Administration Associate G6 Ampanihy

TITRE DU POSTE: Administration Associate Fixed term G6 Ampanihy

TYPE DE CONTRAT/GRADE: Fixed Term G6

LIEU D'AFFECTATION: AMPANIHY

Une liste d’attente (Roster) de candidats qualifiés pourrait être mise en place à la suite de ce recrutement pour pourvoir des postes potentiels avec le même profil au même niveau ou à un niveau inférieur dans le lieu d'affectation et partout dans nos bureaux à Madagascar

DATE D'OUVERTURE: 08.03.2023

DATE DE CLOTURE: 23.03.2023

Le PAM célèbre et embrasse la diversité. II s’engage à respecter le principe de l’égalité des chances en matière d’emploi pour tous ses employés et encourage les candidats qualifiés à postuler sans considération de la race, de la couleur, de l’origine nationale, de l’origine ethnique ou sociale, des informations génétiques, du sexe, de l’identité et/ou de l’expression de genre, de l’orientation sexuelle, de la religion ou des convictions, du statut VIH ou d'un handicap.

A PROPOS DU PAM

Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. Le PAM œuvre pour un monde où chaque homme, femme et enfant a accès en permanence à suffisamment de nourriture pour mener une vie saine et active.

CONTEXTE ORGANISATIONEL

Ce poste est basé dans notre sous bureau terrain a Ampanihy. Le titulaire du poste sera sous la supervision du chef du bureau terrain ou le chargé d'administration dans le bureau terrain.

À ce niveau, les titulaires de postes doivent faire preuve de responsabilité et d'initiative pour répondre de façon indépendante aux questions qui ne contiennent que des orientations générales. Il est nécessaire de faire preuve de jugement pour faire face quotidiennement aux problèmes imprévus. Les titulaires de postes ont un niveau d'expertise et de connaissances pour s'adapter et contribuer au développement de systèmes et de processus afin d'améliorer continuellement le niveau de soutien fourni. Les titulaires de postes doivent gérer les ressources et former et coordonner une équipe de soutien.

DESCRIPTION DU POSTE

Coordonner et fournir des services d'administration de haute qualité, axés sur le client et avantageux économiquement.

RESPONSABILITÉS CLES (non exhaustives)

1. Vérifier les besoins en ressources dans le domaine de responsabilité (installations du PAM, actifs, flotte de véhicules légers, etc.) et aider à identifier de nouvelles exigences pour faciliter l'efficacité et la rentabilité des opérations et des services.
2. Responsable de la prestation de services tels que la gestion des installations, les déplacements, le protocole et la gestion des véhicules légers, etc., en signalant au superviseur toute divergence quant à la prestation cohérente et opportune des services, pour assurer un environnement de travail sûr et confortable pour Personnel du PAM.
3. Soutenir la production de diverses données et compiler et préparer des rapports afin de contribuer à la livraison d'informations précises pour la prise de décisions informatives et pour appuyer la gestion efficace et en temps opportun des ressources du PAM.
4. Contribuer à la planification, au suivi et au traitement des mesures administratives liées aux marchés publics, aux finances, aux ressources humaines, etc., y compris les contrats conclus avec des fournisseurs externes pour s'assurer que toutes les données sont enregistrées avec exactitude et en temps opportun.
5. Adapter et mettre à jour les processus administratifs, en soutenant la mise en œuvre des procédures opérationnelles, afin de contribuer à l'amélioration continue des services administratifs dans le domaine de la responsabilité.
6. Répondre à une série de requêtes liées à la prestation de services administratifs afin de supporterr la résolution des problèmes quotidiens.
7. Coordonner les activités d'une équipe de personnel travaillant dans la région afin de s'assurer que les objectifs individuels et de l'équipe sont atteints conformément à tous les règlements, politiques, procédures et plan de rendement pertinents.
8. Fournir de la formation et des conseils au personnel pour l'interprétation des procédures administratives, des politiques, des processus et de l'utilisation des systèmes d'entreprise afin d'assurer la cohérence et l'efficacité des services fournis à tous les clients.

4P CAPACITÉS PRINCIPALES D'ORGANISATION

Mission

• Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques : Developpe l'équipe de la manière la plus efficace pour communiquer les objectifs stratégiques du PAM pour l'équipe et les partenaires du PAM sur le terrain
• Être une force pour un changement positif : Met en œuvre de nouvelles méthodes ou outils pour améliorer les processus de travail de l'équipe et la productivité
• Faire de la mission une source d'inspiration pour notre équipe :Planifie les activités et les tâches de l'équipe en fonction de réussites spécifiques dans les communautés bénéficiaires afin de présenter un impact positif
• Faire connaître notre mission dans les actions quotidiennes :Explique aux coéquipiers comment chaque unité contribue à la mission globale du PA

Equipe

• Rechercher des moyens de renforcer les compétences des gens :Identifie les capacités de développement de compétences telles que des modules de formation ou des expériences sur le tas pour soi-même, ses collègues et ses rapports directs
• Créer une culture inclusive :Facilite les activités de renforcement d'équipe pour établir des rapports dans votre propre unité
• Developper et fournir une rétroaction constructive: Facilite l'association de collègues juniors avec des entraîneurs au sein de votre propre équipe
• Créer un esprit «Je veux» / «Nous ferons» :Anticipe les défis potentiels et élabore des plans d'atténuation pour s'assurer que l'équipe atteint les buts et les cibles

Performance

• Encourager l'innovation et les solutions créatives : Identifie les occasions d'être créatif dans son propre travail et aider l'équipe à être plus novatrice et précise dans leurs tâches et domaines de travail respectifs
• Se concentrer sur l'obtention de résultats: Surveille les résultats attendus de l'équipe et fournit une rétroaction pour s'assurer que les résultats sont fournis de façon cohérente et précise
• Prendre des engagements et les respecter :Donne des conseils précis à l'équipe sur les responsabilités et les tâches prévues, tout en respectant son propre engagement envers l'équipe
• Être décisif :Donne l’exemple et fournit des conseils aux membres de l'équipe junior au moment où les problèmes s’aggravent alors qu'ils sont confrontés à des problèmes difficiles en milieu de travail ou sur le terrain

Partenariat

• Connecter et partager entre les unités du PAM: Facilite les partenariats avec d'autres unités du PAM pour accomplir des missions sur le terrain
• Établir des partenariats externes solides :Constitue un exemple et fournir des conseils à l'équipe sur la façon d'établir des relations avec des partenaires externe
• Être politiquement agile et adaptable : Enonce à l'intention des collègues ou des rapports directs la valeur de la contribution des autres équipes du PAM et des partenariats d'agence pour atteindre les objectifs du PAM

CAPACITÉS FONCTIONNELLES

QUALIFICATIONS MINIMALES STANDARD

QUALIFICATIONS REQUISES POUR CE POSTE

• A démontré une bonne compréhension des normes administratives du PAM en matière d'exploitation et une prise de conscience des questions de développement humanitaire international par le travail quotidien.
• A fourni des conseils ad hoc aux nouveaux membres du personnel.
• Connaissance de la zone d'affectation (Ampanihy)

LES CANDIDATURES FEMININES QUALIFIEES SONT FORTEMENT ENCOURAGEES

Le PAM applique une approche de tolérance zéro à l’égard de comportements tels que la fraude, l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus de pouvoir et la discrimination. Tous les candidats sélectionnés devront respecter les normes de conduite du PAM et seront donc soumis à une vérification rigoureuse des antécédents en interne ou par l’intermédiaire de tiers. Les candidats sélectionnés devront également fournir des renseignements supplémentaires dans le cadre de l’exercice de vérification. Une fausse déclaration des informations fournies au cours du processus de recrutement peut entraîner la disqualification ou le licenciement.

Le PAM ne demandera aucun paiement à aucun stade du processus de recrutement, y compris au stade de l’offre.

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