Assistant (e) Administratif (ve) -Vacance ouverte
Appel à candidature-Assistant Logistique
Le PAM recherche des candidats intègres et professionnelles partageant ses principes humanitaires pour l’assister dans sa quette vers son objectif. La sélection de son personnel se fait sur une base concurrentielle et il est engagé à promouvoir la diversité et l'équilibre
entre les sexes.Le PAM lance cet appel à candidature pour combler des postes d’Assistant Administratif pour son bureau de pays et ses sous bureaux. Ce recrutement est ouvert à tous les répondants aux qualifications et aptitudes requises sous mentionnées.
Rôle et Responsabilités :
Sous la supervision directe du Chef de l’unité, l’Assistant Administratif effectuera, entre autres, les tâches suivantes : (à savoir que ces taches ne sont que génériques et ne seront pas exhaustives) :
- Gérer les biens (matériels et équipements) du bureau
- Gérer la distribution du carburant et le suivi de l'entretien des véhicules du PAM
- Procéder à l’inventaire de stock et présenter un rapport afin de s’assurer de la disponibilité et conditions des équipements ;
- Superviser le personnel de soutien (Manutentionnaire) et la distribution de fournitures au bureau.
- Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs traités au niveau de l’Administration ;
- Procéder à l’étiquetage et à l’enregistrement des équipements reçus en transfère du bureau de Pays ou achetés ;
- Maintenir à jour un registre d’enregistrement et de contrôle des dépenses se rapportant aux voyages, aux assurances et aux achats ;
- Veiller à une bonne utilisation des ressources du bureau / matériels et fournitures de bureau etc… ;
- Préparer les rapports administratifs tels que rapports de réconciliation WINGS-AMD, rapports d’inventaire physique annuel des équipements, compte rendu de réunion du Local Property Survey Board (LPSB) ;
- Assurer les tâches courantes d’appui administratif (incl. préparation des correspondances, minutes des réunions, classement des documents administratifs relatifs au Bureau, etc.) et appuyer l’organisation logistique des ateliers et séminaires ;
- Effectuer les arrangements nécessaires pour les missions de terrain (Ordre de mission, Autorisation de Voyage, Visa de Sécurité, etc.) ;
- Préparer les formalités des voyages autorisés et veiller à ce que les missions réalisées conformément aux règles et procédures du PAM ;
- L’Assistant (e) administratif (ve) exécutera toute autre tâche administrative que son superviseur jugera nécessaire de lui confier dans l'intérêt de la mise en œuvre des activités du bureau ;
Résultats Attendus
- Réalisation de l’inventaire annuel des biens
- Exécution ponctuelle des demandes de création de PR, MPO et les PO de services suivants les informations reçues.
- Exécution ponctuelle des GRN, SES après vérification de réception de service ou de bien et le respect strict des normes IPSAS en matière de traitement des GRN et SES.
- Bonne documentation, archivage des documents relatifs aux dossiers traités
- Bonne collaboration avec l’ensemble des autres membres du staff.
- Capable de travailler sous pression et de gérer un large volume de travail dans un délai raisonnable.
Facteurs de réussite :
- Être dynamique, proactif et indépendant dans son approche de travail
- Avoir une méthodologie pour appuyer l’Administration et les autres unités dans leur requête de service respectif.
- Avoir une aptitude à maintenir et à instaurer des relations de travail harmonieux avec les collègues et les superviseurs.
- Avoir le sens de la priorité et être toujours prêt à travailler dans l’urgence
- Fournir les travaux demandés dans un délai raisonnable et avec un certain niveau de qualité ;
- Explorer les moyens d’être systématiquement plus efficace et précis dans son domaine de travail et de partager les nouvelles méthodes et pratiques avec ses collègues
Qualifications et expériences professionnelles
- Être détenteur/trice d’un Diplôme dans le domaine du Secrétariat, de la Gestion ou tout autre diplôme équivalent.
- Avoir une bonne connaissance des logiciels bureautiques : Word, Excel, PowerPoint, Access…etc.
- Avoir une bonne maîtrise du français et l’anglais est un atout.
- Avoir une aptitude à instaurer et à maintenir des relations de travail harmonieux avec les collègues.
- Avoir une expérience professionnelle d’au moins 4 ans dans le domaine de l’administration, dans le secteur privé ou des ONG.
- Être disponible, dynamique et capable de travailler sous pression.
- Être ouvert aux critiques constructives et disposé (e) à essayer de nouvelles approches et de nouveaux processus
- Capable de gérer un large volume de travail et dans la plus stricte confidentialité.
- Avoir le sens de l’organisation et de rigueur.
NB : Les coordonnées des personnes / institution citées en référence dans le CV devront contenir une adresse électronique, et numéro de téléphone valide.
Conformément aux politiques en vigueur au sein des Nations Unies, les candidatures féminines sont vivement encouragées
NB : Les postulants doivent envoyer un dossier complet (lettre de motivation, curriculum vitae et copy des diplôme(s). Seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Tout dossier incomplet sera rejeté.
Date limite de soumission de candidature : 20 décembre 2022
