Assistant (e) Administratif(ve) et Financier Fixed Term G5 Menaka
TITRE DU POSTE: Assistant(e) Administratif(ve) et Financier
LIEU D'AFFECTATION: Menaka
UNITE/DIVISION: Finance et Administration
TYPE DE CONTRAT: Fixed Term GS5
DATE D'OUVERTURE: 16.02.2023
A PROPOS DU PAM
Le Programme alimentaire mondial des Nations Unies (PAM) est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. La mission du PAM est d'aider le monde à atteindre l’objectif Faim Zéro d’ici 2030. Chaque jour, le PAM travaille pour s'assurer que les populations les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, puissent avoir accès aux aliments nutritifs dont ils ont besoin pour mener une vie productive et saine.
MANDAT ET INTERVENTIONS DU PAM AU MALI
Au Mali, le PAM soutient les efforts du gouvernement à travers une stratégie d’assistance visant à répondre à l’urgence humanitaire, renforcer la résilience des communautés et soutenir les efforts de développement durable. En collaboration avec les institutions de l’Etat, les Organisations non-gouvernementales (ONG) et les partenaires du système des Nations Unies, le PAM organisent des transferts monétaires ou en nature pour subvenir aux besoins alimentaires des familles affectées par les conflits ou les aléas climatiques, fournit des repas scolaires qui favorisent l’accès des filles et garçons à l’éducation, soutient la prévention et le traitement de la malnutrition, apporte l’appui technique et financier aux groupements de petits producteurs agricoles pour améliorer leur production et leur accès au marché.
Le PAM fournit également le service de transport aérien, assurant aux acteurs humanitaires et de développement, des transports sûrs, fiables et économiques à destination des régions de Mopti, Gao, Menaka, Tombouctou et Kayes, ce qui permet d'accéder aux populations les plus vulnérables. La plus grande agence humanitaire au monde soutient aussi le gouvernement et ses partenaires, à travers des analyses de la sécurité alimentaire et nutritionnelle, la fourniture des services logistiques et des technologies de l’information et de la communication.
QUALIFICATION ET EXPERIENCE REQUISES
Éducation : Achèvement de l’enseignement secondaire dans les domaines des finances, de l’administration, des ressources humaines et d’autres domaines connexes.
Experience: Au moins Cinq (05) ans d'expérience progressive dans le domaines des finances, de l' administration, des ressources humaines et d’autres domaines connexes.
Bonne connaissance des procédures administratives ; Bonne relation avec les
autorités locales ;
Expérience antérieure d’une Organisation du Système des Nations Unies ou du
PAM souhaitable
Connaissances
et
compétences : • Connaissance de la gestion administrative
• Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Power point) ;
• Avoir une aptitude à la rédaction administrative ;
• Avoir le sens de l’organisation et une capacité à travailler sous pression ;
• Avoir une rigueur, une autonomie, beaucoup d’initiative professionnelle ;
• Avoir un sens des relations humaines et du travail en équipe
• Capable de s’organiser dans un environnement complexe et de travailler sur un
grand nombre de dossiers simultanément ;
Une connaissance générale des politiques, des règles, des règlements et des
procédures régissant l’administration du système des Nations Unies est
souhaitable
Langue : Avoir une bonne connaissance du français écrit et parlé et pouvoir s’exprimer dans au moins une langue locale de la région de Ménaka ;
Capacité de travailler en Anglais serait un atout
CONTEXTE ORGANISATIONNEL
À ce niveau, le titulaire de poste est censé assumer la responsabilité de l'exécution d'une gamme de processus et d'activités nécessitant une certaine interprétation des directives / pratiques standard. Le/la candidat(e) fournira un large éventail de soutien administratif aux différentes unités dans le cadre de la mise en œuvre des opérations d’assistance alimentaires et nutritionnelles du PAM dans la région de Menaka. Le titulaire de ce poste sera basé à Menaka et travaillera sous la supervision directe du chef de Sous Bureau
FINALITE DU POSTE
Appuyer la prestation efficace de services d’appui financier, budgétaire et administratif afin de faciliter une utilisation transparente et efficiente des ressources financières.
RESPONSABILITES PRINCIPALES ET SPECIFIQUES DU POSTE (non exhaustive)
I. Gérer de manière efficace et efficiente le Guest House de Gao
1. Répondre aux questions/préoccupations des clients et faire remonter celles dont vous n’avez
pas de réponses au niveau supérieur le cas échéant, afin de fournir un service fiable en
temps voulu.
2. Aider à traiter et à gérer les tâches administratives et financières du Guest house pour
contribuer à une gestion efficace et en temps voulu des ressources.
3. Assurer la réservation des chambres en utilisant un registre approprié ;
4. Faire le suivi de l’entretien et nettoyage des lieux avant et après la visite des hôtes ;
5. Procéder à la facturation des chambres selon le taux officiel affiché ;
6. Réceptionner les paiements des frais d’hébergement au Guest house versus reçus officiels
et procéder au versement sur le compte bancaire de WFP.
II. Apporter un soutien administratif
1. Expédier et recevoir les courriers officiels, puis les distribuer aux destinataires après les
orientations du Chef de Sous Bureau
2. Faire entrer les parapheurs dans le bureau du HoSO et les récupérer à la signature des
documents
3. Organiser les rendez-vous et les réunions du Chef de Sous Bureau ou son OIC
4. Organiser les réservations de voyage et du Guest house/hôtel ; préparer des autorisations
de voyage du staff et les classer
7. Faire un rapportage financier mensuels des recettes et dépenses du Guest house ;
8. Faire la gestion de certains systèmes et fichiers standard pour s'assurer que les informations
sont fiables et que le service concerné y a accès facilement
5. Apporter un soutien administratif à l’organisation des conférences, ateliers, formation,
retraites, etc.
6. Assurer un bon système de classement des documents administratifs du Sous Bureau en
gardant la confidentialité
7. Veiller à la propreté et à la fonctionnalité des équipements du Guest House et du bureau
8. Préparer les réunions all staff demandé par le Sous Bureau ou l’OIC (envoi de message
d’invitation, préparation de la salle, produire le compte rendu, etc.).
5. Apporter un soutien administratif à l’organisation des conférences, ateliers, formation,
retraites, etc.
6. Assurer un bon système de classement des documents administratifs du Sous Bureau en
gardant la confidentialité
7. Veiller à la propreté et à la fonctionnalité des équipements du Guest House et du bureau
8. Préparer les réunions all staff demandé par le Sous Bureau ou l’OIC (envoi de message
d’invitation, préparation de la salle, produire le compte rendu, etc.).
RESPONSABILITES PRINCIPALES ET SPECIFIQUES DU POSTE (non exhaustive) (Suite)
III. Assurer la gestion des fournitures du bureau
1. Recevoir et gérer quotidiennement les fournitures de bureau
2. Faire un inventaire mensuel et produire un rapport chaque mois
3. Mettre en place des fiches de gestion de stock pour une gestion transparente
4. Préparer les commandes de fourniture de bureau, soumettre à l’approbation du Sous Bureau
et faire le suivi auprès du Bureau Pays ou des fournisseurs jusqu’à livraison totale
IV. Assurer les petits achats du bureau et du Guest House
1. Faire les prospections du marché local et collecter les factures proforma
2. Assurer le secrétariat du comité Adhoc de l’analyse comparative des prix
3. Préparer les commandes, recevoir les articles et suivre les paiements auprès de l’Admin &
Finance Assistant
RESULTATS ATTENDUS
▪ Bonne coordination et réalisation des tâches mentionnées dans le sous bureau de Gao
▪ Esprit d’initiative pour faire face à des problèmes inattendus, tout en sollicitant les directives et/ou en
rapportant au superviseur en cas de besoin.
▪ Bonne organisation, rapports complets et précis, données à jour, et indépendance de travail uniquement
sous une supervision générale
FACTEURS DE SUCCES
• Produire des documents de qualité dans les délais
• Travailler sous une supervision limitée,
• Superviser, orienter et renforcer la capacité technique des agents de nettoyage et d’entretien du Guest
House et du bureau
• Avoir un sens de travailler en équipe et de bon jugement
• Travailler effectivement avec des personnes d’origine et de culture différentes.
4Ps CAPACITES PRINCIPALES D'ORGANISATION
Mission
Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques.
Être une force pour un changement positif.
Faire de la mission une source d'inspiration pour notre équipe.
Faire connaître notre mission dans les actions quotidiennes.
Equipe
Rechercher des moyens de renforcer les compétences des gens.
Créer une culture inclusive.
Developper et fournir une rétroaction constructive : Sert de coach de référence pour les collègues dans la même zone de travail.
Créer un esprit «Je veux» / «Nous ferons».
Performance
Encourager l'innovation et les solutions créatives.
Se concentrer sur l'obtention de résultats et suit les tendances des taux d'achèvement pour les tâches propres afin d’identifier les possibilités d'efficacité
Prendre la responsabilité de ses propres tâches et informe le superviseur dès que possible des retards éventuels dans le respect des échéances ou des engagements
Être décisif.
Partenariat
Connecter et partager entre les unités du PAM.
Établir des partenariats externes solides.
Être politiquement agile et adaptable.
Comprendre la valeur que le PAM apporte aux partenaires: Aligne ses propres activités avec les priorités du superviseur pour répondre aux besoins des partenaires internes et externes
CONDITIONS D'EMPLOI
Ce poste est un contraT fixed term de 12 mois renouvelable avec possibilité de renouvellement.
Salaire et Avantages sociaux
Salaire très attractif
2,5 jours ouvrables de congés annuels par mois
Congé de maternité/paternité
Congé de maladie
10 jours fériés dans l’année
Affiliation à la caisse de pension des nation unies
Assurance médicale pour le personnel et ses dépendants directs
DATE DE CLOTURE: 02.03.2023
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Les Candidature Féminines Sont Fortement encouragées.
Le PAM ne demandera aucun paiement à aucun stade du processus de recrutement, y compris au stade de l'offre. Toute demande de paiement doit être refusée et signalée aux autorités locales compétentes chargées de l'application des lois pour qu'elles prennent les mesures appropriées.
Le PAM applique une approche de tolérance zéro à l'égard de comportements tels que la fraude, l'exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l'abus de pouvoir et la discrimination.
Tous les candidats sélectionnés devront adhérer aux normes de conduite du PAM et seront donc soumis à une vérification rigoureuse de leurs antécédents en interne ou par des tiers. Les candidats sélectionnés devront également fournir des informations supplémentaires dans le cadre de l'exercice de vérification. Toute fausse déclaration concernant les informations fournies au cours du processus de recrutement peut entraîner la disqualification ou le licenciement.
