Assistant(e) à la gestion – Flotte SC4
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Le PAM célèbre et embrasse la diversité. Il s'engage à respecter le principe de l'égalité des chances en matière d'emploi pour tous ses employés et encourage les candidats qualifiés à postuler sans distinction de race, de couleur, d'origine nationale, d'origine ethnique ou sociale, d'information génétique, de sexe, d'identité et/ou d'expression sexuelle, d'orientation sexuelle, de religion ou de croyance, de statut VIH ou de handicap.
Les candidatures féminines sont fortement encouragées!
À PROPOS DU PAM
Le Programme alimentaire mondial des Nations unies est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. La mission du PAM est d'aider le monde à atteindre la faim zéro de notre vivant. Chaque jour, le PAM travaille dans le monde entier pour faire en sorte qu'aucun enfant ne se couche le ventre vide et que les plus pauvres et les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, puissent avoir accès aux aliments nutritifs dont ils ont besoin.
À PROPOS DU PAM À DJIBOUTI
La stratégie du PAM à Djibouti est alignée sur Djibouti Vision 2035 et prend en compte les stratégies régionales de l'Union africaine, en particulier l'Agenda 2063 et la Déclaration de Malabo sur la croissance agricole accélérée, et les stratégies sous-régionales de l'IGAD. Elle est également alignée sur le PNUAD pour 2018-2022 et s'appuie sur les recommandations pertinentes de l'examen stratégique Faim zéro.
La lutte contre la pauvreté est une voie majeure pour lutter contre l'insécurité alimentaire à Djibouti. Le potentiel agricole est limité, mais les secteurs de l'agriculture, de l'élevage et de la pêche offrent des opportunités d'assistance directe aux ménages ruraux exposés à l'insécurité alimentaire et à la malnutrition. Les deux piliers de la stratégie du PAM sont les suivants :
Fournir un emploi équitable aux femmes et aux hommes dans les ménages les plus vulnérables ; et
Utiliser des filets de sécurité pour assurer l'accès à une assistance qui répond aux besoins de base, y compris pour la sécurité alimentaire.
OBJECTIF DU POSTE
Saisir les données de la flotte et produire des rapports dans un système de base de données établi et s'assurer que l'intégrité et l'exactitude des données saisies soient conformes aux politiques/procédures et aux directives normatives définies par le PAM.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS (non exhaustives)
Sous la supervision directe du coordonnateur de la flotte, le titulaire doit effectuer les tâches suivantes :
1. Vérifier soigneusement la clarté et la cohérence des informations enregistrées dans les documents conformément aux procédures établies, avant que la saisie des données ne soit effectuée.
2. Entrez des données telles que les trajets, les cartes de travail, le carburant, les pièces de rechange pour n'en nommer que quelques-unes dans le FMS (Fleet Management System) ou tout autre progiciel établi.
3. Effectuez des exercices de rapprochement quotidiens de tous les enregistrements et transactions effectués au cours de la même journée et assurez-vous que la validation, l'intégrité et l'exactitude des données sont maintenues.
4. Organiser un rapprochement systématique des enregistrements pour comparer les chiffres théoriques aux enregistrements physiques réels sur une base hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle et annuelle.
5. Préparer et vérifier les rapports et s'assurer que les rapports sont exacts et soumis en temps opportun.
6. Maintenir des systèmes de classement appropriés afin que tous les documents requis puissent être récupérés rapidement.
7.Calculez les litres du véhicule en fonction de la distance, du tonnage et du type de véhicule. Fournissez aux camionneurs le bon de carburant pour faire le plein avant les voyages.
8. Entrez toutes les informations dans le système logiciel FMS Global Fleet (y compris le coût par litre, le lieu d'achat, la date, le nom du conducteur, pour n'en nommer que quelques-uns.)
9. Préparer et fournir des rapports quotidiens sur le carburant émis pour les camions.
10. Analyser les données produites à partir des systèmes et signaler toute divergence ou irrégularité au superviseur immédiat.
12. Le titulaire pourrait être tenu de remplacer occasionnellement l'assistant(e) logistique SC5 lorsqu'il n'est pas en service.
QUALIFICATIONS MINIMALES
Éducation: Diplôme d'études secondaires (Baccalauréat ou équivalent) avec quatre (4) années d'expérience pertinente
ou
Une licence ou équivalent avec une (1) année d'expérience pertinente
Expérience pertinente : L'expérience pertinente est décrite comme une expérience dans au moins l'un des domaines suivants : exécution de tâches administratives, traitement de données, expérience dans la logistique.
Langues: La maitrise du français (lu, écrit et parlé) est requise pour ce poste.
Une connaissance intermédiaire de l'anglais (lu, écrit et parlé) est requise pour ce poste.
CAPACITÉS ORGANISATIONNELLES DE BASE
Objectif
Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques : Aide les coéquipiers à articuler les objectifs stratégiques du PAM.
Être une force de changement positif : Suggérer au superviseur des améliorations potentielles des processus de travail de l'équipe.
Faire en sorte que la mission soit une source d'inspiration pour l'équipe : Explique aux coéquipiers l'impact des activités du PAM dans les communautés bénéficiaires.
Rendre notre mission visible dans les actions quotidiennes : Explique comment les responsabilités de sa propre unité serviront la mission du PAM.
Personnes
Rechercher les moyens de renforcer les compétences des personnes : Forme les coéquipiers plus jeunes à de nouvelles compétences et capacités.
Créez une culture inclusive : Recherche les occasions de travailler avec des personnes d'horizons différents.
Soyez un coach et donnez un feedback constructif : Faites office de coach pour vos collègues dans le même domaine de travail.
Créer un esprit "Je veux"/"Nous voulons" : Suivre les progrès accomplis dans la réalisation des objectifs et partager régulièrement ces informations avec le superviseur.
Performance
Encourager l'innovation et les solutions créatives : Explorer les moyens d'être toujours plus efficace et précis dans son propre domaine de travail et partager les nouvelles méthodes de travail avec ses collègues.
Se concentrer sur l'obtention de résultats : Se concentre sur l'obtention de résultats et suit les tendances des taux d'achèvement de ses propres tâches afin d'identifier les opportunités d'efficacité.
Prendre des engagements et les tenir : Assume la responsabilité de ses propres tâches et informe son supérieur dès que possible des retards éventuels dans le respect des délais ou des engagements.
Être décisif : décide de manière indépendante de l'action à entreprendre lorsqu'il est confronté à des choix critiques sur le lieu de travail ou à des situations dangereuses sur le terrain.
Partenariat
Se connecter et partager entre les unités du PAM : Suggère des possibilités de partenariat avec d'autres unités au superviseur.
Construire des partenariats externes solides : Identifie les possibilités de travailler avec des collègues et des partenaires sur le terrain pour atteindre des objectifs communs.
Être politiquement agile et adaptable : Comprendre la valeur des équipes du PAM et des partenaires externes dans la réalisation des buts et objectifs de l'équipe.
Être clair sur la valeur que le PAM apporte aux partenariats : Aligne ses propres activités sur les priorités du superviseur afin de répondre aux besoins des partenaires internes et externes.
TERMES ET CONDITIONS
Type de contrat : Contrat de services SC4
Unité : Supply Chain
Lieu d'affectation (ville, pays) : Djibouti, Djibouti
Durée : 12 mois renouvelable (Sur la base de performances satisfaisantes, des besoins organisationnels et de la disponibilité des fonds)
DATE LIMITE POUR LES CANDIDATURES
La date limite de candidature est le 13 février 2023.
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Le PAM a une approche de tolérance zéro à l'égard des comportements tels que la fraude, l'exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l'abus d'autorité et la discrimination. Tous les candidats sélectionnés devront respecter les normes de conduite du PAM et seront donc soumis à une vérification rigoureuse des antécédents en interne ou par des tiers. Les candidats sélectionnés devront également fournir des informations supplémentaires dans le cadre de l'exercice de vérification. La fausse déclaration des informations fournies lors du processus de recrutement peut entraîner la disqualification ou la résiliation de l'emploi.
Le PAM ne demandera aucun paiement à aucun stade du processus de recrutement, y compris au stade de l'offre. Toute demande de paiement doit être refusée et signalée aux autorités locales chargées de l'application de la loi pour qu'elles prennent les mesures appropriées.
WFP will not request payment at any stage of the recruitment process including at the offer stage. Any requests for payment should be refused and reported to local law enforcement authorities for appropriate action.
