Business Support Assistant – Transport SC4 à Gitega (1 Position) Job Req. #184433
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Le PAM célèbre et embrasse la diversité. II s’engage à respecter le principe de l’égalité des chances en matière d’emploi pour tous ses employés et encourage les candidats qualifiés à postuler sans considération de la race, de la couleur, de l’origine nationale, de l’origine ethnique ou sociale, des informations génétiques, du sexe, de l’identité et/ou de l’expression de genre, de l’orientation sexuelle, de la religion ou des convictions, du statut VIH ou d'un handicap.
A PROPOS DU PAM
Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) est la plus grande Agence Humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. Le PAM œuvre pour un monde où chaque homme, femme et enfant a accès en permanence à suffisamment de nourriture pour mener une vie saine et active.
CONTEXTE ORGANISATIONNEL
Ces postes sont à pourvoir dans des Bureaux de Pays, des Bureaux Régionaux ou au Siège. Les titulaires peuvent soit assurer des fonctions d'appui administratif centralisé et relever de l'Adjoint(e) à la gestion, soit fournir un appui administratif aux équipes dépendant hiérarchiquement du/de la Responsable de l'Unité ou du/de la Chef du Service, ou de son/sa suppléant(e). Lorsque ces postes apportent un soutien dans un secteur d'activité précis, ils peuvent relever du/de la Responsable de l'Unité considérée, du/de la Chef de Service, ou de son/sa suppléant(e).
À ce niveau, le travail est effectué sous une supervision minimale. On attend des titulaires qu'ils produisent des travaux structurés et précis, et mènent des activités spécifiques d'aide à la gestion. Ils peuvent donner des orientations sur les pratiques courantes à d'autres membres du personnel moins expérimenté travaillant dans leur domaine d'activité.
DESCRIPTION DU POSTE
Effectuer des tâches courantes d'aide à la gestion dans un domaine d'activité spécialisé pour contribuer à une fourniture efficace des services.
PRINCIPALES TACHES ET RESPONSABILITES. (Non-exhaustive)
Sous la supervision directe de l’Associé(e) aux Finances et à l’Administration, la supervision générale du Chef du Bureau Terrain de Gitega et la supervision technique de l’Administrateur National en charge de l’Administration, le/la Business Support Assistant – Transport SC4 chargé(e) du Transport) sera responsable des tâches suivantes :
1. Appuyer le Chef de Bureau Terrain à assurer la garde des véhicules et du carburant y compris le contrôle de leur utilisation et consommation, le maintien et la mise à jour des systèmes de gestion et des inventaires et de la réconciliation des données y relatives.
2. Assurer la mise en œuvre effective des règles et directives du PAM en matière administrative relative aux véhicules et au carburant, etc.
3. Faire le suivi de l’utilisation et les mouvements des véhicules, approvisionnement en carburant et en huile.
4. Préparer et soumettre un rapport mensuel de consommation de carburant qui indiquera le nombre de Km parcouru et la quantité de carburant consommée par chaque véhicule y compris les camions et la consommation au KM.
5. Assurer, en coordination avec le Bureau Pays, l’approvisionnement en carburant y compris le stock de sécurité.
6. Superviser les Chauffeurs de voitures du PAM y compris les voitures louées et ceux directement sous la responsabilité de la Logistique (s’assurer que tous les véhicules ont les documents et les formulaires nécessaires et que le logbook est correctement rempli et à jour).
7. Aider à la mise à jour régulière de la base de données Global Equipment Management System (GEMS).
8. Préparer les documents de voyage et vérifier les Travel Expense Claims (TEC) avant leur soumission au Chef du Bureau de Terrain et au Chargé de l’Administration.
9. Assister les Chauffeurs du Bureau Terrain dans la préparation des visas de sécurité, ordres de missions et Travel Expense Claims (TEC).
10. Assister à la mise à jour, au traitement et à l’analyse de toutes les données du système FMS (Fleet Management System).
11. Contrôler l’usage et les demandes de carburant et mettre à jour dans FMS.
12. Assurer la maintenance des voitures du Bureau de Terrain et les saisir dans FMS.
PRINCIPALES TACHES ET RESPONSABILITES. (Suite)
13. Collecter, compiler, traiter et archiver des données statistiques de diverses sources informatiques, archives administratives et rapports de diverses sources internes et externes.
14. Assurer le protocole au niveau du Bureau Terrain et notamment prendre des rendez-vous et renseignements sur demande du Bureau Terrain.
15. Aider à la préparation des rapports administratifs, des rapports statistiques et d’autres rapports requis.
16. Fournir une assistance dans tous les services demandés par le personnel tels que les voyages, etc.
17. Organiser l’envoi du courrier du Bureau Terrain au Bureau de Pays/autre Bureau Terrain/Partenaires.
18. Mettre en place le pouch du Bureau Terrain.
19. Réceptionner, enregistrer et trier le courrier selon les destinataires.
20. Assurer la radio communication du Bureau Terrain.
21. En tant que Point Focal Sécurité, aider le Chef de Bureau Terrain à s’assurer que les mesures de sécurité sont en place et respectées en tout temps.
22. Veiller à la surveillance, au gardiennage des biens, équipements et personnels du PAM. Fournir les informations sur la sécurité et participer aux évaluations de la sécurité.
23. Exécuter toutes les autres tâches confiées par les superviseurs.
RESULTATS ATTENDUS
- Gestion efficiente des véhicules et carburant assurée.
- Transport y compris le voyage du personnel assuré.
- Produit des dossiers organisés, précis et bien documentés conformes au format requis avec des données bien analysées.
- Pourrait être amené à fournir des orientations au personnel de grade inférieur, sur les pratiques de Bureau.
QUALIFICATIONS MINIMALES STANDARD
Education :
• Détenir un Certificat ou Diplôme d’études des Humanités Générales ou Techniques en Administration et Mécanique.
• Une formation en Mécanique et/ou Gestion Administrative, Gestion/Comptabilité, Administration/Secrétariat, Informatiques constituera un atout.
Langue :
Maîtrise de la langue Française (parlée et écrite, Niveau C) et la connaissance de la langue Anglaise (Niveau B) est un atout supplémentaire.
QUALIFICATIONS MINIMALES POUR L’ENTRÉE DANS CE ROLE
Connaissances et compétences :
• Au moins trois (3) ans d’expérience de travail administratif général, dont au moins un (1) an passé dans le domaine des Finances, de la Comptabilité, du Budget, de l’Audit, ou d’autre domaine connexe, et au moins un (1) an au niveau G4 ou équivalent.
• Connaissance générale des Politiques financières, lois, règlements et procédures du système des Nations Unies.
• Maîtrise de l’outil informatique (MS Word, MS Excel, Internet, et tout autre logiciel utilisé par les Nations unies.).
• Connaissance des procédures et des méthodes courantes à appliquer pour mener à bien le travail demandé sous une supervision minimale.
• Aptitude à faire preuve de tact et de courtoisie lors des échanges d'informations avec des personnes d'horizons divers.
• Aptitude à repérer des anomalies dans les données et à corriger les problèmes appelant une attention particulière.
• Aptitude à donner des orientations ou à assurer une formation élémentaire en cours d'emploi à des membres du personnel moins expérimentés.
MODALITES ET CONDITIONS D’EMPLOI
- Durée de contrat : 12 mois.
- Lieu de travail : Gitega
- Type de contrat : Service Contract (SC).
- Fournir vos trois dernières évaluations.
- Les demandes seront reçues uniquement en ligne. Les dossiers ne comportant pas de diplômes ne seront pas considérés.
- Donner dans votre CV les copies certifiées conformes à l’original des diplômes, de même que les pièces d’identité doivent être attachées dans la création du profile.
- Fournir une preuve de vaccination contre la COVID – 19.
- Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront invité(e)s aux tests.
DATE LIMITE DE DEPOT DES CANDIDATURES
La date de publication est fixée du 30 Décembre 2022 au 12 janvier 2023 à 23h 59.
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Le PAM applique une approche de tolérance zéro à l’égard de comportements tels que la fraude, l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus de pouvoir et la discrimination.
Tous les candidats sélectionnés devront respecter les normes de conduite du PAM et seront donc soumis à une vérification rigoureuse des antécédents en interne ou par l’intermédiaire de tiers.
Les candidats sélectionnés devront également fournir des renseignements supplémentaires dans le cadre de l’exercice de vérification.
Une fausse déclaration des informations fournies au cours du processus de recrutement peut entraîner la disqualification ou le licenciement.
