Asistente de Administración – Alta Verapaz
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El PMA busca candidatos con la máxima integridad y profesionalidad que compartan nuestros principios humanitarios.
La selección del personal se realiza por concurso, y nos comprometemos a promover la diversidad, la discapacidad y el equilibrio de género.
ABOUT WFP
El Programa Mundial de Alimentos de las Naciones Unidas es la mayor agencia humanitaria del mundo que lucha contra el hambre en todo el mundo. La misión del PMA es ayudar al mundo a alcanzar el Hambre Cero en el transcurso de nuestras vidas. Cada día, el PMA trabaja en todo el mundo para garantizar que ningún niño se acueste con hambre y que los más pobres y vulnerables, especialmente las mujeres y los niños, puedan acceder a los alimentos nutritivos que necesitan.
STANDARD MINIMUM QUALIFICATIONS
Educación: Título de Educación Secundaria. Se valorará la presentación de certificado de estudios post secundaria en áreas como administración de empresas, tecnología, ciencias jurídicas y sociales, finanzas o área relacionada.
Competencias Esenciales:
• Capacidad para preparar y monitorear planes de trabajo.
• Excelentes habilidades de organización.
• Capacidad para utilizar computadoras y conocimiento del paquete office
• Capacidad para manejar un gran volumen de trabajo de forma rápida y precisa con limitaciones de tiempo.
• Capacidad para comprender e implementar leyes fiscales y reglamentos relacionados con vehículos.
• Capacidad para mantener archivos y registros precisos
• Capacidad para trabajar sistemáticamente y manejar material confidencial con discreción.
• Excelentes habilidades comunicación verbal y escrita.
• Capacidad de trabajar armoniosamente como miembro de un equipo.
• Cortesía, tacto y capacidad para trabajar eficazmente con personas de diferentes orígenes nacionales y culturales.
Idiomas: Español fluido hablado y escrito, altamente deseable nivel al menos intermedio de inglés.
ORGANIZATIONAL CONTEXT
El puesto se encuentra en la Unidad de Finanzas y Administración. El/la Asistente de Administración de Suboficina de Alta Verapa, reporta a a la Asociada de Administración, y a la Oficial de Finanzas y Administración.
JOB PURPOSE
Ofrecer una amplia gama de procesos y actividades de apoyo a la organización para un área de trabajo profesional específica, con el fin de facilitar una prestación de servicios eficaz.
KEY ACCOUNTABILITIES (not all-inclusive)
- Gestionar instalaciones, viajes, vehículos y otros activos del Programa Mundial de Alimentos.
- Registrar la información necesaria en el sistema de administración de la flota de vehículos
- Hacer los requerimientos necesarios para el abastecimiento de combustible, preparar reportes de liquidación mensual y documentar según sea requerido
- Responder consultas relacionadas con la prestación de servicios administrativos
- Preparar notas informativas y/o resúmenes para su inclusión en correspondencia e informes; redactar variedad de correspondencia relacionada con asuntos administrativos
- Proveer apoyo en asuntos relacionados con recursos humanos
- Apoyar al /la jefe de sub-oficina en temas de seguridad y fungir como punto focal de seguridad para las sub-oficinas
- Administrar la caja chica
- Coordinar pago de servicios
DESIRED EXPERIENCES FOR ENTRY INTO THE ROLE
Experiencia: Mínimo tres años de experiencia en trabajo administrativo que incluya la administración de viajes, pequeñas compras, flota de vehículos y/o acciones básicas de manejo de personal. Se valorará experiencia en asistencia básica en asuntos de tecnología de la información
TERMS AND CONDITIONS
Se ofrece Contrato de Servicios en sus siglas en inglés SC Service Contrac. Al nivel SC L5 por un período de seis (6) meses con posibilidades de extensión.
DEADLINE FOR APPLICATIONS
Media noche del martes 13 de diciembre de 2022
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Se anima especialmente a las mujeres y a los solicitantes cualificados de los países en desarrollo a que presenten su candidatura
El PMA no tolera la discriminación y no discrimina por el estado del VIH/SIDA.
No se ofrecerá ningún nombramiento bajo ningún tipo de contrato a los miembros de la Comisión Consultiva en Asuntos Administrativos y Presupuestarios (CCAAP) de las Naciones Unidas, la Comisión de Administración Pública Internacional (CAPI), el Comité de Finanzas de la FAO, el Auditor Externo del PMA, el Comité de Auditoría del PMA, la Dependencia Común de Inspección (DCI) y otros órganos similares del sistema de las Naciones Unidas con responsabilidades de supervisión sobre el PMA, tanto durante su servicio como en los tres años siguientes a su cese.
