Auxiliar de Facturación – Cúcuta
El Programa Mundial de Alimentos (WFP por sus siglas en inglés) busca candidatos/as de la más alta integridad y profesionalismo que compartan nuestros principios humanitarios.
La selección de personal se realiza sobre una base competitiva y estamos comprometidos a promover la diversidad y el balance de género. WFP está comprometido con el principio de igualdad de oportunidades de empleo para todos sus empleados y alienta a los candidatos calificados a postularse independientemente de su raza, color, origen étnico o social, información genética, género, identidad y/o expresión de género, orientación sexual, religión o creencia, estado de VIH, discapacidad física o mental.
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TÍTULO DEL CARGO: |
Auxiliar de Facturación |
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TIPO DE CONTRATO: |
Service Contract |
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LUGAR DE TRABAJO: |
Cúcuta, Colombia |
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DURACIÓN DEL CONTRATO: |
Seis (6) meses, renovación sujeta a desempeño y fondos disponibles |
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NIVEL DE REMUNERACIÓN: |
SC 2 $3.186.971 mensual |
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CONTEXTO ORGANIZATIVO: |
Esta posición está localizada en la Oficina de Cúcuta y reporta al/la Asociado(a) de Cadena de Suministros de la Oficina de Terreno de Cúcuta. |
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FINALIDAD DEL PUESTO: |
Bajo la supervisión del/la Asociado(a) Cadena de Suministro, asegurar el trámite eficiente y oportuno de la facturación recibida en la Oficina Central por concepto de redención de bonos alimenticios, alimentos, elementos no alimentarios, servicios logísticos (almacenamiento, transporte, operación portuaria, intermediación aduanera, etc.), velando por el cumplimiento de los lineamientos, las políticas y procedimientos del WFP. |
RESPONSABILIDADES PRINCIPALES (lista indicativa y no exhaustiva):
- Recibir en la Oficina de Terreno de Cúcuta, las facturas de los puntos de venta (PV), verificando la información de la documentación requerida y los soportes correspondientes ( formato de verificación – Facturas / Cuentas de Cobro – Actas de entrega – Planillas de entrega a beneficiarios – entre otros).
- Emitir las alertas al Asociado(a) Cadena de Suministro de la Oficina de Terreno de Cúcuta, cuando se presenten diferencias o errores en la documentación soporte de la facturación e inconsistencia de valores con las órdenes de compra relacionadas para dicha facturación.
- Dar trámite a la facturación de los proveedores de acuerdo con las diferentes modalidades de transferencia (comedores, redención de bonos, tarjetas físicas, entre otros) o el tipo de bien o servicio recibido (elementos no alimentarios y/o servicios logísticos), con el fin de que ésta pueda ser entregada a la Unidad de Finanzas para su pago.
- Realizar el seguimiento, de la información de la facturación en el sistema corporativo ITS con el fin de alertar al aprobador de pagos en la Oficina de Terreno Cúcuta ( o su delegado) para posibilitar el pago oportuno a los proveedores.
- Hacer entrega de las facturas y documentación soporte a la Unidad de Cadena de Suministros de la CO para continuar con el trámite correspondiente.
- Realizar el control y seguimiento de las facturas manteniendo constante comunicación con al Asociado(a) Cadena de Suministro de la Oficina de Terreno de Cúcuta en los casos que aplique, para garantizar el oportuno trámite hasta el pago final.
- Apoyar el(a) al Asociado(a) de Cadena de Suministro de la Oficina de Terreno de Cúcuta en la elaboración de órdenes de compra relacionadas con los puntos de venta (PV) bajo la modalidad CBT, así como las de proveedores de servicios (cuando se requiera), teniendo en cuenta los requerimientos según revisión de los soportes correspondientes.
- Llevar control directo de consumo de las órdenes de compra de los puntos de venta (PV) mediante el cruce de saldos con la facturación respectiva.
- Ayudar en el mantenimiento del archivo, documentos y registros de oficina, de conformidad con los sistemas y procedimientos establecidos, para que la información esté al día y el personal pueda acceder fácilmente a ella.
- Realizar otras actividades de apoyo requeridas en la Oficina de Terreno de Cúcuta con el fin de lograr los objetivos del cargo y los de la Oficina de Terreno.
OTROS REQUISITOS DEL PUESTO
Conocimientos logísticos, administrativos, manejo de inventarios, despacho y recepción de carga, almacenamiento, transportes.
MARCO DEL LIDERAZGO DEL WFP: NORMAS COMUNES DE COMPORTAMIENTO
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Lidera con el ejemplo y con integridad |
Defiende los valores, principios y las normas del WFP |
Respeta a los demás y valora la diversidad |
Se mantiene enfocado y tranquilo bajo presión |
Demuestra humildad y voluntad de aprender |
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Demuestra los valores, principios y normas del WFP |
Valora la diversidad utilizando un lenguaje respetuoso e inclusivo |
Se mantiene enfocado y calmado cuando está bajo presión. |
Muestra humildad y disposición para aprender y compartir conocimientos, evalúa y actúa en base a retroalimentación, y aprovecha las oportunidades para desarrollarse. |
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Impulsa los Resultados y cumple los compromisos |
Ofrece resultados para maximizar el impacto |
Delega apropiadamente |
Se adapta fácilmente al cambio |
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Es responsable de la entrega de resultados. |
Busca orientación y apoyo cuando es necesario |
Se adapta fácilmente para cambiar el trabajo de ajuste según sea necesario. |
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Es incluyente y colaborativo |
Brinda información oportuna y constructiva |
Construye y comparte nuevas perspectivas |
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Fomenta la inclusión y la colaboración |
Promueve el trabajo en equipo al compartir ideas y plantear problemas abiertamente. |
Da retroalimentación oportuna y constructiva a los demás. |
Escucha atentamente a los demás y comparte puntos de vista. |
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Comunica y cumple la visión del WFP |
Acepta la curiosidad y nuevas formas de hacer las cosas |
Analiza y evalúa los datos |
Considera el impacto de las decisiones |
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Aplica pensamiento estratégico |
Adopta la visión del WFP y cómo impacta su papel |
Muestra curiosidad e implementa nuevas formas de hacer las cosas cuando es relevante |
Recopila datos y comparte conocimientos para informar las actividades del equipo. |
Hace preguntas para comprender el impacto de las decisiones para sus objetivos. |
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Construye y mantiene relaciones sostenibles |
Construye asociaciones |
Colabora para lograr objetivos comunes |
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Actúa profesionalmente con socios externos. |
Trabaja junto con socios para lograr objetivos comunes |
CAPACIDADES FUNCIONALES
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NOMBRE DE LA CAPACIDAD |
Descripción del comportamiento esperado para el nivel de competencia |
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Controles internos y cumplimiento |
Demuestra conocimientos básicos de controles internos, gestión de riesgos y mecanismos de seguimiento y su aplicabilidad a las actividades críticas del WFP. |
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Presupuesto, análisis e informes de rendimiento |
Analiza presupuestos y pronósticos para respaldar el desarrollo de recomendaciones para el liderazgo senior sobre planificación financiera y comercial. asuntos de acuerdo con los principios de Value for Money. |
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Administracion de recursos |
Supervisa las tendencias en la dotación de personal y el uso de recursos para anticipar y escalar problemas potenciales a los líderes del programa. |
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Gestión del rendimiento |
Muestra una comprensión suficiente del sistema de gestión del desempeño del WFP para recopilar información pertinente y precisa de fuentes internas y externas. para aportes a los procesos de seguimiento y/o evaluación. |
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Conocimiento de operaciones y cadena de suministro |
Demuestra una comprensión básica del programa del WFP, la implementación y los principios de la cadena de suministro (incluidas las modalidades y estructuras del proyecto). |
CUALIFICACIONES Y EXPERIENCIA ESTÁNDAR MÍNIMAS:
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Formación: |
Diploma de Post secundaria en áreas contables, administrativas, Ingeniería Industrial y/o logísticas. |
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Experiencia: |
Dos años como mínimo de experiencia desempeñando tareas administrativas relacionadas con el procesamiento de facturas y/o temas logisticos. |
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Conocimientos y competencias: |
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Idiomas: |
Dominio hablado y escrito en español y deseable conocimiento básico de inglés. |
Plazo para postular: 24 de octubre de 2022
Todas las decisiones de empleo se toman sobre la base de las necesidades organizativas, los requisitos del trabajo, el mérito y las calificaciones individuales. El WFP se compromete a proporcionar un entorno de trabajo inclusivo libre de explotación y abuso sexuales, todas las formas de discriminación, cualquier tipo de acoso, acoso sexual y abuso de autoridad. Por lo tanto, todos los candidatos seleccionados se someterán a una rigurosa verificación de antecedentes y referencias y todas las solicitudes de empleo serán tratadas con la más estricta confidencialidad.
Visite el siguiente sitio web para obtener más información sobre el trabajo que realiza el WFP (http://www.wfp.org)
