Assistant(e) de support/Réceptionniste_SC3

Le PAM célèbre et embrasse la diversité. II s’engage à respecter le principe de l’égalité des chances en matière d’emploi pour tous ses employés et encourage les candidats qualifiés à postuler sans considération de la race, de la couleur, de l’origine nationale, de l’origine ethnique ou sociale, des informations génétiques, du sexe, de l’identité et/ou de l’expression de genre, de l’orientation sexuelle, de la religion ou des convictions, du statut VIH ou d'un handicap.

Titre du poste : Assistant(e) de support/Réceptionniste

Type de contrat : Contrat de Service

Grade : SC3

Lieu d'affectation : Antananarivo/Madagascar

Durée de l’emploi : 12 mois

A PROPOS DU PAM

Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. Le PAM œuvre pour un monde où chaque homme, femme et enfant a accès en permanence à suffisamment de nourriture pour mener une vie saine et active.

CONTEXTE ORGANISATIONNEL

Sous la supervision de la personne en charge de l'Administration au Bureau Pays à Antananarivo, le/la Réceptionniste aura la responsabilité d’effectuer les tâches ci-dessous :

RESPONSABILITÉS CLES (non exhaustives)

• Collecter, trier et diffuser le courrier/facture, des rapports et d'autres documents pour répondre aux exigences du personnel en respectant les normes de délai en vigueur.
• Accueil des visiteurs avec courtoise et sensibilité à la diversité de culture,
• Adresser les demandes et questionnement des visiteurs vers les services nécessaires,
• Surveiller les protocoles de sécurité du bureau et apporter à l’attention de l’officiel de sécurité tout souci.
• Recevoir, registrer et dispatch la correspondance par la poste.
• Répondre aux questions courantes reçues et faire remonter certains points au niveau supérieur le cas échéant, afin de fournir un service fiable en temps voulu.
• Relire des documents, comme des rapports normalisés ou du courrier, pour contribuer à l'exactitude des écrits du personnel.
• Le cas échéant, proposer un ensemble d'activités standard d'aide à la gestion pour contribuer à l'efficacité des modalités de fonctionnement.
• Effectuer les réservations de voyages ou participer à l'organisation de manifestations, afin d'aider le personnel à travailler efficacement.
• Aider à la gestion des dossiers, des documents et des archives des bureaux conformément aux systèmes et procédures en place, de sorte que les informations soient tenues à jour et consultables sans délai par le personnel.
• Effectuer les tâches courantes de saisie des données conformément aux systèmes définis pour veiller à ce que les informations soient organisées et consultables sans délai par l'équipe chargée de la gestion.

QUALIFICATIONS MINIMALES STANDARD

QUALIFICATIONS REQUISES

• Capacité d'utiliser des équipements de bureau standard tels que des photocopieurs et des scanners.
• Connaissance des routines et des méthodes normalisées de travail d'appui aux entreprises.
• Connaissance des logiciels bureautiques standard, Ex. Microsoft Word.
• Utilise le tact et la courtoisie pour donner et recevoir de l'information auprès de diverses personnes.
• Bonne attention aux détails afin d'identifier les écarts de données.
• Capacité de respecter les délais et de suivre des instructions claires.
• Dynamique, pro-actif(ve), courtois(e), sens du service pour les autres

DATE DE FIN D'AFFICHAGE

Deadline : 2 Mars 2023

LES CANDIDATURES FEMININES QUALIFIEES SONT FORTEMENT ENCOURAGEES

Le PAM applique une approche de tolérance zéro à l’égard de comportements tels que la fraude, l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus de pouvoir et la discrimination. Tous les candidats sélectionnés devront respecter les normes de conduite du PAM et seront donc soumis à une vérification rigoureuse des antécédents en interne ou par l’intermédiaire de tiers. Les candidats sélectionnés devront également fournir des renseignements supplémentaires dans le cadre de l’exercice de vérification. Une fausse déclaration des informations fournies au cours du processus de recrutement peut entraîner la disqualification ou le licenciement.

Le PAM ne demandera aucun paiement à aucun stade du processus de recrutement, y compris au stade de l’offre.

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