Associe aux Finances/CBT FT/G6 Bujumbura Job Req.178295

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Le PAM célèbre et embrasse la diversité. II s’engage à respecter le principe de l’égalité des chances en matière d’emploi pour tous ses employés et encourage les candidats qualifiés à postuler sans consideration de la race, de la couleur, de l’origine nationale, de l’origine ethnique ou sociale, des informations génétiques, du sexe, de l’identité et/ou de l’expression de genre, de l’orientation sexuelle, de la religion ou des convictions, du statut VIH ou d'un handicap.

A PROPOS DU PAM

Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) est la plus grande Agence Humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. Le PAM œuvre pour un monde où chaque homme, femme et enfant a accès en permanence à suffisamment de nourriture pour mener une vie saine et active.

CONTEXTE ORGANISATIONNEL

Ces emplois se trouvent dans les Bureaux de Pays (CO), les Bureaux Régionaux (RB) et le Siège (HQ), et relèvent du Chef d'Unité, du Chef ou du Responsable des Finances.

À ce niveau, les titulaires de poste doivent faire preuve de responsabilité et d'initiative pour répondre de manière indépendante aux requêtes avec uniquement des conseils généraux. Il est nécessaire de faire preuve de jugement pour faire face quotidiennement à des problèmes imprévus. Les titulaires de poste doivent gérer des ressources et encadrer et coordonner une équipe de personnel de soutien ou un ou des services de soutien spécifiques.

DESCRIPTION DU POSTE

Coordonner et fournir des services de soutien financier, budgétaire et administratif impliquant l'enregistrement et l'interprétation des informations financières et budgétaires pour assurer le fonctionnement efficace des services de soutien et éclairer la prise de décision.

PRINCIPALES TACHES ET RESPONSABILITES. (Non exhaustive)

Sous la responsabilité directe du Chef des Finances, l’employé(e) assurera les tâches suivantes :

1. Vérifier les listes de paiements pour chaque cycle de distribution dans SCOPE ou hors SCOPE afin de s'assurer que tous les contrôles requis ont été effectués avant l'approbation finale des listes de paiements aux bénéficiaires (BPL).

2. Effectuer tous les rapprochements mensuels de routine de CBT, y compris les rapprochements dans SCOPE, hors SCOPE, le rapprochement des BPL avec les téléchargements et les rapports de transfert des FSP (fournisseurs de services financiers). Cela inclut le suivi et la résolution rapide de toutes les exceptions avec les différentes parties prenantes (programmes, partenaires coopérants, fournisseurs de services, etc.).
3. Contrôler la conformité des transferts monétaires (CBT) aux politiques et directives du PAM et s'assurer que des contrôles internes efficaces et efficients sont en place pour atténuer les divers risques financiers et opérationnels liés au processus CBT. Cela implique la validation et le suivi de toutes les demandes de transfert CBT de l'unité des programmes pour s'assurer qu'elles sont conformes aux directives du PAM et qu'elles sont effectuées en temps voulu.
4. Soutenir le processus périodique de passation de marchés CBT pour de nouveaux PSF, ORM et autres prestataires de services CBT et surveiller la performance des PSF, ORM acquis par rapport aux conditions contractuelles convenues. Il s'agira notamment de participer aux processus de diligence requise (Due Diligence) de CBT, de remplir les modèles d'entreprise requis, de demander et d'examiner les rapports et informations financières des FSP et MNO.
5. Participer aux réunions du groupe de travail CBT afin d'assurer une coordination efficace de toutes les activités de transfert monétaire (CBT) qui garantissent une prestation de services rapide et efficace aux bénéficiaires.
6. Préparer/appuyer la préparation de rapports financiers de routine et ad hoc liés au transfert monétaire (CBT) et à l'analyse des parties prenantes internes et externes pour soutenir la prise de décision et se conformer aux exigences des donateurs, des partenaires ou d'autres parties prenantes. Il s'agira notamment de soutenir la préparation et la présentation du budget trimestriel du programme national par rapport à l'analyse des dépenses, l'analyse financière du comité de gestion des ressources, etc.

PRINCIPALES TACHES ET RESPONSABILITES (SUITE)

1. Soutenir les activités de prestation de services dans leur enregistrement dans le budget du portefeuille pays en contrôlant leurs paiements effectifs et en effectuant leurs réconciliations de paiement en collaboration avec l'unité de la chaîne d'approvisionnement.
2. Préparer/appuyer la préparation des rapports des clients prestataires de services, des factures finales des clients, de la révision du budget et de tout autre rapport lié à la prestation de services.
3. Maintenir une documentation physique et électronique appropriée de tous les rapprochements, des rapports d'analyse financière et des transactions effectuées et gérer tous les téléchargements, examens et traitements de données nécessaires dans l'outil de rapprochement des transferts monétaires (CBT) et le système ERP approuvés par le PAM.
4. Contribuer à la mise en place de contrôles financiers et à la compréhension des performances du PAM, en soutenant les évaluations périodiques des risques et des contrôles internes afin d'identifier les domaines qui peuvent présenter des risques potentiels en matière d'audit, de conformité ou de finances.
5. Appuyer ou remplacer le personnel financier pendant ses congés.
6. Effectuer d'autres tâches financières et administratives générales telles qu'assignées par le superviseur, par exemple la facilitation et le soutien aux équipes de contrôle et d'audit en visite, la formation/préparation de matériel de formation pour le personnel et les autres parties prenantes, etc.

QUALIFICATIONS MINIMALES STANDARD

• Diplôme d'études secondaires ; Certificat/Diplôme d'études postsecondaires en Finance, en Administration des affaires ou en Comptabilité, avec des années supplémentaires d'expérience professionnelle connexe.
• Au moins cinq (5) ans d'expérience professionnelle pertinente dans la réalisation d'analyses financières de base et de rapports financiers à un niveau opérationnel national et/ou sur le terrain.
• Expérience de l'examen et de l'analyse d'états financiers, dans le domaine de la Finance numérique.
• Expérience dans l'utilisation de systèmes de planification des ressources de l'entreprise (ERP) comme SAP.
• Très bonne connaissance pratique de la suite complète de Microsoft Office, avec une bonne maîtrise de MS Excel.
• Capacité à analyser, interpréter et résumer de grandes quantités de données et capacité à identifier les améliorations de processus.
• Une capacité avérée à collaborer avec une ou plusieurs équipes dispersées et diverses est souhaitable.
• Engagement professionnel avéré en matière de professionnalisme, de ponctualité, de précision, de confidentialité, d'intégrité et de flexibilité, et expérience avérée dans l'introduction de nouvelles méthodes de travail plus efficaces.
• Langue : Maîtrise du Français – Niveau et connaissance du Kirundi.

CAPACITÉS ORGANISATIONNELLES DE BASE

Objectifs:
Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques :
Comprendre les objectifs stratégiques du PAM et leur lien avec les objectifs de son propre travail.
Être une force de changement positif : Adapter avec souplesse les contributions individuelles aux changements d'orientation des superviseurs et aux changements internes/externes (tels que l'évolution des besoins des bénéficiaires, les nouvelles exigences des partenaires).
Faire en sorte que la mission soit une source d'inspiration pour l'équipe : Reconnaît et partage avec les membres de l'équipe les façons dont les contributions individuelles sont liées à la mission du PAM.
Rendre notre mission visible dans les actions quotidiennes : Fixer ses propres objectifs en fonction des opérations globales du PAM et est capable de communiquer ce lien aux autres.
Relations avec les collègues:
Chercher des moyens de renforcer les compétences des gens : Évaluer ses propres forces et faiblesses pour mieux se connaître et les inclure dans les conversations sur ses propres besoins de développement.
Créer une culture inclusive : Participe à un dialogue ouvert et valorise les diverses opinions des autres, indépendamment de leur origine, de leur culture, de leur expérience ou de leur affectation dans le pays.
Être un coach et fournir un feedback constructif : Rechercher de manière proactive le feedback et le coaching pour renforcer la confiance et développer et améliorer les compétences individuelles.
Créer un esprit "Je veux"/"Nous voulons" : Participer à la réalisation des activités et des objectifs de l'équipe dans des circonstances difficiles.
Performance:
Encourager l'innovation et les solutions créatives : Montrer sa volonté d'explorer et d'expérimenter de nouvelles idées et approches dans son propre travail.
Se concentrer sur l'obtention de résultats : Fournir systématiquement des résultats dans le cadre de son travail, en respectant les délais, le budget et les erreurs.
Prendre des engagements et les tenir : S'engager à respecter les obligations et responsabilités individuelles face à des priorités nationales ou fonctionnelles en constante évolution.
Être décisif : Prendre des décisions rationnelles concernant les activités individuelles face à des circonstances incertaines, y compris en cas d'ambiguïté concernant les informations ou les directives du manager.
Partenariat:
Établir des liens et partager entre les unités du PAM : Cherche à comprendre et à s'adapter aux priorités et aux styles de travail préférés des équipes internes ou inter-unités.
Établir des partenariats externes solides : Démontrer sa capacité à comprendre les besoins des partenaires externes, à y répondre de manière appropriée et à les faire remonter
Être politiquement agile et adaptable : Faire preuve d'un comportement informé et professionnel envers les partenaires et les parties prenantes internes et externes.
Être clair sur la valeur que le PAM apporte aux partenariats : Fournir un soutien opérationnel aux analyses et aux évaluations qui quantifient et démontrent la valeur unique du PAM en tant que partenaire.

APTITUDES FONCTIONNELLES

QUALIFICATIONS MINIMALES POUR L’ENTRÉE DANS CE ROLE

• A de l'expérience dans l'évaluation de la Santé Financière et de la stabilité des projets C&V et d'autres initiatives de programmation pour vérifier la conformité avec les lois locales du pays.
• Possède une expérience de travail avec des auditeurs et d'autres fournisseurs tiers.

MODALITES ET CONDITIONS D’EMPLOI

• Durée de contrat : 12 mois
• Lieu de travail : Bujumbura.
• Type de contrat : Fixed Term.
• Les demandes seront reçues uniquement en ligne. Les dossiers ne comportant pas de diplômes ne seront pas considérés.
• Donnez dans votre CV trois (3) personnes de référence professionnelles (Donnez l’adresse complète, le nom, le numéro de téléphone et l’E-mail) et les copies certifiées conformes à l’original des diplômes, de même que les pièces d’identité doivent être attachées dans la création du profile.
• Seules les candidat(e)s présélectionné(e)s seront invité(e)s aux tests.
• Le PAM ne perçoit de frais à aucun stade de recrutement (Dépôt ou traitement de la candidature, entretien, formation,) et ne demande aucune information bancaire.

DATE LIMITE DE DEPOT DES CANDIDATURES

La date limite de publication est fixée du 18 Décembre 2022 à 23h 59.

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Le PAM applique une approche de tolérance zéro à l’égard de comportements tels que la fraude, l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus de pouvoir et la discrimination. Tous les candidats sélectionnés devront respecter les normes de conduite du PAM et seront donc soumis à une vérification rigoureuse des antécédents en interne ou par l’intermédiaire de tiers. Les candidats sélectionnés devront également fournir des renseignements supplémentaires dans le cadre de l’exercice de vérification. Une fausse déclaration des informations fournies au cours du processus de recrutement peut entraîner la disqualification ou le licenciement.

Le PAM ne demandera aucun paiement à aucun stade du processus de recrutement, y compris au stade de l’offre.

Toute demande de paiement doit être refusée et signalée aux autorités locales chargées de l’application de la loi pourque des mesures appropriées soient prises.

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