Adjoint/Adjointe à la logistique (Système de suivi des vivres) G6 | Kinshasa | RDC

A PROPOS DU PAM

Le Programme alimentaire mondial des Nations Unies est la plus grande agence humanitaire au monde qui lutte contre la faim. La mission du PAM est d’aider le monde à atteindre l’objectif Faim Zéro dans nos vies. Chaque jour, le PAM travaille dans le monde entier pour s’assurer qu’aucun enfant ne se couche le ventre vide et que les plus pauvres et les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, puissent avoir accès aux aliments nutritifs dont ils ont besoin.

CONTEXTE ET JUSTIFICATION DU POSTE

Les titulaires de ce poste relèvent du ou de la responsable de l'unité, ou de son ou sa suppléant(e). À ce niveau, ils ou elles font preuve de responsabilité et d’esprit d’initiative pour répondre en toute autonomie à des questions alors qu'ils ne disposent que d'orientations générales, et ce pour toutes les modalités d'assistance utilisées dans le cadre des services du PAM et des services communs d'appui logistique. Ils ou elles doivent faire preuve de jugement pour gérer les imprévus au quotidien. Ils ou elles encadrent généralement une petite équipe, dont ils ou elles assurent la supervision et l'accompagnement.

L'adjoint.e à la Logistique sera responsable des analyses et production des rapports afin de maximiser l'efficacité de la gestion et la qualité des données dans le système de suivi des mouvements des vivres (LESS – Logistics Execution Support System) et leur fiabilité afin de garantir une meilleure prise de décision managériale. Il sera responsable de fournir un support d’expert / spécialisé aux points focaux des sous-bureau ou tout autre utilisateur du système en s’assurant que les procédures sont suivies par tous pour permettre une livraison efficace de l’aide alimentaire.

PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS (liste indicative et non exhaustive) :

Sous la supervision directe du responsable du service "Supply Chain", l'adjoint.e à la Logistique (Système de suivi des vivres) aura notamment les taches spécifiques suivantes :

1. Maintenir une surveillance régulière de la qualité et de l'intégrité des données de la comptabilité des vivres, de la mise en œuvre des processus et des procédures par la communication et des missions directes/sur terrain. Prendre des mesures correctives sur les irrégularités systématiques. S'assurer de l'exactitude des enregistrements dans l'outil LESS, y compris l'identification des divergences afin d'assurer un rapport immédiat et précis sur les mouvements des stocks, conformément aux exigences de l’organisation.
2. Contrôler en permanence et rapporter l'enregistrement en temps réel des mouvements et des pertes de marchandises, conformément à IPSAS (International Public Sector Accounting Standards), afin de réduire les retards.
3. Collecter des données du système et effectuer des analyses afin de produire des rapport formalisés complets (par exemple, les rapports de clôture financière, l'inventaire physique) ou des rapport ad hoc (y compris documents visuel / Dashboard) fournissant des informations et des recommandations qui permettent une prise de décision éclairée et mettent clairement en évidence les domaines qui nécessitent une attention particulière et des mesures correctives ou des possibilités d'amélioration et d'opérationnalisation efficace de la chaîne d'approvisionnement.
4. Contribuer activement à la compilation d’informations, aux réconciliations et au rapportage de l'ACR (rapport annuel du bureau) à travers une réconciliation régulière dans les logiciels COMET (Country Office Tool for Managing (programme operations) Effectively) et LESS.
5. Surveiller l’utilisation en temps réel de l'outil LESS Last Mile, veiller à ce que les données de LESS soient alignées sur celles de COMET et effectuer un rapprochement régulier des informations de livraisons aux Partenaires dans LESS avec les rapports de distribution fournis par les partenaires coopérants dans COMET.
6. Veiller à ce que les inventaires physiques soient effectués mensuellement dans tous les lieux de stockage des vivres, réconciliés et saisis dans le système avant la date limite de fermeture, garantir la pleine conformité des opérations logistiques aux normes International Public Sector Accounting Standards.
7. Faire un suivi régulier avec les bureaux de terrain pour s'assurer que l'ensemble des documents standards de gestion est mis en place et utilisé, que la saisie des données est effectuée en temps réel et que les procédures standards de la gestion des vivres sont suivies dans tout le pays avec un retour d'information au superviseur. Ceci inclus également le suivi du processus de destruction de vivres.
8. Assister les bureaux de terrain aux requêtes liées au système LESS et à la gestion des vivres en répondant à une variété de questions/demandes d'assistance selon les processus standard, afin d'assurer une résolution rapide et précise de toutes les demandes liées au système LESS et à la gestion des stocks avec un haut niveau d'esprit de service client.
9. Assurer la coordination avec le siège, le bureau régional et les sous-bureaux pour le soutien technique en utilisant le système de billetterie GSM et, le cas échéant, transmettre les demandes de support au siège afin d’obtenir des conseils pour la résolution des problèmes.
10. Effectuer une revue régulière des processus en place et proposer des mesures d'amélioration générale de LESS et des solutions innovantes qui assurent le bon fonctionnement opérationnel de LESS sans compromettre la qualité et l'efficacité de l'opération.
11. Identifier les besoins de formation et organiser des sessions de remise à niveau pour les utilisateurs de LESS.
12. En coordination avec les autres unités, identifier les causes/défis/challenge/goulots d'étranglement dans le suivi de gestion des vivres et proposer des solutions.
13. S'assurer que toutes les instructions de prêts et d'emprunts émises par la section pipeline ont été correctement mises en oeuvre par les entrepôts et enregistrées dans LESS avec la documentation appropriée.
14. Effectuer d'autres tâches pertinentes à la demande du superviseur.

QUALIFICATIONS ET EXPERIENCE REQUISES

DATE LIMITE DE DEPOT DES CANDIDATURES

12/11/2022

Ref.: VA 175622

Veuillez noter que les seuls documents que vous devez soumettre en ce moment sont votre CV et votre lettre de motivation. Des documents supplémentaires tels que des passeports, des lettres de recommandation, des certificats universitaires, etc. peuvent potentiellement être demandés à l’avenir.

Pour les candidats qui éprouvent des difficultés à accéder à la plateforme de recrutement électronique du PAM et qui nécessite un soutien pour postuler, veuillez nous contacter à l'adresse e-mail suivante : [email protected] en indiquant le numéro de l’avis de vacance en objet.

Toutes les décisions en matière d’emploi sont prises en fonction des besoins organisationnels, des exigences du poste, du mérite et des qualifications individuelles. Le PAM s’engage à offrir un environnement de travail inclusif exempt d’exploitation et d’abus sexuels, de toute forme de discrimination, de tout type de harcèlement, de harcèlement sexuel et d’abus de pouvoir. Par conséquent, tous les candidats sélectionnés feront l’objet d’une vérification rigoureuse des références et des antécédents.

Aucune nomination en vertu d’un contrat quelconque ne sera offerte aux membres du Comité consultatif des Nations Unies sur les questions administratives et budgétaires (ACABQ), de la Commission internationale de la fonction publique (ICSC), du Comité des finances de la FAO, de l’auditeur externe du PAM, du Comité de vérification du PAM, de l’Unité conjointe d’inspection (JIU) et d’autres organismes similaires au sein du système des Nations Unies ayant des responsabilités de supervision du PAM, tant pendant leur service qu’au cours des trois années suivant sa cessation.