Assistant (e) Administratif(ve) ( Protocole aéroportuaire) SC5 Bamako (Mali)
TITRE DU POSTE: Assistant(e) Administratif(ve) ( Protocole aéroportuaire)
TYPE DE CONTRAT: Service Contract SC6
UNITE/DIVISION: Administration
LIEU D'AFFECTATION: Bamako
DATE D'OUVERTURE: 16.02.2023
A PROPOS DU PAM
Le Programme alimentaire mondial des Nations Unies (PAM) est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. La mission du PAM est d'aider le monde à atteindre l’objectif Faim Zéro d’ici 2030. Chaque jour, le PAM travaille pour s'assurer que les populations les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, puissent avoir accès aux aliments nutritifs dont ils ont besoin pour mener une vie productive et saine.
QUALIFICATION ET EXPERIENCE REQUISE
Education : Diplôme d'études secondaires ou équivalent. Formation/cours supplémentaires dans le domaine fonctionnel concerné. Un diplôme universitaire en affaires, en administration publique ou dans un domaine connexe serait une valeur ajoutée.
Expérience :
• Un minimum de Cinq (05) années d'expérience professionnelle pertinente dans le soutien au protocole, la gestion de bureau, l'administration du service à la clientèle, les ressources humaines, la logistique et la coordination
• Une expérience avec l'armée / l'immigration est un avantage supplémentaire
• Une expérience de travail dans un pays en développement et / ou une connaissance des situations d'urgence et de la sécurité sont considérées comme un atout
• Expérience avec les Nations Unies, les protocoles militaires ou gouvernementaux / d'immigration
• Excellente maîtrise de l'outil informatique Word, Excel et PowerPoint.
Langue:
• Maîtrise du français et bonne connaissance pratique de l'anglais (le poste nécessitera des traductions)
• Une connaissance de la langue locale serait un atout
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Connaissances et Compétences
• Démontrer une intégrité en se conformant aux valeurs et normes déontologiques des Nations Unies ;
• Maîtrise de la lecture et de l'interprétation des plans et des schémas techniques.
• Connaissance des précautions à prendre en matière de sécurité.
• Aptitude à inspecter et à évaluer les équipements/appareils et à résoudre les dysfonctionnements rapidement y compris en effectuant des tests et en utilisant les résultats pour diagnostiquer des problèmes.
Aptitude à installer des équipements/appareils de façon experte, parfois dans des conditions matérielles difficiles.
Aptitude à utiliser des outils à main et des outils électriques.
Aptitude à mener plusieurs tâches en parallèle, et à répondre simultanément et promptement aux exigences attachées au poste.
Aptitude à tenir des registres exacts et précis.
Sens élevé des responsabilités et ponctualité.
Honnêteté et intégrité.
Aptitude à communiquer clairement tant oralement que par écrit et à rédiger divers ourriers.
Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel.
Aptitude à travailler en équipe et à assurer la supervision technique d'autres membres du personnel.
Bonnes aptitudes analytiques ;
Esprit d’initiative, tact, capacités de négociations, d’analyse et de communication.
Capacité à planifier et assurer une gestion basée sur les résultats ;
La capacité à prioriser les tâches urgentes :
Capacité à maintenir une bonne organisation de son travail.
Promouvoir une approche de collaboration axée sur le client ;
Etablir de solides relations avec les clients et les acteurs externes ;
Aptitude à travailler sous pression dans un environnement complexe et évolutif ;
Capacités de s’adapter dans un environnement multiculturel et multiracial et développer un bon esprit d’équipe.
Capacité rédactionnelle ;
Être une force de changement positif
CONTEXTE ORGANISTIONNEL
A ce niveau, il est attendu de l’occupant (e) de ce poste qu’il ou elle fasse preuve de responsabilité et d’initiative pour répondre de façon indépendante à des demandes sous un minimum d’encadrement. Il ou elle a la responsabilité de fournir un support dans des domaines spécialisés comme l’organisation et la coordination du travail. Il est requis un esprit de jugement pour faire face quotidiennement à des situations inattendues. La coordination, la résolution de problèmes et la communication sont aussi partie des tâches relevant de ce poste.
FINALITE DU POSTE
Exécution des tâches protocolaires et fourniture d'un soutien à tous les délégués du personnel du PAM et aux visiteurs à l'aéroport et facilitation des interactions avec les responsables de l'immigration et du gouvernement.
RESPONSABILITES PRINCIPALES (Non exhaustive)
Sous la supervision de la Chargée de l’Administration, l’assistant chargé de la gestion du bâtiment aura pour principales fonctions :
1. Maintenir des contacts réguliers avec les services et organismes de l'État pour s'assurer que les informations mises à la disposition du personnel sur l'immigration lors de leur départ et de leur arrivée au Mali
2. Appliquer les dispositions de l'accord de pays hôte du PAM aux membres du personnel des Nations Unies recrutés au niveau international et affectés au lieu d'affectation au Mali
3. Vérifie et filtre les documents soumis par le membre du personnel avant de traiter et de soumettre les demandes au ministère des Affaires étrangères en vérifiant les droits du demandeur, en vérifiant la validité des passeports, en s'assurant que les formulaires requis sont correctement remplis et en s'assurant que tous les documents justificatifs sont joints.
4. Rencontre le personnel et les délégués du PAM à l'arrivée et aide à l'immigration et au dédouanement, aux visas et en général, intercède auprès des autorités maliennes pour faciliter le passage de ces personnes.
5. Assurer la liaison avec l'aéroport et les douanes ainsi qu'avec les fonctionnaires du ministère des Affaires étrangères et organiser l'accueil du personnel et des visiteurs du PAM, et coordonner et faciliter leur mouvement vers et depuis l'aéroport
6. Aider aux formalités d'immigration et à la coordination des transports. Assurer la liaison avec la section des transports concernant le transport du personnel/des consultants depuis/vers l'aéroport et les hôtels
7. Fournir une assistance de traduction (français/anglais) au personnel et aux délégués à l'aéroport si nécessaire
8. Assurer une interprétation et une application appropriées et cohérentes de la politique et des procédures administratives mises en œuvre en temps opportun pour soutenir les opérations
9. Assurer le suivi des formalités et procédures de dédouanement pour s'assurer qu'elles sont prises en charge et suivies afin d'assurer une livraison et une finalisation dans les délais.
10. La prestation des services d'appui au protocole est effectuée en temps opportun et de manière efficace, et les dispositions connexes sont bien établies pour les services de protocole améliorés. Toutes les autres responsabilités et tous les services de soutien administratif assignés sont effectivement exécutés et fournis.
4P CAPACITÉS PRINCIPALES D'ORGANISATION
Mission
Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques : Aide les coéquipiers à énoncer les objectifs stratégiques du WFP.
Être une force pour un changement positif :Suggère des améliorations potentielles aux processus de travail de l'équipe au superviseur
Faire de la mission une source d'inspiration pour notre équipe : Explique l'impact des activités du PAM dans les communautés bénéficiaires auprès des coéquipiers.
Faire connaître notre mission dans les actions quotidiennes : Explique comment les responsabilités de l'unité serviront à la mission du PAM.
Equipe
Rechercher des moyens de renforcer les compétences des gens : Forme les coéquipiers juniors sur de nouvelles compétences et capacités.
Créer une culture inclusive : Cherchent des occasions de travailler avec des gens de différents horizons.
Developper et fournir une rétroaction constructive : Sert comme un coach de référence pour les collègues dans la même zone de travail.
Créer un esprit «Je veux» / «Nous ferons» : Poursuit les progrès vers les objectifs et partage cette information de façon régulière avec le superviseur.
Performance
Encourager l'innovation et les solutions créatives : Explore les moyens d'être systématiquement plus efficaces et précis dans les ses propres domaines de travail et partage de nouvelles méthodes de travail avec ses collègues
Se concentrer sur l'obtention de résultats: Se concentre sur l'obtention de résultats et suit les tendances des taux d'achèvement pour les tâches propres afin d’identifier les possibilités d'efficacité
Prendre des engagements et les respecter : Prend la responsabilité de ses propres tâches et informe le superviseur dès que possible des retards éventuels dans le respect des échéances ou des engagements
Être décisif :Décide indépendamment des mesures à prendre face aux choix critiques en milieu de travail ou dans des situations dangereuses sur le terrain
Partenariat
Connecter et partager entre les unités du PAM: Suggère des possibilités de partenariat avec d'autres unités au superviseur.
Établir des partenariats externes solides : Identifie les occasions de travailler avec des collègues et des partenaires sur le terrain vers des objectifs communs
Être politiquement agile et adaptable : Comprend la valeur des équipes du PAM et des partenaires externes dans la réalisation des buts et objectifs de l'équipe.
Comprendre la valeur que le PAM apporte aux partenaires: Aligne ses propres activités avec les priorités du superviseur pour répondre aux besoins des partenaires internes et externes
OTHER SPECIFIC JOB REQUIREMENTS
This section is optional to describe additional responsibilities & knowledge required for the specific job
MODALITÉS ET CONDITIONS D'EMP
Ce poste est un contrat de Service (SC) d'une durée de 12 Mois.
Salaire et Avantages sociaux
2 jours ouvrables de congés annuels par mois
Congé de maternité/paternité
10 jours fériés dans l’année
Assurance médicale pour le personnel et ses dépendants direct
DATE DE CLOTURE: .02.03.2023
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LES CANDIDATURES FEMININES SONT VIVEMENT ENCOURAGEES
Le PAM ne demandera aucun paiement à aucun stade du processus de recrutement, y compris au stade de l'offre. Toute demande de paiement doit être refusée et signalée aux autorités locales compétentes chargées de l'application des lois pour qu'elles prennent les mesures appropriées.
Le PAM applique une approche de tolérance zéro à l'égard de comportements tels que la fraude, l'exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l'abus de pouvoir et la discrimination.
Tous les candidats sélectionnés devront adhérer aux normes de conduite du PAM et seront donc soumis à une vérification rigoureuse de leurs antécédents en interne ou par des tiers. Les candidats sélectionnés devront également fournir des informations supplémentaires dans le cadre de l'exercice de vérification. Toute fausse déclaration concernant les informations fournies au cours du processus de recrutement peut entraîner la disqualification ou le licenciement.
