Procurement Assistant / Assistant(e) aux achats_Fixed Term_G5

AVIS DE VACANCE DE POSTE

Titre : Procurement Assistant/ Assistant(e) aux achats

Type de contrat & Grade : Fixed-Term G5

Durée : Un an renouvelable après période probatoire

Unité : Supply Chain – Procurement

Lieu d’affectation : Antananarivo

Le PAM célèbre et embrasse la diversité. II s’engage à respecter le principe de l’égalité des chances en matière d’emploi pour tous ses employés et encourage les candidats qualifiés à postuler sans considération de la race, de la couleur, de l’origine nationale, de l’origine ethnique ou sociale, des informations génétiques, du sexe, de l’identité et/ou de l’expression de genre, de l’orientation sexuelle, de la religion ou des convictions, du statut VIH ou d'un handicap.

A PROPOS DU PAM

Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim et la malnutrition dans le monde. Le PAM œuvre pour un monde où chaque homme, femme et enfant a accès en permanence à suffisamment de nourriture pour mener une vie saine et active.

PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS

Sous la supervision générale du Responsable des achats et sous la supervision directe de l’Adjoint Principal aux achats, l’Assistant(e) aux achats assumera les tâches suivantes (liste indicative et non exhaustive) :

1. Effectuer des activités administratives d'achat en temps voulu et de manière efficiente afin d'aider les administrateurs à acquérir les biens et services dont ils auront besoin pour mener les opérations sur le terrain avec efficacité.

2. Regrouper les données et établir et distribuer les documents y afférents, afin de contribuer à la réussite des programmes d'achat et des activités opérationnelles (émission des appels d'offres, évaluations des offres et négociation/attribution des contrats, par exemple) en veillant au respect des procédures standard.

3. Examiner, enregistrer et classer par ordre de priorité les demandes d'achat, en s'assurant que toutes les pièces justificatives ont été communiquées et que les fonds sont disponibles, afin de permettre l'acquisition des biens et des services.

4. Coordonner et superviser la livraison des produits achetés, en vérifiant leur réception et leur inspection et en mettant en œuvre des mesures de suivi pour s'assurer que les produits parviennent jusqu'au Siège et jusqu'aux opérations sur le terrain.

5. Effectuer des recherches et regrouper et présenter les informations dans des formats normalisés, afin de permettre une prise de décisions en connaissance de cause et de communiquer des informations aux parties prenantes de manière harmonisée.

6. Actualiser, gérer et alimenter les bases de données et les fichiers appropriés, afin de s'assurer que les informations sont exactes, structurées et accessibles, et facilitent le respect des exigences en matière d'établissement des rapports.

7. Assurer la liaison avec les collègues pour faire en sorte que les activités d'achat s'inscrivent bien dans les programmes plus vastes et adopter une démarche concertée pour satisfaire les besoins d'assistance.

8. Apporter un soutien technique et/ou affecter des travaux à d'autres membres du personnel d'appui, afin de les aider à mener à bien des tâches courantes dans le respect des normes et des délais convenus.

9. Appliquer les pratiques standard de préparation aux situations d’urgence pour aider le PAM à intervenir rapidement, à acheminer les produits alimentaires et à déployer les ressources nécessaires dans les zones touchées dès le début des crises.

COMPÉTENCES FONCTIONNELLES :

• Appels d'offres et gestion des contrats : Montre, en collectant les informations nécessaires, qu'il ou elle a une compréhension élémentaire des procédures utilisées pour faciliter la mise en œuvre des contrats/d'appels d'offres au PAM.
• Gestion des fournisseurs : Tire parti de sa connaissance élémentaire des besoins opérationnels pour définir les conditions à remplir par les fournisseurs et fixer les critères de sélection.
• Informations recueillies sur les denrées et sur les produits et services : Gère de manière appropriée les produits et les services en s'appuyant sur sa connaissance des sources d'approvisionnement, des technologies, des caractéristiques des marchandises ainsi que des principes et des pratiques appliqués en matière d'achat.
• Systèmes et rapports : Utilise sa connaissance élémentaire des sources de données, des systèmes d'achat, du système d'exploitation interne et des processus pour exécuter des tâches quotidiennes.
• Éthique et mise en conformité : Effectue un suivi précis des activités conformément aux normes applicables afin de faciliter la réponse à des questions d'audit simples.

QUALIFICATIONS REQUISES

• Avoir un niveau d’études secondaires complété par des études supérieures dans le domaine de Gestion, Economie et étude des marchés ou un domaine y afférent
• Avoir 5 années d’expérience professionnelle, incluant des expériences dans le domaine de l’achat, de la conduite d'analyses et de l'élaboration de rapports, du travail avec des fournisseurs ou d'autres tiers au quotidien ou tout autre domaine connexe
• Avoir une expérience professionnelle dans le système des Nations-Unies et une connaissance des procédures du PAM est un atout
• Avoir une bonne connaissance en informatique, pour travailler sur Windows (Word, Excel, Powerpoint) et autres progiciels.
• Bien parler et écrire le Français et bonne connaissance de l’Anglais.

DATE LIMITE DE CANDIDATURES : 11 Janvier 2023

Le PAM applique une approche de tolérance zéro à l’égard de comportements tels que la fraude, l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus de pouvoir et la discrimination. Tous les candidats sélectionnés devront respecter les normes de conduite du PAM et seront donc soumis à une vérification rigoureuse des antécédents en interne ou par l’intermédiaire de tiers. Les candidats sélectionnés devront également fournir des renseignements supplémentaires dans le cadre de l’exercice de vérification. Une fausse déclaration des informations fournies au cours du processus de recrutement peut entraîner la disqualification ou le licenciement.

Le PAM ne demandera aucun paiement à aucun stade du processus de recrutement, y compris au stade de l'offre.

Apply For Job