Business Support Assistant (Réceptionniste) GS3 Niamey

WFP celebrates and embraces diversity. It is committed to the principle of equal employment opportunity for all its employees and encourages qualified candidates to apply irrespective of race, colour, national origin, ethnic or social background, genetic information, gender, gender identity and/or expression, sexual orientation, religion or belief, HIV status or disability.

A PROPOS DU PAM

Le Programme Alimentaire Mondial des Nations Unies est la plus grande organisation humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. Au Niger, le PAM répond aux besoins des femmes, hommes, garçons et filles pauvres depuis 1968. Nous travaillons pour atteindre l’objectif faim Zéro d’ici 2030 en soutenant les efforts du gouvernement et des communautés sur deux fronts, sauver des vies et changer les vies.

Pour sauver des vies nous intervenons dans les zones de crise. Nous sommes présents dans le bassin du lac Tchad où les violences liées au conflit avec Boko Haram ont engendré le déplacement de milliers de personnes. Cette crise a déstabilisé la région de Diffa au Niger, précipitant aussi les populations locales dans une grande vulnérabilité. La frontière avec le Mali fait également l’objet d’une instabilité croissante. Le PAM fournit une assistance alimentaire dans ces zones pour venir en aide aux victimes des conflits, les réfugiés, déplacés, retournés et les populations locales hôtes.

Pour changer les vies, le PAM travaille à travers tout le Niger afin que les populations deviennent plus résistantes aux chocs, notamment climatiques, qui menacent les capacités agricoles et les moyens de subsistance des nigériens les plus vulnérables. Notre paquet d’activités intégrées couvre la nutrition, les cantines scolaires et l’assistance technique pour la récupération des terres. Le PAM achète une partie de ses vivres localement et auprès des petits producteurs pour redynamiser l’économie nationale et locale. Nous mettons l’accent sur le renforcement des capacités du gouvernement et des communautés dans ce pays frappé par des chocs répétés. Ainsi, les populations parviennent à briser le cercle vicieux de la pauvreté et à envisager l’avenir sous un meilleur jour.

Le PAM gère les services aériens humanitaires des Nations Unies, UNHAS. Certaines régions sont éloignées de la capitale. Grâce à ses appareils, UNHAS permet à l’ensemble du personnel humanitaire présent au Niger d’atteindre rapidement et en toute sécurité le lieu des opérations humanitaires. Cela contribue à atteindre les personnes vulnérables, même dans les zones les plus difficiles d’accès.

Des études indépendantes ont démontré que les interventions du PAM au Niger portent leurs fruits. Ces résultats nous confirment que nos efforts menés en appui au gouvernement contribuent, avec le soutien de nos bailleurs, à accompagner le développement du Niger.

CONTEXTE ORGANISATIONEL

Ces emplois se trouvent dans les bureaux de pays (COs), les Bureaux régionaux (RBs) et le Siège (HQ). Les titulaires de postes fournissent généralement un soutien administratif aux équipes et / ou soutiennent un flux métier spécifique et font rapport à l'associé concerné. À ce niveau, les travaux sont exécutés sous étroite surveillance et les titulaires de postes sont censés produire un travail organisé et précis

DESCRIPTION DU POSTE

Fournir une gamme de tâches courantes de soutien aux entreprises, afin de s'assurer que le personnel est effectivement pris en charge

RESPONSABILITÉS CLES (non exhaustives)

1. Recueillir, trier et diffuser de la correspondance, des rapports et d'autres documents pour répondre aux exigences du personnel selon les normes de temps.

2. Répondre aux demandes de renseignements courantes reçues et intensifier, le cas échéant, afin de fournir un service rapide et précis aux clients.

3. Corriger les documents écrits, tels que les rapports standard et la correspondance, pour contribuer à l'exactitude des informations écrites développées par le personnel.

4. Fournir, au besoin, un ensemble d'activités de soutien aux entreprises afin de contribuer au bon fonctionnement des opérations commerciales.

5. Prendre des dispositions pour les voyages et soutenir des événements, etc. pour aider le personnel à travailler efficacement.

6. Soutenir l'entretien des dossiers, des documents et des dossiers de bureau conformément aux systèmes et aux processus établis afin que les renseignements soient à jour et facilement accessibles au personnel.

7. Effectuer des tâches normalisées de saisie de données conformément aux systèmes définis, afin de s'assurer que les informations sont organisées et facilement accessibles à l'équipe commerciale.

4P CAPACITÉS PRINCIPALES D'ORGANISATION

Mission

• Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques :Comprend les objectifs stratégiques du PAM.
• Être une force pour un changement positif :Approche des tâches et des responsabilités individuelles avec une attitude et un comportement positifs.
• Faire de la mission une source d'inspiration pour notre équipe : Comprend l'impact des activités du PAM dans les communautés bénéficiaires.
• Faire connaître notre mission dans les actions quotidiennes : Relie les tâches et les responsabilités individuelles aux objectifs et à la mission de l'unité.

Equipe

• Rechercher des moyens de renforcer les compétences des gens : Recherche des occasions de construire et d'améliorer les compétences individuelles.
• Créer une culture inclusive : Démontre le respect et la compréhension de la diversité et des différences culturelles.
• Developper et fournir une rétroaction constructive : Identifie et approche les collègues ou les superviseurs pour servir d'entraîneurs.
• Créer un esprit «Je veux» / «Nous ferons» : Définit des objectifs clairs et des objectifs mesurables pour les tâches et les responsabilités propres.

Performance

• Encourager l'innovation et les solutions créatives : Évalue ses propres tâches et responsabilités pour trouver des façons d'être plus efficaces.
• Se concentrer sur l'obtention de résultats: Maintient des registres précis des temps d'exécution et des tâches dans les domaines de responsabilité propres.
• Prendre des engagements et les respecter : Comprend les responsabilités et les métriques associées à ses propres tâches.
• Être décisif :Avise les superviseurs des situations dangereuses ou des problèmes potentiels qui peuvent survenir sur le terrain ou au bureau.

Partenariat

• Connecter et partager entre les unités du PAM: Comprend la structure organisationnelle du PAM, y compris l'objet et la mission de chaque unité.
• Établir des partenariats externes solides : Soutient l'équipe en travaillant avec ses collègues et les partenaires du PAM sur le terrain vers des objectifs communs.
• Être politiquement agile et adaptable : Maintient une relation professionnelle et courtoise avec d'autres employés et partenaires du PAM sur le terrain.
• Comprendre la valeur que le PAM apporte aux partenaires: Comprend les contributions de ses propres équipes dans ses partenariats avec les intervenants internes et externes.

QUALIFICATIONS MINIMALES STANDARD

QUALIFICATIONS REQUISES POUR L'ENTRÉE DANS CE RÔLE

• Capacité d'utiliser des équipements de bureau standard tels que des photocopieurs et des scanners.
• Connaissance des routines et des méthodes normalisées de travail d'appui aux entreprises.
• Connaissance des logiciels bureautiques standard, Ex. Microsoft Word.
• Utilise le tact et la courtoisie pour donner et recevoir de l'information auprès de diverses personnes.
• Bonne attention aux détails afin d'identifier les écarts de données.
• Capacité de respecter les délais et de suivre des instructions claires.

MODALITÉS ET CONDITIONS D'EMPLOI

Le PAM offre des opportunités égales à tous.

Le PAM est engagé à promouvoir une culture de travail dans laquelle chaque employé (e) comprend, et est en mesure de mener à bien ses responsabilités professionnelles et maintenir la dignité des collègues de travail. Le PAM offre des opportunités de carrière pour ses employés et les accompagne dans leur développement professionnel avec des actions de formations et d’apprentissages continues.

Également Le PAM est déterminé à créer et maintenir sur le lieu de travail un climat harmonieux, fondé sur le respect mutuel et la compréhension, exempt de discrimination, de harcèlement, de harcèlement sexuel et d’abus d’autorité et respectueux de la diversité. Le PAM s’est engagé dans la diversité et l’inclusion dans son effectif et encourage les candidatures féminines et masculines qualifiés de tous les milieux religieux et ethniques à faire leur demande. Le PAM a une tolérance zéro pour la discrimination et ne fait pas de discrimination en fonction du statut du VIH/SIDA.

Enfin, le PAM cherche à promouvoir l'égalité des sexes et l'autonomisation des femmes et est certain que sa mission de lutte contre la faim dans le monde ne peut être atteinte que si les femmes, les hommes, les filles et les garçons ont des chances égales en matière d'accès aux ressources et aux services ainsi qu’à la participation à des rôles de prise de décision.

Durée du contrat : 1 an (renouvelable)

Rémunération : Le salaire brut pour ce grade varie de 6.807.000 fcfa à 8.679.000 fcfa par an en sus duquel vous seront octroyées une allocation pour époux et pour enfants à charge sous certaines conditions.

Éligibilité : Cet avis est ouvert aux candidats de nationalité nigérienne.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Le PAM est un employeur de choix pour les femmes. Nous apprécions vos contributions et sommes sensibles à vos besoins. C'est pourquoi :

« Nous travaillons à vous garantir un équilibre vie familiale/vie professionnelle (work life balance) »

1. 6 mois de congé de maternité avec plein salaire ;
2. des pauses d'allaitement allant jusqu’à 2 heures par jour et des salles pour les mères allaitantes ;
3. des heures de travail flexibles (pour cause de maladie des enfants, du conjoint, etc.) y compris le télétravail si nécessaire.

« Nous vous encourageons et travaillons à développer votre carrière » à travers :

1. des possibilités de croissance et de développement des capacités de leadership ;
2. des possibilités de formation, renforcement des capacités pour booster leur carrière ;
3. une bonne tolérance zéro pour la discrimination à l'égard des femmes dans l’environnement de travail.

DELAI DE SOUMISSION

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.

Si vous n'avez pas de nos nouvelles dans les 2 mois qui suivent, veuillez considérer que votre candidature n'a pas été retenue pour ce poste

Délai de soumission : 30 janvier 2023.

Les dossiers doivent être envoyés uniquement en ligne à travers le système de recrutement en ligne du PAM.

Les candidats.es qualifiés.es issus des pays en développement sont particulièrement encouragés à postuler

Le PAM a une tolérance zéro pour la discrimination et ne fait pas de discrimination sur la base du statut VIH/SIDA.

Aucun engagement sous quelque forme que ce soit ne sera proposé aux membres du Comité consultatif des Nations Unies sur les questions administratives et budgétaires (CCQAB), de la Commission de la fonction publique internationale (CFPI), du Comité financier de la FAO, du Commissaire aux comptes du PAM, du Comité d'audit du PAM, du Corps commun d'inspection ( CCI) et d'autres organismes similaires au sein du système des Nations Unies ayant des responsabilités de contrôle sur le PAM, à la fois pendant leur service et dans les trois ans suivant la cessation de service.

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