Business Support Assistant (Administration – Protocole aéroportuaire), SSA5, Bamako (Mali)

A PROPOS DU PAM

Le Programme alimentaire mondial des Nations Unies (PAM) est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. La mission du PAM est d'aider le monde à atteindre l’objectif Faim Zéro d’ici 2030. Chaque jour, le PAM travaille pour s'assurer que les populations les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, puissent avoir accès aux aliments nutritifs dont ils ont besoin pour mener une vie productive et saine.

CONTEXTE ORGANISTIONNEL

A ce niveau, il est attendu de l’occupant (e) de ce poste qu’il ou elle fasse preuve de responsabilité et d’initiative pour répondre de façon indépendante à des demandes sous un minimum d’encadrement. Il ou elle a la responsabilité de fournir un support dans des domaines spécialisés comme l’organisation et la coordination du travail. Il est requis un esprit de jugement pour faire face quotidiennement à des situations inattendues. La coordination, la résolution de problèmes et la communication sont aussi partie des tâches relevant de ce poste.

FINALITE DU POSTE

Exécution des tâches protocolaires et fourniture d'un soutien à tous les délégués du personnel du PAM et aux visiteurs à l'aéroport et facilitation des interactions avec les responsables de l'immigration et du gouvernement

RESPONSABILITES PRINCIPALES (Non exhaustive)

Sous la supervision de la Chargée de l’Administration, l’assistant chargé de la gestion du bâtiment aura pour principales fonctions :

1. Maintenir des contacts réguliers avec les services et organismes de l'État pour s'assurer que les informations mises à la disposition du personnel sur l'immigration lors de leur départ et de leur arrivée au Mali
2. Appliquer les dispositions de l'accord de pays hôte du PAM aux membres du personnel des Nations Unies recrutés au niveau international et affectés au lieu d'affectation au Mali
3. Vérifie et filtre les documents soumis par le membre du personnel avant de traiter et de soumettre les demandes au ministère des Affaires étrangères en vérifiant les droits du demandeur, en vérifiant la validité des passeports, en s'assurant que les formulaires requis sont correctement remplis et en s'assurant que tous les documents justificatifs sont joints.
4. Rencontre le personnel et les délégués du PAM à l'arrivée et aide à l'immigration et au dédouanement, aux visas et en général, intercède auprès des autorités maliennes pour faciliter le passage de ces personnes.
5. Assurer la liaison avec l'aéroport et les douanes ainsi qu'avec les fonctionnaires du ministère des Affaires étrangères et organiser l'accueil du personnel et des visiteurs du PAM, et coordonner et faciliter leur mouvement vers et depuis l'aéroport
6. Aider aux formalités d'immigration et à la coordination des transports. Assurer la liaison avec la section des transports concernant le transport du personnel/des consultants depuis/vers l'aéroport et les hôtels
7. Fournir une assistance de traduction (français/anglais) au personnel et aux délégués à l'aéroport si nécessaire
8. Assurer une interprétation et une application appropriées et cohérentes de la politique et des procédures administratives mises en œuvre en temps opportun pour soutenir les opérations
9. Assurer le suivi des formalités et procédures de dédouanement pour s'assurer qu'elles sont prises en charge et suivies afin d'assurer une livraison et une finalisation dans les délais.
10. La prestation des services d'appui au protocole est effectuée en temps opportun et de manière efficace, et les dispositions connexes sont bien établies pour les services de protocole améliorés. Toutes les autres responsabilités et tous les services de soutien administratif assignés sont effectivement exécutés et fournis.

QUALIFICATION ET EXPERIENCE REQUISES

Education et expérience

• Diplôme d'études secondaires ou équivalent. Formation/cours supplémentaires dans le domaine fonctionnel concerné. Un diplôme universitaire en affaires, en administration publique ou dans un domaine connexe serait une valeur ajoutée.
• Une expérience avec l'armée / l'immigration est un avantage supplémentaire
• Un minimum de CINQ années d'expérience professionnelle pertinente dans le soutien au protocole, la gestion de bureau, l'administration du service à la clientèle, les ressources humaines, la logistique et la coordination
• Une expérience de travail dans un pays en développement et / ou une connaissance des situations d'urgence et de la sécurité sont considérées comme un atout
• Expérience avec les Nations Unies, les protocoles militaires ou gouvernementaux / d'immigration
• Excellente maîtrise de l'outil informatique Word, Excel et PowerPoint.

Langue

• Maîtrise du français et bonne connaissance pratique de l'anglais (le poste nécessitera des traductions)

• Une connaissance de la langue locale serait un atout
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Connaissances et Compétences

• Démontrer une intégrité en se conformant aux valeurs et normes déontologiques des Nations Unies ;

• Maîtrise de la lecture et de l'interprétation des plans et des schémas techniques.
• Connaissance des précautions à prendre en matière de sécurité.
• Aptitude à inspecter et à évaluer les équipements/appareils et à résoudre les dysfonctionnements rapidement y compris en effectuant des tests et en utilisant les résultats pour diagnostiquer des problèmes.

• Aptitude à installer des équipements/appareils de façon experte, parfois dans des conditions matérielles difficiles.
• Aptitude à utiliser des outils à main et des outils électriques.
• Aptitude à mener plusieurs tâches en parallèle, et à répondre simultanément et promptement aux exigences attachées au poste.
• Aptitude à tenir des registres exacts et précis.
• Sens élevé des responsabilités et ponctualité.
• Honnêteté et intégrité.
• Aptitude à communiquer clairement tant oralement que par écrit et à rédiger divers ourriers.
• Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel.
• Aptitude à travailler en équipe et à assurer la supervision technique d'autres membres du personnel.
• Bonnes aptitudes analytiques ;
• Esprit d’initiative, tact, capacités de négociations, d’analyse et de communication.
• Capacité à planifier et assurer une gestion basée sur les résultats ;
• La capacité à prioriser les tâches urgentes :
• Capacité à maintenir une bonne organisation de son travail.
• Promouvoir une approche de collaboration axée sur le client ;
• Etablir de solides relations avec les clients et les acteurs externes ;
• Aptitude à travailler sous pression dans un environnement complexe et évolutif ;
• Capacités de s’adapter dans un environnement multiculturel et multiracial et développer un bon esprit d’équipe.
• Capacité rédactionnelle ;
• Être une force de changement positif

Toutes les décisions en matière d'emploi sont prises sur la base des besoins de l'organisation, des exigences du poste, du mérite et des qualifications individuelles. Le PAM s'engage à offrir un environnement de travail inclusif, exempt d'exploitation et d'abus sexuels, de toute forme de discrimination, de tout type de harcèlement, de harcèlement sexuel et d'abus de pouvoir. Par conséquent, tous les candidats sélectionnés feront l'objet d'une vérification rigoureuse des références et des antécédents.

Aucun engagement, sous quelque forme que ce soit, ne sera proposé aux membres du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB) des Nations Unies, de la Commission de la fonction publique internationale (CFPI), du Comité financier de la FAO, du Commissaire aux comptes du PAM, du Comité d'audit du PAM, du Corps commun d'inspection (CCI) et d'autres organes similaires du système des Nations Unies ayant des responsabilités de contrôle sur le PAM, tant pendant leur service que dans les trois ans suivant la cessation de ce service.

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