Asociado/a Administrativo/a
El Programa Mundial de Alimentos (WFP por sus siglas en inglés) busca candidatos/as de la más alta integridad y profesionalismo que compartan nuestros principios humanitarios.
La selección de personal se realiza sobre una base competitiva y estamos comprometidos a promover la diversidad y el balance de género. WFP está comprometido con el principio de igualdad de oportunidades de empleo para todos sus empleados y alienta a los candidatos calificados a postularse independientemente de su raza, color, origen étnico o social, información genética, género, identidad y/o expresión de género, orientación sexual, religión o creencia, estado de VIH, discapacidad física o mental.
Los candidatos que cumplan con los criterios de selección podrán ser incluidos en el roster para múltiples ciudades y podrán ser contactados en los proximos 24 meses para confirmar su interés y disponibilidad según sea necesario.
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TÍTULO DEL CARGO: |
Asociado/a Administrativo/a |
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UNIDAD: |
Administración |
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LUGAR DE TRABAJO: |
Bogotá, Colombia |
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DURACIÓN DEL CONTRATO |
Un (1) año, prorrogable |
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NIVEL: |
GS-6 |
CONTEXTO ORGANIZACIONAL:
El Programa Mundial de Alimentos (WFP) de las Naciones Unidas es el mayor organismo humanitario de lucha contra el hambre del mundo. En Colombia, el apoyo que PMA brinda al gobierno nacional responden a los Objetivos de Desarrollo Sostenibles (ODS) 2 y 17 haciendo uso de herramientas innovadoras tales como transferencias en dinero y compra local de alimentos a través de asociaciones de agricultores. Las actividades del PMA en Colombia se concentran en las poblaciones más vulnerables, que incluye víctimas de la violencia, comunidades marginadas y grupos étnicos. El objetivo es reconstruir y fortalecer sus fuentes de subsistencia, asegurando que tengan adecuado acceso en todo momento a dietas nutritivas y diversas e incrementando su capacidad para recuperarse y adaptarse a los cambios climáticos. Esto se hace de manera progresiva a través del desarrollo de las capacidades de autoridades locales para implementar programas responsables que contribuyan a reducir la inseguridad alimentaria y la malnutrición.
La Unidad de Administración proporciona servicio al cliente de calidad y brinda apoyo en actividades administrativas como viajes, alojamiento y protocolo; identificación y mantenimiento de instalaciones aptas; dotación de infraestructura y capacidad de respuesta a emergencia; gestiona el conjunto de activos del WFP, incluidos los vehículos oficiales; proporciona apoyo a las oficinas de terreno, incluida la orientación sobre oversigh y controles internos, todo esto en línea con el compromiso corporativo de WFP con la eficiencia, la innovación, digitalización y sustentabilidad, midiendo y reduciendo el impacto ambiental en todo lo que hace WFP. La Unidad es socio activo en las iniciativas de reforma de la ONU.
Este puesto de trabajo se encuentra en la Oficina de País de Colombia, en la ciudad de Bogotá, y el titular del puesto de trabajo reporta directamente al/la Oficial de Administración.
En este nivel, los titulares deben dar muestras de responsabilidad y espíritu de iniciativa para responder autónomamente a consultas complejas disponiendo solo de orientaciones de orden general. Se requiere que hagan uso de buen criterio frente a los problemas imprevistos que puedan surgir a diario. Los titulares deben tener un grado de especialización y conocimientos que les permitan adaptar y contribuir a desarrollar sistemas y procesos con el fin de mejorar continuamente el nivel de apoyo prestado. Los titulares deben administrar recursos e instruir y coordinar a un equipo de funcionarios de apoyo.
FINALIDAD DEL PUESTO:
Coordinar y proporcionar servicios administrativos de alta calidad, centrados en el cliente y tendentes a conseguir la mejor relación calidad-precio.
RESPONSABILIDADES PRINCIPALES (no son exhaustivas):
- Verificar las necesidades de recursos en la propia esfera de responsabilidad (instalaciones del PMA, activos, parque de vehículos ligeros, etc.) y ayudar a determinar las nuevas necesidades para facilitar la eficiencia y la eficacia en función de los costos de las operaciones y los servicios.
- Encargarse de la prestación de varios servicios, como los relacionados con la gestión de instalaciones, los viajes, el protocolo o la gestión de vehículos ligeros, entre otros, informando de cualquier discrepancia al supervisor para velar por que los servicios se presten de forma coherente y oportuna, a fin de garantizar un entorno de trabajo seguro y cómodo para el personal del PMA.
- Ayudar a producir datos de diverso tipo y compilar y preparar informes para contribuir al suministro de información precisa destinada a la adopción de decisiones informadas y apoyar la gestión eficaz y oportuna de los recursos del PMA.
- Contribuir a la planificación, seguimiento y tramitación de las medidas administrativas relacionadas con las adquisiciones, las finanzas, los recursos humanos, etc., incluidos los contratos con proveedores externos, a fin de garantizar que todos los datos se registren de manera precisa y oportuna y se procesen en los sistemas institucionales del PMA, y que se resuelvan todos los problemas operacionales.
- Adaptar y poner al día los procesos administrativos, apoyando la implementación de los procedimientos operativos, con el fin de contribuir a la mejora continua de los servicios administrativos en la propia esfera de responsabilidad.
- Responder a toda una serie de consultas relacionadas con la prestación de servicios administrativos con el fin de contribuir a solucionar los problemas cotidianos.
- Coordinar las actividades de un equipo de miembros del personal que trabajan en su misma esfera, para garantizar que los objetivos individuales y colectivos se cumplan de conformidad con todas las disposiciones, políticas y procedimientos pertinentes, y con el plan de actuación profesional.
- Proporcionar capacitación y orientación al personal en la interpretación de los procedimientos, políticas y procesos administrativos, y en el uso de los sistemas institucionales para garantizar la coherencia y la eficiencia de los servicios prestados a todos los clientes.
- Otras funciones según sea necesario.
OTROS REQUISITOS DEL PUESTO (el responsable del puesto determinará los detalles)
Esta sección es facultativa y sirve para describir las responsabilidades y conocimientos adicionales que se requieren para el puesto específico
MARCO DE LIDERAZGO DEL PMA: ESTÁNDARES COMUNES DE COMPORTAMIENTO
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Liderar mediante el ejemplo y con integridad |
Defender los valores, principios y normas del PMA Demostrar los valores, principios y normas del PMA, y alentar a los demás a defenderlos |
Respetar a los demás y apreciar la diversidad Valorar la diversidad mediante el uso de un lenguaje respetuoso e inclusivo, y alentar a los demás a hacer lo mismo |
Mantener la concentración y la calma bajo presión Mantener la concentración y la calma bajo presión, y alentar a los demás a hacer lo mismo |
Demostrar humildad y voluntad de aprendizaje Mostrar humildad, voluntad de aprender y compartir conocimientos; solicitar la opinión de los demás a menudo y aprovechar oportunidades de desarrollo |
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Generación de resultados y cumplimiento de los compromisos |
Generar resultados de máximo impacto Hacerse cargo de la consecución de resultados o rendir cuentas a los demás sobre ellos |
Delegar tareas de forma apropiada Generar resultados a través de tareas delegadas y solicitar orientación y ayuda cuando sea necesario |
Adaptarse fácilmente a los cambios Adaptarse fácilmente a los cambios y ajustar el trabajo según las necesidades |
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Fomentar el trabajo en equipo inclusivo y colaborativo |
Practicar la inclusión y la colaboración Fomentar el trabajo en equipo inclusivo y la seguridad psicológica; compartir ideas y plantear problemas abiertamente |
Aportar críticas constructivas y oportunas Apoyar el desarrollo de los demás mediante críticas constructivas y oportunas |
Construir y compartir nuevas perspectivas Prestar atención a los demás con el objetivo de captar, conocer, construir y compartir nuevas perspectivas |
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Uso de pensamiento estratégico |
Comunicar y cumplir la visión del PMA Cumplir la visión del PMA y ser capaz de explicar la forma en que sus objetivos propios respaldan dicha visión |
Alentar la curiosidad y los nuevos métodos de trabajo Demostrar curiosidad y proponer nuevos métodos de trabajo cuando sea pertinente |
Analizar y evaluar los datos Recopilar datos y compartir conocimientos para guiar la toma de decisiones del equipo |
Tener en cuenta las consecuencias de cualquier decisión Poner decisiones en marcha y hacer preguntas para comprender el posible impacto sobre objetivos de más largo alcance |
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Establecimiento y mantenimiento de asociaciones sostenibles |
Establecer asociaciones Establecer asociaciones mediante la búsqueda de oportunidades de colaboración |
Colaborar para lograr objetivos comunes Colaborar con socios mediante el intercambio de información y el trabajo conjunto para lograr objetivos comunes |
CAPACIDADES FUNCIONALES:
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Capacidad específica |
Descripción del comportamiento esperado para el nivel de competencia |
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Servicios de Soporte & Reportes |
Aplica una gran capacidad para identificar los requisitos a nivel de país y desarrollar soluciones y planes de acción centrados en el cliente. Comunica hallazgos basados en datos de una manera altamente impactante que se adapta a la audiencia. |
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Controles internos & gestión de riesgos |
Utiliza la comprensión de los enfoques de gestión de riesgos y los controles internos para monitorear proyectos y programas para confirmar el cumplimiento normativo, garantizar la integridad de los datos y garantizar la satisfacción del cliente. |
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Gestión de recursos |
Sigue de cerca las tendencias en la dotación de personal y el uso de los recursos para anticipar las cuestiones que podrían resultar problemáticas y remitirlas al personal directivo de los programas. |
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Conocimiento especializado en servicios administrativos |
Demuestra un conocimiento amplio o especializado de las mejores prácticas, técnicas y procesos de administración, y una buena comprensión de las normas, los procesos y la infraestructura del PMA en el área de responsabilidad; aplica esto para garantizar la prestación de servicios de administración eficientes y eficaces. |
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Orientación al Cliente |
Monitorea y supervisa el trabajo administrativo frente a los estándares y protocolos establecidos para la excelencia en el servicio. Asegura que los problemas de los clientes sean identificados y resueltos |
CALIFICACIONES Y EXPERIENCIA MÍNIMA:
Educación:
Finalización del ciclo de educación secundaria. Certificado de educación postsecundaria en áreas de las ciencias administrativas o ingeniería industrial.
Conocimiento y Habilidades Requeridas:
- Habilidad analítica aplicada a proposición de soluciones.
- Manejar criterio para aplicar experiencias previas a problemas actuales
- Proactividad para anticipar situaciones y controlar sus posibles consecuencias.
- Asertivo en la toma de decisiones
- Capacidad de negociación y resolución positiva de conflictos
- Fuerte Orientación al Servicio al cliente
- Alta capacidad para manejar y dar seguimiento a varios asuntos al mismo tiempo
Experiencia:
- Seis (6) años de experiencia progresiva en labores administrativas, financieras o logísticas en organizaciones medianas. La experiencia en Naciones Unidas es valorada.
- Experiencia trabajando con sistemas ERP como SAP, es deseable.
- Experiencia en el uso de computadoras y paquetes de software de oficina (MS Word, Excel, etc.), de paquetes de bases de datos y en el manejo de sistemas de administración basados en web.
- Deseable experiencia previa en contextos Humanitario o de Desarrollo.
Idiomas:
Idioma español, se valora positivamente conocimiento intermedio del idioma inglés
Plazo para postular: 08 de enero de 2022
Todas las decisiones de empleo se toman sobre la base de las necesidades organizativas, los requisitos del trabajo, el mérito y las calificaciones individuales. El WFP se compromete a proporcionar un entorno de trabajo inclusivo libre de explotación y abuso sexuales, todas las formas de discriminación, cualquier tipo de acoso, acoso sexual y abuso de autoridad. Por lo tanto, todos los candidatos seleccionados se someterán a una rigurosa verificación de antecedentes y referencias y todas las solicitudes de empleo serán tratadas con la más estricta confidencialidad.
Visite el siguiente sitio web para obtener más información sobre el trabajo que realiza el WFP (http://www.wfp.org)
