Business Support Assistant – Invoicing SC4 – Antananarivo

6 أكتوبر، 2022

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Titre du poste : Business Support Assistant-Invoicing SC- 4

Grade : Contrat de Service SC- 4

Poste de travail : Antananarivo

Durée de l’emploi : 12 mois

Date de publication: 06.10.2022

Un roster de candidats qualifies pour pouvoir des postes potentiels de meme profil au meme grade ou grade inferieur pourrait etre mis en place a la suite de ce processus.

A PROPOS DU PAM

Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim et la malnutrition dans le monde. Le PAM œuvre pour un monde où chaque homme, femme et enfant a accès en permanence à suffisamment de nourriture pour mener une vie saine et active.

CONTEXTE ADMINISTRATIF :

Le poste est à pourvoir à Antananarivo, Madagascar. Le titulaires va assurer une fonction d'appui administratif tranversal au sein de l'equipe supply chain.

À ce niveau, le travail est effectué sous une supervision minimale. On attend du titulaire un traval structuré.

PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS (liste indicative et non exhaustive):

Traitement des factures du service logistique (transport, entrepôt etc.) ; Suivi de paiement à la réception des factures, jusqu’au traitement final par la finance.
Point focal pour les ‘Micro purchase’ pour l’unité Supply Chain (moins de 3000 USD)
Réunir des informations en suivant des orientations claires pour aider d'autres membres du personnel à rédiger des documents et à établir des rapports.
Répondre à des questions et faire remonter certains points au niveau supérieur le cas échéant, afin de fournir un service fiable en temps voulu.
Aider à traiter et à gérer les tâches administratives et financières courantes dans divers domaines fonctionnels pour contribuer à une gestion efficace et en temps voulu des ressources.
Assurer des prestations de révision et de relecture de documents standard pour contribuer à l'élaboration de documents précis.
Se charger de la gestion de certains systèmes et fichiers standard pour s'assurer que les informations sont fiables et que le service concerné y a accès facilement.
Repérer des anomalies simples dans les statistiques et les données, comme des informations manquantes, et les faire remonter au niveau supérieur pour aider les bénéficiaires des services dans leur travail.
Prendre la responsabilité de l'intégrité des données pour faire en sorte que les informations figurant dans les systèmes internes soient fiables.
Donner des orientations sur les méthodes et les pratiques courantes d'aide à la gestion aux collègues moins expérimentés pour s'assurer que les services sont fournis de manière cohérente et conformément aux normes requises.
Travailler avec des personnes d'horizons divers, en recueillant des informations en retour le cas échéant pour fournir une aide à la gestion au personnel.

COMPÉTENCES ORGANISATIONNELLES ESSENTIELLES “MRPP”:

Compétences thématiques MRPP	Compétence	Description de la conduite attendue au niveau d’aptitude requis
Motivation	Comprendre et communiquer les Objectifs stratégiques	Aide les membres de l’équipe à exposer clairement les Objectifs stratégiques du PAM.
Être une force de changement positif	Propose des améliorations des méthodes de travail de l’équipe au ou à la responsable hiérarchique.
Faire de la mission du PAM une source d’inspiration pour l’équipe	Explique aux membres de l’équipe l’impact des activités du PAM sur les communautés bénéficiaires.
Faire connaître la mission du PAM au quotidien	Expose clairement comment les responsabilités de l’unité contribueront à la Réalisation de la mission du PAM.
Ressources humaines	Rechercher des moyens de renforcer les compétences individuelles	Aide les collègues moins expérimentés à acquérir de nouvelles compétences et capacités.
Créer une culture de l’ouverture d’esprit	Recherche des possibilités de travailler avec des personnes d’horizons différents.
Accompagner et assurer un retour d’information constructif	Assure l'accompagnement de collègues travaillant dans le même domaine d’activité.
Adopter et prôner une attitude volontariste	Surveille les progrès accomplis dans la réalisation des objectifs et communique régulièrement ces informations à son ou sa responsable hiérarchique.
Performance	Encourager l’innovation et les solutions créatives	Recherche le moyen de faire preuve de toujours plus d'efficience et de rigueur dans son domaine d’activité et communique de nouvelles méthodes de travail à ses collègues.
Donner la priorité à l’obtention de résultats	Axe ses efforts sur l’obtention des résultats et suit l’évolution des taux d’achèvement des tâches qui lui sont imparties, afin de trouver des moyens de gagner en efficience.
Prendre des engagements et s’y tenir	Assume la responsabilité des tâches qui lui sont imparties et informe le ou la responsable hiérarchique dès que possible des éventuels retards par rapport au calendrier fixé et aux engagements pris.
Savoir prendre des décisions	Décide de manière autonome des mesures à prendre lorsqu’il ou elle a un choix difficile à faire sur son lieu de travail ou dans des situations dangereuses sur le terrain.
Partenariat	Relier et faire travailler ensemble les unités du PAM	Propose des possibilités de partenariat avec d’autres unités à son ou sa responsable hiérarchique.
Bâtir de solides partenariats avec des acteurs extérieurs	Recherche des possibilités de collaboration avec des collègues et des partenaires sur le terrain pour atteindre des objectifs communs.
Faire preuve de souplesse et d’adaptabilité sur le plan politique	Apprend à reconnaître la valeur des équipes et des partenaires extérieurs du PAM pour la réalisation des buts et objectifs de l’équipe.
Bien expliquer la valeur qu’apporte le PAM aux partenariats	Adapte ses activités aux priorités de son ou sa responsable hiérarchique pour répondre aux besoins des partenaires internes et externes.

NIVEAU DE QUALIFICATION ET D’EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE MINIMAL REQUIS:

Diplome:	Diplome d'études secondaires de preference en logistique, transport, Administration, Achat.
Expérience professionnelle:	Quatre ans d’expérience professionnelle, à un poste similaire avec expérience du travail administratif.
Connaissances et compétences:	Connaissance en informatique surtout du MS office. Connaissance des procédures et des méthodes courantes à appliquer pour mener à bien le travail demandé sous une supervision minimale. Aptitude à faire preuve de tact et de courtoisie lors des échanges d'informations avec des personnes d'horizons divers. Aptitude à repérer des anomalies dans les données et à corriger les problèmes appelant une attention particulière. Aptitude à donner des orientations ou à assurer une formation élémentaire en cours d'emploi à des membres du personnel moins expérimentés.
Connaissances linguistiques:	Français parlé et écrit Connaissances en anglais sera un atout.