Asistente de Adquisiciones
El Programa Mundial de Alimentos (WFP por sus siglas en inglés) busca candidatos/as de la más alta integridad y profesionalismo que compartan nuestros principios humanitarios.
La selección de personal se realiza sobre una base competitiva y estamos comprometidos a promover la diversidad y el balance de género. WFP está comprometido con el principio de igualdad de oportunidades de empleo para todos sus empleados y alienta a los candidatos calificados a postularse independientemente de su raza, color, origen étnico o social, información genética, género, identidad y/o expresión de género, orientación sexual, religión o creencia, estado de VIH, discapacidad física o mental.
Los candidatos que cumplan con los criterios de selección podrán ser incluidos en el roster parea múltiples ciudades y podrán ser contactados en los proximos 24 meses para confirmar su interés y disponibilidad según sea necesario.
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TITULO DEL CARGO: |
Asistente de Adquisiciones |
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UNIDAD: |
Supply Chain |
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LUGAR DE TRABAJO: |
Bogotá |
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NIVEL: MONTO APROXIMADO: |
G5 6.120.250 |
CONTEXTO ORGANIZACIONAL
Esta posición está localizada en la Oficina de Bogotá y reporta al Asociado de Compras de la Oficina Central del PMA en Colombia. En este nivel, los titulares de estos puestos se ocupan de llevar a término una serie de procesos y actividades de adquisición que requieren un cierto nivel de interpretación de las directrices y prácticas estándar. Además, pueden recomendar líneas de acción directas al personal, y asignar tareas y prestar apoyo técnico a otros funcionarios.
Finalidad del Puesto
Ejecutar y aplicar directrices, procesos y procedimientos apropiados para sostener la prestación eficiente y eficaz de los servicios de compra.
RESPONSABILIDADES PRINCIPALES:
- Realizar actividades administrativas de compras de manera oportuna y eficiente, para ayudar a la Unidad Cadena de Suministro en la adquisición de bienes y servicios para ejecutar operaciones eficientes en la Oficina de País.
- Recopilar datos, preparar y distribuir documentos, para apoyar programas y actividades operacionales en materia de compras de bienes y servicios que alcancen buenos resultados (p. ej., convocar licitaciones, evaluar las ofertas y negociar/adjudicar contratos), garantizando que se apliquen los procesos de compra estándar.
- Revisar, registrar y ordenar por prioridad las solicitudes de compra, velando por que se reciba toda la documentación soporte y existan fondos disponibles, para hacer posible la adquisición de bienes y servicios.
- Coordinar y supervisar la expedición de las solicitudes de compra verificando la recepción de los bienes y servicio, poniendo en práctica medidas de seguimiento para garantizar las entregas de los suministros y servicios requeridos.
- Buscar, recopilar y presentar información en formatos estándar, para poder tomar decisiones informadas y garantizar la coherencia de la información que se presenta a las partes interesadas.
- Actualizar, gestionar y mantener bases de datos y registros pertinentes, para velar por que la información sea exacta, esté organizada, resulte accesible y responda a las obligaciones de presentación de informes.
- Mantener el contacto con sus homólogos internos para sostener la armonización de las actividades de adquisición con programas más amplios y garantizar un enfoque coherente en la atención de los requerimientos de compra.
- Proporcionar apoyo técnico y/o asignar trabajo a otros funcionarios de apoyo, con el fin de ayudarlos a llevar a cabo tareas estándar de conformidad con las normas y los plazos convenidos.
- Aplicar las prácticas estándar de preparación en emergencias para ayudar al PMA a intervenir con rapidez y enviar los recursos necesarios a las zonas damnificadas al comienzo de una crisis.
- Apoyar las actividades de consecución de nuevos proveedores para el suministro de bienes y prestación de servicios.
MARCO DE LIDERAZGO DEL PMA: NORMAS COMUNES DE COMPORTAMIENTO
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Lidera con el ejemplo con Integridad |
Defiende los valores, principios y normas del PMA Demuestra los valores, principios y normas del PMA |
Respeta a los demás y valora la diversidad Valora la diversidad utilizando un lenguaje respetuoso e inclusivo |
Se mantiene enfocado y tranquilo bajo presión Se mantiene enfocado y tranquilo cuando está bajo presión |
Demuestra humildad y voluntad de aprender Muestra humildad y voluntad de aprender y compartir conocimientos, buscando y actuando sobre la retroalimentación, y aprovechando las oportunidades para desarrollarse. |
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Impulsa los resultados y cumple Compromisos |
Ofrece resultados para lograr el máximo impacto Es responsable de la entrega de resultados |
Delegados apropiadamente Busca orientación y apoyo donde sea necesario |
Se adapta fácilmente al cambio Se adapta fácilmente al cambio ajustando el trabajo según sea necesario |
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Fomenta la inclusión y la colaboración |
Es inclusivo y colaborativo Promueve el trabajo en equipo compartiendo ideas y planteando problemas abiertamente |
Proporciona retroalimentación oportuna y constructiva Da retroalimentación oportuna y constructiva a los demás |
Construye y comparte nuevas perspectivas Escucha atentamente a los demás y comparte puntos de vista |
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Aplica estrategia Pensamiento |
Se comunica y cumple la visión del PMA Adopta la visión del PMA y cómo afecta su papel |
Abraza la curiosidad y las nuevas formas de hacer las cosas Muestra curiosidad e implementa nuevas formas de hacer las cosas cuando es relevante |
Analiza y evalúa los datos Recopila datos y comparte conocimientos para informar las actividades del equipo |
Considera el impacto de las decisiones Hace preguntas para comprender el impacto de las decisiones para sus objetivos |
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Construye y Mantiene Sostenible Asociaciones |
Construye asociaciones Actúa profesionalmente con socios externos |
Colabora para cumplir objetivos comunes Trabaja junto con socios para lograr objetivos comunes |
CAPACIDADES FUNCIONALES:
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Capacidad específica |
Descripción del comportamiento esperado para el nivel de competencia. |
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Licitaciones y contrataciones |
Despliega un conocimiento básico de los procesos para respaldar la implementación de contratos y licitaciones en el PMA mediante la recopilación de la información necesaria. |
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Gestión de proveedores |
Aprovecha la comprensión básica de las necesidades operativas para definir los requisitos y los criterios de selección de los proveedores. |
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Información sobre los bienes y los productos/servicios |
Maneja acertadamente los productos/servicios basándose en la comprensión de las fuentes, las tecnologías, las propiedades y los principios y prácticas de contratación pública. |
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Sistemas y presentación de informes |
Utiliza su conocimiento básico de las fuentes de datos, los sistemas de compra y el sistema operativo y los procesos institucionales para desempeñar las tareas diarias. |
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Ética y cumplimiento |
Mantiene registros minuciosos de las actividades de conformidad con las normas de cumplimiento para aumentar la facilidad de respuesta a las consultas de auditoría básicas. |
REQUISITOS MINIMOS REQUERIDOS
Educación: Finalización de la educación secundaria. Deseable un certificado postsecundario en el área funcional relacionada.
Experiencias deseadas:
- Mínimo cinco (5) años de experiencia progresiva en procesos de adquisición de bienes y servicios.
- Experiencia en la realización de análisis y elaboración de informes.
- Experiencia de trabajo continuo en la búsqueda y manejo de proveedores, incluida la evaluación periódica de los mismos.
- Manejo de hojas de cálculo (Excel), y demás herramientas ofimáticas.
Idiomas: Dominio hablado y escrito en español y deseable conocimiento básico de inglés.
Plazo para postular: 8 de Noviembre de 2022
Todas las decisiones de empleo se toman sobre la base de las necesidades organizativas, los requisitos del trabajo, el mérito y las calificaciones individuales. El WFP se compromete a proporcionar un entorno de trabajo inclusivo libre de explotación y abuso sexuales, todas las formas de discriminación, cualquier tipo de acoso, acoso sexual y abuso de autoridad. Por lo tanto, todos los candidatos seleccionados se someterán a una rigurosa verificación de antecedentes y referencias y todas las solicitudes de empleo serán tratadas con la más estricta confidencialidad.
Visite el siguiente sitio web para obtener más información sobre el trabajo que realiza el WFP (http://www.wfp.org)
