Asistente de Apoyo Operativo SC5

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El WFP busca candidatos de la más alta integridad y profesionalismo que compartan nuestros principios humanitarios. La selección de personal se realiza sobre una base competitiva y estamos comprometidos a promover la diversidad y el equilibrio de género

CALIFICACIONES MINIMAS ESTANDAR

Educación

• Título universitario en desarrollo/gestión de proyectos, Administración, ciencias sociales o áreas afines.

Idiomas

• Dominio hablado y escrito, del español.

Experiencia:

• Mínimo 5 años de experiencia laboral post secundaria en el sector público o privado.
• Deseable, 1 año en el sector humanitario/desarrollo.
• Deseable, experiencia en la implementación de programas

Competencias

• Manejo de las herramientas básicas de Microsoft Office (Word, PowerPoint y Excel).

CONTEXTO ORGANIZACIONAL

El Programa Mundial de Alimentos (WFP, por sus siglas en inglés) es la organización humanitaria líder que salva vidas y cambia vidas, brindando asistencia alimentaria en emergencias y trabajando con las comunidades para mejorar la nutrición y crear resiliencia, asistiendo cada año a 97 millones de personas en 88 países. En Venezuela WFP brinda asistencia alimentaria a aproximadamente 200,000 personas a través de un programa de comidas escolares, con la meta de alcanzar a 1.5 millones de personas en zonas de mayor incidencia de inseguridad alimentaria para finales de 2023.

PROPÓSITO DEL CARGO

El Asistente de Apoyo Operativo estará a cargo de llevar a término una gran variedad de procesos de apoyo operativo estándar con relación a la unidad de cadena de suministros, en la oficina central, para facilitar la prestación eficaz de servicios.

RESPONSABILIDADES PRINCIPALES

• Proveer funciones de apoyo para la gestión de proyectos y apoyo general de oficina en conformidad con los objetivos establecidos y las políticas y procedimientos de WFP.

• Responder a consultas proporcionando orientación oportuna y precisa, y remitirlas, cuando proceda, a los niveles superiores y otras unidades, con el fin de prestar un servicio oportuno y correcto a los clientes.

• Prestar apoyo al procesamiento y gestión de tareas administrativas y financieras ordinarias, en diversas esferas funcionales, para contribuir a la gestión eficaz y oportuna de los recursos.

• Encargarse del mantenimiento de los sistemas y archivos estándar establecidos para garantizar que la información sea precisa y esté fácilmente disponible para la función de que se trate.

• Gestionar y mantener registros y bases de datos de planes y solicitudes de compras, viajes, proyecciones presupuestarias de eventos y viajes, y otros temas administrativos, para velar por que la información esté bien organizada y el personal pueda acceder fácilmente a ella.

• Mantener relaciones con una amplia gama de personas internas y externas a través de la provisión de apoyo operativo para ayudar en el intercambio de información y la prestación de servicios al personal.

• Encargarse de la integridad de los datos para facilitar la disponibilidad de información precisa en los sistemas institucionales.

• Desarrollar transacciones de solicitudes de compra, órdenes de compra menores, recibos de compra, registro de socios implementadores y proveedores, viajes, y registro de facturas en los sistemas corporativos de WFP, dando seguimiento a las transacciones de aprobación en los niveles correspondientes.

• Realizar MPOs.

• Contribuir a la mejora de los procedimientos y procesos operativos, y a la elaboración de planes, notas de archivo, informes y correspondencia, en consonancia con las directrices establecidas.

• Proporcionar orientación sobre métodos y prácticas ordinarios de apoyo operativo a los colegas menos experimentados para velar por que los servicios se presten de forma coherente y de acuerdo con los requisitos establecidos.

• Trabajar con una gran variedad de personas, recabando retroinformación, cuando proceda, para ayudar en la prestación de apoyo operativo al personal.

• Coordinar con personal de programas en oficina central y/o terreno, según ubicación del puesto, la definición, orientación y gestión (en caso de que corresponda) de necesidades de: mobiliario, equipos y útiles de oficina; seguimiento a inventario de activos;

• Coordinar y monitorear solicitudes y autorizaciones para uso movimientos de vehículo institucional y mantenimiento del mismo, según las reglas de PMA, canalizar solicitudes y orientaciones de movilización de vehículos con el supervisor correspondiente y coordinador de flota central.

• Hacer gestiones de vuelos para viajes, canalizando con la unidad correspondiente.

• Efectuar otras actividades requeridas a solicitud del supervisor y que estén en línea con la finalidad del cargo.

MARCO DE LIDERAZGO

TERMINOS Y CONDICIONES

TÍTULO: Asistente de Apoyo Operativo

TIPO DE CONTRATO: Service Contract – SC5

UNIDAD / DIVISIÓN: Supply Chain

ESTACIÓN DE SERVICIO (ciudad, país): Caracas

DURACIÓN: 12 meses

Solo los candidatos calificados preseleccionados recibirán una notificación

Esta vacante está disponible solo para ciudadanos y/o residentes de la República Bolivariana de Venezuela con permiso de trabajo permanente.

FECHA LIMITE PARA APLICAR

Publicación hasta el 19 de febrero de 2023

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Se invita especialmente a las candidatas femeninas cualificadas a que realicen su postulación

El WFP no tolera la discriminación y no discrimina por motivos de raza, sexo, color, grupo étnico, edad, orientación sexual, otra afiliación o estado de VIH / SIDA.

No se ofrecerá ningún tipo de contrato a los miembros del Comité Asesor de las Naciones Unidas para Asuntos Administrativos y de Presupuesto (CCAAP), la Comisión de Administración Pública Internacional (CAPI), el Comité de Finanzas de la FAO, el Auditor Externo del WFP, el Comité de Auditoría del WFP, la Dependencia Común de Inspección ( JIU) u otros organismos similares dentro del sistema de las Naciones Unidas con responsabilidades de supervisión sobre el WFP, tanto durante su servicio como dentro de los tres años posteriores a su cese

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