les soldes minimales de jours de congés sont respectés.
6. Rédaction des PV des différentes réunions RH et suivi de la mise en œuvre des points d’agenda.
7. Travailler avec des personnes d'horizons divers, en recueillant des informations en retour le cas échéant pour fournir une aide à la gestion au personnel.

4P CAPACITÉS PRINCIPALES D'ORGANISATION

Mission

• Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques : Aide les coéquipiers à énoncer les objectifs stratégiques du WFP.
• Être une force pour un changement positif :Suggère des améliorations potentielles aux processus de travail de l'équipe au superviseur
• Faire de la mission une source d'inspiration pour notre équipe : Explique l'impact des activités du PAM dans les communautés bénéficiaires auprès des coéquipiers.

Equipe

• Rechercher des moyens de renforcer les compétences des gens : Forme les coéquipiers juniors sur de nouvelles compétences et capacités.
• Créer une culture inclusive : Cherchent des occasions de travailler avec des gens de différents horizons.
• Developper et fournir une rétroaction constructive : Sert de coach de référence pour les collègues dans la même zone de travail.
• Créer un esprit «Je veux» / «Nous ferons» : Poursuit les progrès vers les objectifs et partage cette information de façon régulière avec le superviseur.

Performance

• Encourager l'innovation et les solutions créatives : Explore les moyens d'être systématiquement plus efficaces et précis dans les domaines de travail et partage de nouvelles méthodes de travail avec ses collègues
• Se concentrer sur l'obtention de résultats: Se concentre sur l'obtention de résultats et suit les tendances des taux d'achèvement pour les tâches propres afin d’identifier les possibilités d'efficacité
• Prendre des engagements et les respecter : Prend la responsabilité de ses propres tâches et informe le superviseur dès que possible des retards éventuels dans le respect des échéances ou des engagements
• Être décisif :Décide indépendamment des mesures à prendre face aux choix critiques en milieu de travail ou dans des situations dangereuses sur le terrain

Partenariat

• Connecter et partager entre les unités du PAM: Suggère des possibilités de partenariat avec d'autres unités au superviseur.
• Établir des partenariats externes solides : Identifie les occasions de travailler avec des collègues et des partenaires sur le terrain vers des objectifs communs
• Être politiquement agile et adaptable : Comprend la valeur des équipes du PAM et des partenaires externes dans la réalisation des buts et objectifs de l'équipe.
• Comprendre la valeur que le PAM apporte aux partenaires: Aligne ses propres activités avec les priorités du superviseur pour répondre aux besoins des partenaires internes et externes

CAPACITÉS FONCTIONNELLES

Avoir déjà travaillé dans un milieu multiculturel serait un atout.

Avoir un sens élevé de l'organisation et de la priorisation des taches serait un grand atout.

QUALIFICATIONS MINIMALES STANDARD

QUALIFICATIONS REQUISES POUR L'ENTRÉE DANS CE RÔLE

• Maîtrise de l'utilisation d'équipement de bureau et de progiciels informatiques, tels que Microsoft Word.
• Connaissance des méthodes de travail et des routines de travail afin de terminer les processus sous une supervision minimale.
• Utilise le tact et la courtoisie pour donner et recevoir de l'information à un large éventail de personnes.
• Capacité d'identifier les écarts de données et de corriger les problèmes nécessitant une attention particulière.
• Capacité d'offrir des conseils ou une formation de base sur le tas à un personnel plus jeune

MODALITÉS ET CONDITIONS D'EMPLOI

Type de contrat : « Contrat de service »
Lieu d'Affectation : Ouagadougou
Durée : 12 mois
Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

DATE DE FIN D'AFFICHAGE

Date limite d'application : Mardi 21 mars 2023

• Le PAM ne demandera aucun paiement à aucun stade du processus de recrutement, y compris au stade de l'offre. Toute demande de paiement doit être refusée et signalée aux autorités locales compétentes chargées de l'application des lois pour qu'elles prennent les mesures appropriées.
• Le PAM applique une approche de tolérance zéro à l'égard de comportements tels que la fraude, l'exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l'abus de pouvoir et la discrimination.
• Tous les candidats sélectionnés devront adhérer aux normes de conduite du PAM et seront donc soumis à une vérification rigoureuse de leurs antécédents en interne ou par des tiers. Les candidats sélectionnés devront également fournir des informations supplémentaires dans le cadre de l'exercice de vérification. Toute fausse déclaration concernant les informations fournies au cours du processus de recrutement peut entraîner la disqualification ou le licenciement.

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