Programme Assistant SC5_Partenariats Operationnels et Facturation 1

WFP celebrates and embraces diversity. It is committed to the principle of equal employment opportunity for all its employees and encourages qualified candidates to apply irrespective of race, colour, national origin, ethnic or social background, genetic information, gender, gender identity and/or expression, sexual orientation, religion or belief, HIV status or disability.

A PROPOS DU PAM

Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. Le PAM œuvre pour un monde où chaque homme, femme et enfant a accès en permanence à suffisamment de nourriture pour mener une vie saine et active.

CONTEXTE ORGANISATIONEL

Ces emplois se trouvent dans les Bureaux régionaux (RBs), les bureaux de pays (COs), les bureaux régionaux et de terrain (AOs/FOs). Les titulaires de postes se rapportent habituellement à un chargé(e) de la politique du programme ou à la personne désignée.

À ce niveau, les titulaires de postes sont responsables de l'achèvement d'une gamme de processus spécialisés et / ou normalisés et d'activités nécessitant une certaine interprétation des lignes directrices et des pratiques standard. Les titulaires de postes sont en mesure de recommander un plan d'action au personnel à divers niveaux et peuvent allouer des tâches à d'autres membres du personnel de soutien. Ils travaillent sous une surveillance minimale, effectuent des analyses de base et compilent des rapports pour appuyer la cohérence de l'information et la mise en œuvre harmonieuse des programmes et des projets.

DESCRIPTION DU POSTE

Exécuter des processus et des activités spécialisés et / ou normalisés en matière de politiques et de programmes pour soutenir la prestation de programmes d'aide efficacement.

RESPONSABILITÉS CLES (non exhaustives)

Sous la supervision directe du Chef de Bureau Terrain correspondant et l’encadrement technique du chef du partenariat avec les ONGs, ce poste est basé à FADA, KAYA, OUHAIGOUYA et DORI le titulaire du poste s'acquittera des tâches suivantes :

• Servir de point focal à tous les partenaires coopérants travaillant avec le PAM des Bureaux Terrain et faire remonter les /difficultés au besoin sur les aspects nécessitant l’attention du bureau de pays;
• Suivre et exécuter les tâches liées à l’élaboration, la création, à la modification et au suivi des accords des ONGs basées au bureau terrain travaillant avec le PAM en étroite coordination avec le bureau terrain, les unité concernées et l’unité de partenariats opérationnels;
• Examiner et assurer le suivi des factures et les paiements des partenaires coopérants à temps;
• Assurer que toutes les factures sont enregistrées dans l’outil de suivi et examinées dans les 48 heures suivant leur arrivée au bureau terrain, en coordonnant les ajustements requis et le contrôle qualité des documents et la complétude des pièces avec les partenaires coopérants au besoin ;
• Examen de tous les rapports de distribution soumis par les partenaires coopérants;
• Produire un rapprochement mensuel de l’état des factures et paiements des partenaires coopérants;
• s’assurer que tous les accords et justifications sont traités en temps opportun jusqu’au bureau pays ;
• Veiller à ce que toutes les dépenses liées aux accords soient conformes aux coûts prévus dans les budgets approuvés ;
• Soutenir les évaluations de performance des partenaires coopérants et soutenir l’elaboration d’un plan d’amélioration des insuffisances et de renforcement continu de leurs capacités ;
• Agir en tant que secrétariat pour le comité d’analyse des propositions au bureau terrain et produire les notes au dossier en conséquence.
• Effectuer des visites de terrain pour fournir des orientations et soutenir la gestion efficace des partenariats, au besoin ;
• Utilisation des outils ITS et SAP;
• Effectuer toute autre tâche, au besoin.

Résultats attendus
• Suivi systematique et effectif de la facturation des partenaires et remplissage des outils de suivi ;
• Renforcement des capacités des partenaires en termes de facturation et suivi budget ;
• Amélioration de la disponibilité et de la qualité des données ressortant de la facturation des partenaires

FONCTIONS ADDITIONNELLES SPÉCIFIQUES

Cette section est facultative pour décrire les responsabilités et les connaissances supplémentaires requises pour le travail spécifique.

4P CAPACITÉS PRINCIPALES D'ORGANISATION

Mission

• Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques : Aide les coéquipiers à énoncer les objectifs stratégiques du WFP.
• Être une force pour un changement positif :Suggère des améliorations potentielles aux processus de travail de l'équipe au superviseur
• Faire de la mission une source d'inspiration pour notre équipe : Explique l'impact des activités du PAM dans les communautés bénéficiaires auprès des coéquipiers.
• Faire connaître notre mission dans les actions quotidiennes : Explique comment les responsabilités de l'unité serviront à la mission du PAM.

Equipe

• Rechercher des moyens de renforcer les compétences des gens : Forme les coéquipiers juniors sur de nouvelles compétences et capacités.
• Créer une culture inclusive : Cherchent des occasions de travailler avec des gens de différents horizons.
• Developper et fournir une rétroaction constructive : Sert comme un coach de référence pour les collègues dans la même zone de travail.
• Créer un esprit «Je veux» / «Nous ferons» : Poursuit les progrès vers les objectifs et partage cette information de façon régulière avec le superviseur.

Performance

• Encourager l'innovation et les solutions créatives : Explore les moyens d'être systématiquement plus efficaces et précis dans les ses propres domaines de travail et partage de nouvelles méthodes de travail avec ses collègues
• Se concentrer sur l'obtention de résultats: Se concentre sur l'obtention de résultats et suit les tendances des taux d'achèvement pour les tâches propres afin d’identifier les possibilités d'efficacité
• Prendre des engagements et les respecter : Prend la responsabilité de ses propres tâches et informe le superviseur dès que possible des retards éventuels dans le respect des échéances ou des engagements
• Être décisif :Décide indépendamment des mesures à prendre face aux choix critiques en milieu de travail ou dans des situations dangereuses sur le terrain

Partenariat

• Connecter et partager entre les unités du PAM: Suggère des possibilités de partenariat avec d'autres unités au superviseur.
• Établir des partenariats externes solides : Identifie les occasions de travailler avec des collègues et des partenaires sur le terrain vers des objectifs communs
• Être politiquement agile et adaptable : Comprend la valeur des équipes du PAM et des partenaires externes dans la réalisation des buts et objectifs de l'équipe.
• Comprendre la valeur que le PAM apporte aux partenaires: Aligne ses propres activités avec les priorités du superviseur pour répondre aux besoins des partenaires internes et externes

CAPACITÉS FONCTIONNELLES

QUALIFICATIONS MINIMALES STANDARD

Expérience : Au moins cinq ans d'expérience professionnelle à responsabilités croissantes dans le domaine d'activité pertinent (c-a-d comptabilité et audit) sont exigés

QUALIFICATIONS REQUISES POUR L'ENTRÉE DANS CE RÔLE

• . Capacité à faciliter la communication avec les équipes techniques et les partenaires;
• Avoir une expérience pertinente en suivi de budget et comptabilité;
• Avoir de l’expérience dans l’analyse de données, la gestion de projet et MS Excel (obligatoire)

• Connaissance dans l'application des processus opérationnels standard, des méthodes pratiques de soutien opérationnel, des procédures et des systèmes comptables dans le domaine de travail, acquise par une formation technique et une expérience professionnelle ;
• Connaissances pratiques sur la budgétisation et le suivi budgétaire;
• Connaisanses en SAP sera un atout ;

• L’expérience de travail dans des ONGs ou à l’ONU est un atout;
• Capacité d’analyser et d’interpréter les données financières et de suivre avec détail les budgets;
• Capacité d’identifier et de recommander de manière proactive les domaines à améliorer dans la conception et la prestation de services spécialisés;
• Capacité à interagir avec une variété de personnes dans toutes les fonctions;
• Expérience de la coordination du travail des autres et de soi-même et de la formation et du soutien des autres;
• Capacité de maintenir la confidentialité.

MODALITÉS ET CONDITIONS D'EMPLOI

Durée du contrat: un (01) an renouvelable

Lieu d'affectation : Dori, Fada Ngourma, Ouahigouya

Permis de résidence valide

DATE DE FIN D'AFFICHAGE

Date limite : 06.03.2023

o Le PAM ne demandera aucun paiement à aucun stade du processus de recrutement, y compris au stade de l'offre. Toute demande de paiement doit être refusée et signalée aux autorités locales compétentes chargées de l'application des lois pour qu'elles prennent les mesures appropriées.
o Le PAM applique une approche de tolérance zéro à l'égard de comportements tels que la fraude, l'exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l'abus de pouvoir et la discrimination.
o Tous les candidats sélectionnés devront adhérer aux normes de conduite du PAM et seront donc soumis à une vérification rigoureuse de leurs antécédents en interne ou par des tiers. Les candidats sélectionnés devront également fournir des informations supplémentaires dans le cadre de l'exercice de vérification. Toute fausse déclaration concernant les informations fournies au cours du processus de recrutement peut entraîner la disqualification ou le licenciement.

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