Asistente Administrativo (OT Florencia)
El Programa Mundial de Alimentos (WFP por sus siglas en inglés) busca candidatos/as de la más alta integridad y profesionalismo que compartan nuestros principios humanitarios.
La selección de personal se realiza sobre una base competitiva y estamos comprometidos a promover la diversidad y el balance de género. WFP está comprometido con el principio de igualdad de oportunidades de empleo para todos sus empleados y alienta a los candidatos calificados a postularse independientemente de su raza, color, origen étnico o social, información genética, género, identidad y/o expresión de género, orientación sexual, religión o creencia, estado de VIH, discapacidad física o mental.
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TÍTULO DEL CARGO: |
Asistente Administrativo de Oficina de Terreno |
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UNIDAD: |
Oficinas de Terreno |
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LUGAR DE TRABAJO: |
Florencia, Caquetá |
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DURACIÓN DEL CONTRATO |
Un (1) año, prorrogable |
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NIVEL: |
GS-4 |
CONTEXTO ORGANIZATIVO:
El Programa Mundial de Alimentos (PMA) de las Naciones Unidas es el mayor organismo humanitario de lucha contra el hambre del mundo. En Colombia, el apoyo que PMA brinda al gobierno nacional responden a los Objetivos de Desarrollo Sostenibles (ODS) 2 y 17 haciendo uso de herramientas innovadoras tales como transferencias en dinero y compra local de alimentos a través de asociaciones de agricultores. Las actividades del PMA en Colombia se concentran en las poblaciones más vulnerables, que incluye víctimas de la violencia, comunidades marginadas y grupos étnicos. El objetivo es reconstruir y fortalecer sus fuentes de subsistencia, asegurando que tengan adecuado acceso en todo momento a dietas nutritivas y diversas e incrementando su capacidad para recuperarse y adaptarse a los cambios climáticos. Esto se hace de manera progresiva a través del desarrollo de las capacidades de autoridades locales para implementar programas responsables que contribuyan a reducir la inseguridad alimentaria y la malnutrición.
Estos puestos han de cubrirse en las ocho (8) oficinas de terreno de WFP Colombia (Arauca, Cali, Cúcuta, Florencia, Montería, Pasto, Quibdó y Riohacha). Los titulares de este puesto desempeñarán funciones de apoyo administrativo en las oficinas de terreno y rendirán cuenta al Jefe de la Oficina a la que sean asignados con supervisión funcional de la Unidad de Administración y Finanzas en Bogotá.
En este nivel, el trabajo se lleva a cabo con supervisión mínima. Los titulares deben realizar un trabajo organizado y preciso, encargándose de actividades específicas de apoyo operativo y administrativo. Cabe también la posibilidad de que proporcionen orientación sobre prácticas estándar a funcionarios menos experimentados en su esfera de actividad.
FINALIDAD DEL PUESTO:
Llevar a término procesos de apoyo operativo y administrativo estándar en relación con una esfera profesional específica, con el fin de facilitar la prestación eficaz de servicios.
RESPONSABILIDADES PRINCIPALES (lista indicativa y no exhaustiva):
- Reunir información destinada a servir de base para la redacción de documentos y la preparación de informes solicitados por la Oficina Central de WFP y por parte de otros miembros del personal.
- Responder a consultas y remitirlas, cuando proceda, a los niveles superiores, con el fin de prestar un servicio oportuno y correcto a los clientes.
- Prestar apoyo al procesamiento y gestión de tareas administrativas (logística de eventos y reuniones) y financieras ordinarias en diversas esferas funcionales, para contribuir a la gestión eficaz y oportuna de los recursos.
- Prestar servicios de revisión y corrección de documentos estándar, para contribuir a la elaboración de documentación exacta.
- Detectar discrepancias sencillas en las estadísticas y los datos, como información faltante, y comunicarlas a funcionarios de categoría superior para ayudar a los clientes a realizar su trabajo.
- Responder por la integridad de los datos para facilitar la disponibilidad de información precisa en los sistemas institucionales.
- Proporcionar orientación sobre métodos y prácticas ordinarios de apoyo operativo a los colegas menos experimentados para velar por que los servicios se presten de forma coherente y de acuerdo con los requisitos establecidos.
- Trabajar con una gran variedad de personas, recabando retroinformación, cuando proceda, para ayudar en la prestación de apoyo operativo al personal.
- Realizar y monitorear las solicitudes de anticipos operativos y legalizaciones del staff de la Oficina de Terreno con la Unidad de Administración y Finanzas.
- Mantener los sistemas estándar de archivos activo e inactivo, registro de correspondencia y llamadas para asegurar que la información es exacta y fácilmente disponible.
- Llevar un adecuado control de los contratos administrativos, brindando insumos para mejorar cada vez más los procesos de contratación, previas aprobaciones de la Oficina de País.
- Cargar la información de facturación y procesar los recibos de bienes y servicios en los sistemas corporativos (ITS y Wings) de acuerdo con políticas de la organización.
- Llevar a cabo los procesos de compras requeridas en la Oficina de Terreno de acuerdo con el plan de gastos para el normal desarrollo de las acciones implementadas, garantizando el cumplimiento de las normas y procedimientos del WFP.
- Cumplir los estándares operativos de viajes de misiones a terreno de sus colegas de equipo y brindar apoyo logístico requerido, de manera oportuna y en cumplimiento a las normas y procedimientos del WFP.
- Hacer seguimiento a la asignación y movimientos de activos, bienes y equipos de la OT, implementando los mecanismos de control y reporte conforme a las normas y procedimientos corporativos.
- Administrar la caja menor y recursos (fund reservation) bajo el principio de honestidad y responsabilidad, efectuar reembolsos oportunamente y arqueo de caja mensualmente y cumplir con el arqueo aleatorio semestral auditado por el/la Jefe de la Oficina de Terreno.
- Hacer seguimiento al cumplimiento de mantenimientos preventivos requeridos. Generar informes de vehículos solicitados por la oficina central y auditar el uso eficiente del combustible y recursos de viaje; e informar y apoyar oportunamente si se presentan siniestros bajo el cumplimiento del procedimiento de PMA.
- Apoyar al Jefe de Oficina de Terreno con el cumplimiento de los estándares operativos de seguridad (MOSS) en cuanto a disponibilidad de los elementos de seguridad como extintores, botiquín, rutas de evacuación, líneas de atención en caso de emergencia.
- Recopilar información indicada en la política de Green House de WFP, reportarla a la Unidad de Administración y Finanzas y proveer ideas para mitigar el impacto ambiental y ponerlas en marcha en la Oficina de Terreno.
- Demas actividades relacionas a temas financieros y Administrativos.
MARCO DE LIDERAZGO DEL PMA: NORMAS COMUNES DE COMPORTAMIENTO
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Lidera con el ejemplo con Integridad |
Defiende los valores, principios y normas del PMA Demuestra los valores, principios y normas del PMA |
Respeta a los demás y valora la diversidad Valora la diversidad utilizando un lenguaje respetuoso e inclusivo |
Se mantiene enfocado y tranquilo bajo presión Se mantiene enfocado y tranquilo cuando está bajo presión |
Demuestra humildad y voluntad de aprender Muestra humildad y voluntad de aprender y compartir conocimientos, buscando y actuando sobre la retroalimentación, y aprovechando las oportunidades para desarrollarse. |
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Impulsa los resultados y cumple Compromisos |
Ofrece resultados para lograr el máximo impacto Es responsable de la entrega de resultados |
Delegados apropiadamente Busca orientación y apoyo donde sea necesario |
Se adapta fácilmente al cambio Se adapta fácilmente al cambio ajustando el trabajo según sea necesario |
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Fomenta la inclusión y la colaboración |
Es inclusivo y colaborativo Promueve el trabajo en equipo compartiendo ideas y planteando problemas abiertamente |
Proporciona retroalimentación oportuna y constructiva Da retroalimentación oportuna y constructiva a los demás |
Construye y comparte nuevas perspectivas Escucha atentamente a los demás y comparte puntos de vista |
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Aplica estrategia Pensamiento |
Se comunica y cumple la visión del PMA Adopta la visión del PMA y cómo afecta su papel |
Abraza la curiosidad y las nuevas formas de hacer las cosas Muestra curiosidad e implementa nuevas formas de hacer las cosas cuando es relevante |
Analiza y evalúa los datos Recopila datos y comparte conocimientos para informar las actividades del equipo |
Considera el impacto de las decisiones Hace preguntas para comprender el impacto de las decisiones para sus objetivos |
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Construye y Mantiene Sostenible Asociaciones |
Construye asociaciones Actúa profesionalmente con socios externos |
Colabora para cumplir objetivos comunes Trabaja junto con socios para lograr objetivos comunes |
CUALIFICACIONES Y EXPERIENCIA ESTÁNDAR MÍNIMAS:
Formación:
Finalización del ciclo de educación secundaria. Deseable, estudios postsecundarios en temas administrativos, contables o afines a las funciones del cargo.
Experiencia:
Cuatro (4) años como mínimo de experiencia con responsabilidades cada vez mayores en la esfera operativa correspondiente, y experiencia en tareas administrativas de carácter general.
Experiencia en el uso de computadoras y paquetes de software de oficina (MS Word, Excel, etc.). Conocimientos avanzados en hojas de cálculo y paquetes de bases de datos
Experiencia en el manejo de sistemas de gestión basados en la web, preferiblemente SAP.
Conocimientos:
- Conocimiento de las tareas y métodos de trabajo cotidianos con el fin de finalizar los procesos con supervisión mínima.
- Tacto y cortesía para intercambiar información con una gran variedad de personas.
- Capacidad para detectar discrepancias de datos y resolver los problemas que requieren atención.
- Capacidad para ofrecer orientación o capacitación básica en el puesto de trabajo al personal subalterno.
- Conocimiento y entendimiento del enfoque de género y protección es deseable
- Conocimiento general de las políticas, normas, reglamentos y procedimientos del sistema de las Naciones Unidas en el área de administración y finanzas, será valorado positivamente.
Idiomas:
Dominio del español. Deseable conocimiento intermedio de inglés.
Plazo para postular: 28 de septiembre de 2022
Para esta vacante sólo se tendrán en cuenta las aplicaciones candidatos con nacionalidad colombiana y que cumplan con todos los requisitos establecidos en los términos de referencia. El formato P11 podrá encontrarlo digitando a traves del buscador de su preferencia "Fomato P11". Descargue, diligencie, firme y adjuntelo a su aplicacion.
Naciones Unidas está comprometida en lograr la diversidad laboral al interior de su oficina en términos de género, nacionalidad y cultura. Individuos de grupos sociales minoritarios, grupos indígenas y personas con discapacidad están por igual alentados a aplicar.
Todas las aplicaciones laborales serán tratadas con la más estricta confidencialidad.
En caso de ser extranjero, debe suministrar documentos que indiquen que usted tiene su situación laboral definida en nuestro país para trabajar.
