Business Support Assistant CBT – G4
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El PMA busca candidatos de la más alta integridad y profesionalismo que compartan nuestros principios humanitarios. La selección de personal se realiza sobre una base competitiva y estamos comprometidos a promover la diversidad y el equilibrio de género.
ACERCA DEL PMA
El Programa Mundial de Alimentos de las Naciones Unidas es la agencia de ayuda humanitaria más grande del mundo. Por ser la agencia de las Naciones Unidas en primera línea en la lucha contra el hambre, en el WFP respondemos constantemente a emergencias. Salvamos vidas llevando alimentos a contrarreloj a las personas vulnerables y con hambre. Para salvar vidas y proteger los medios de subsistencia el WFP ayuda a las naciones a crear redes de seguridad alimentaria y nutricional, que aseguran a los grupos débiles y vulnerables especialmente los niños— el acceso a alimentos adecuados en el momento oportuno.
CONTEXTO ORGANIZACIONAL
Estos puestos han de cubrirse en las oficinas en los países, los despachos regionales y la Sede. Los titulares del puesto que desempeñen funciones de administración de una oficina central normalmente rinden cuentas al Director de la Dirección correspondiente o a los directores en los países. En los casos en que los titulares prestan apoyo a una esfera operativa específica, cabe la posibilidad de que deban rendir cuentas al Jefe de Dependencia o jefe.
FINALIDAD DEL PUESTO
Realizar actividades y procesos especializados y/o estandarizados dentro de la esfera técnica de actividad de que se trate, respaldando la armonización con las políticas y las directrices más generales en materia de programas. Proporcionar apoyo a la gestión de proyectos y/o apoyo de oficina general teniendo en cuenta las metas establecidas y aplicando las políticas y procedimientos del PMA.
RESPONSABILIDADES PRINCIPALES (lista indicativa y no exhaustiva):
1. Realizar actividades y procesos especializados y/o estandarizados dentro de la esfera técnica de actividad de que se trate, respaldando la armonización con las políticas y las directrices más generales en materia de programas.
2. Proporcionar apoyo a la gestión de proyectos y/o apoyo de oficina general teniendo en cuenta las metas establecidas y aplicando las políticas y procedimientos del PMA.
3. En el marco de su esfera específica de responsabilidad, recopilar datos y prestar apoyo al análisis y la elaboración de informes (p. ej., sobre las necesidades de asistencia alimentaria, la utilización de recursos, la marcha de los programas o las realizaciones) con el fin de sostener la toma de decisiones operacionales.
4. Realizar una labor minuciosa y oportuna de registro de datos en el marco de la esfera técnica de actividad de que se trate (p. ej., el análisis de la seguridad alimentaria y la vulnerabilidad), aplicando las normas y directrices institucionales.
5. Trabajar e intercambiar información con sus homólogos internos para respaldar la colaboración y la implementación y seguimiento eficaces de las actividades de los proyectos en curso.
6. Prestar apoyo a las actividades de comunicación con los asociados, los organismos, las ONG y las instituciones públicas a nivel local.
OTRAS ESPECIFICACIONES DEL PUESTO
- Canalizar con las áreas de soporte las solicitudes de orden administrativo requeridas para las actividades del SO4: Reservas de salón, solicitud de órdenes para contrataciones menores de servicios de transporte, hoteles para talleres, servicios de catering, compra de material gastable, etc.
- Elaborar las Minutas del Cash Working Group (CWG) así como las Minutas de reuniones con socios locales, FSP, etc. y dar el debido seguimiento a las tareas según sus respectivos responsables.
- Mantener actualizado el Sharepoint del SO4 archivando toda la documentación desarrollada a lo largo de la ejecución de los proyectos: Correspondencia, Minutas, SOP’s, directorios de Socios locales, Manuales e instructivos, Presentaciones PPT, Fotografías de las intervenciones en los momentos de redención y cualquier documentación que se requiera para el buen desempeño del CBT.
- Apoyo en la elaboración de two pager con las incidencias presentadas en el terreno de cada ciclo de intervención con la finalidad de recopilar lecciones aprendidas y en base a ello proponer mejoras para los SOP’s y acciones correctivas y preventivas para las futuras intervenciones.
- Dar seguimiento al envío de facturas y vouchers originales de los retailers vía paquetería para asegurar el pago oportuno según lo estipulado en el contrato.
- Apoyo operativo antes y durante las intervenciones en campo: elaboración de agenda de la visita a campo, reserva de chofer, solicitud de adelanto de caja chica, elaboración de listas y Minutas de las Asambleas con los líderes comunitarios, fotografías, etc.
- Asegurar que el SCOPE esté debidamente actualizado en cuanto: a la creación y actualización de datos de socios locales, provincias, Proveedores de servicios financieros y cualquier otra información relativa a los agentes cooperantes externos al PMA.
- Canalizar con la Unidad de Comunicación cualquier apoyo que requieran los socios locales y retailers en cuanto a materiales de nutrición para distribución.
CUALIFICACIONES ACADÉMICAS ESTÁNDAR MÍNIMAS
Educación: Formación secundaria (Bachillerato) concluida.
Idiomas: Dominio hablado y escrito del idioma español y conocimiento laboral de inglés.
FECHA LÍMITE PARA APLICAR
O1 de marzo del 2023 (Medianoche República Dominicana)
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Se invita especialmente a las candidatas femeninas cualificadas a que realicen su postulación
El PMA no tolera la discriminación y no discrimina por motivos de raza, sexo, color, grupo étnico, edad, orientación sexual, otra afiliación o estado de VIH / SIDA.
No se ofrecerá ningún tipo de contrato a los miembros del Comité Asesor de las Naciones Unidas para Asuntos Administrativos y de Presupuesto (CCAAP), la Comisión de Administración Pública Internacional (CAPI), el Comité de Finanzas de la FAO, el Auditor Externo del PMA, el Comité de Auditoría del PMA, la Dependencia Común de Inspección ( JIU) u otros organismos similares dentro del sistema de las Naciones Unidas con responsabilidades de supervisión sobre el PMA, tanto durante su servicio como dentro de los tres años posteriores a su cese.
