مساعد اداري

30 أغسطس، 2022

0 46 2 دقائق

مساعد اداري

الوصف الوظيفي

صندوق النقد العربي (الصندوق) مؤسسة مالية عربية إقليمية مقرها مدينة أبو ظبي، دولة الإمارات العربية المتحدة، تهدف إلى إرساء أسس التكامل الاقتصادي العربي وتسريع عملية التنمية الاقتصادية والاجتماعية في الدول العربية.

رؤية الصندوق 2040 تستهدف أن يكون الشريك الأقرب للدول العربية في تفاعلها مع التطورات لتعزيز مسيرة الاستقرار، والتطوير الاقتصادي، والمالي، والنقدي.

يرغب الصندوق في شغل وظائف مكتبية بمسمى "مساعد إداري"، وفقاً للمواصفات التالية بإطار بناءه الهيكلي:

المهام الرئيسية للوظيفة:

تقديم الدعم الإداري لأعمال الوحدات التنظيمية، ومتابعة المراسلات بما يؤدي إلى تنظيم الأنشطة بالوقت المناسب والجودة المتوقعة. يشمل ذلك تنظيم المراسلات الداخلية والخارجية من خلال البريد الإلكتروني وبرامج التراسل الداخلي وبرامج الأرشيف وإدارة المحتوى وفقا لسياسة التوثيق المعتمدة.
تنسيق الفعاليات والأنشطة التي يكلّف بها وتتصل بمشاركة جهات خارجية، والتعاون مع المنسقين التقنيين والفنيين لتنظيمها وفقا للبرامج المعتمدة. يشمل ذلك إعداد وإرسال ومتابعة الدعوات للمشاركين ومهام الاستقبال وترتيبات قاعات الاجتماعات وحضورها وإعداد محاضرها وفقاً لأسلوب وآليات التوثيق المعتمدة بالصندوق.
طباعة أوراق العمل والتقارير والكتب وأدلة إجراءات العمل وغيرها من الوثائق التي تتطلبها أعمال الصندوق وفقا للتنسيق النموذجي المعتمد الذي يعكس صورة الصندوق.
التعاون لتنسيق وتنظيم وجدولة المواعيد للاجتماعات واللجان وفرق العمل الداخلية من دعوة الحضور وتحضير قاعات الاجتماعات وإعداد محاضر أعمال فرق العمل واللجان الداخلية كما يتم تكليفه بها.
تبليغ التوجيهات بانسيابية ووضوح من المسؤولين في الوحدات التنظيمية إلى منتسبيها ومتابعة تنفيذها.
تداور المهام والتعاون مع الزميلات المساعدات الإداريات الأخريات لخدمة الوحدات التنظيمية حسب الحاجة والأولويات والظروف التي تُحددها الإدارة، ما يؤدي إلى الكفاءة في الأداء ويتيح فرص التطوير الذاتي.
أية مهام إدارية أخرى يكلف بها من مدير الوحدة التنظيميّة.

المهارات

المؤهلات والخبرة والمهارات:

أن يكون المتقدم لشغل الوظيفة من مواطني الدول العربية.
بكالوريوس إدارة أعمال أو تخصص مناسب آخر ذات صلة من جامعات أو معاهد معترف بها.
خبرة مماثلة لا تقل عن 3 سنوات في مجالات وبيئة عمل تتصف بالانضباط والنظام.
إجادة اللغتين العربية والإنجليزية محادثةً وكتابةً، يعتبر إجادة اللغة الفرنسية ميزة إضافية.
إجادة استخدام تطبيق Microsoft Office وبرمجيات مكتبية أخرى ذات صلة بمهام المساعد الإداري مثل نظم الأرشفة ومنصات التراسل الداخلي. حيث يتوقع من المساعد الإداري إعداد عروض تقديمية باستخدام (Power Point) وقوائم إلكترونية ورسوم بيانية باستخدام (Excel)، وطباعة التقارير والمراسلات باستخدام (Word)، وأرشفة الوثائق باستخدام نظام إدارة المحتوى.
مهارات متميزة في التواصل شفوياً وكتابياً ومن خلال وسائل التواصل المرئي واستخدام تقنيات (Outlook وTeams وWebex وZoom) وما يماثلها.
قدرات ملحوظة للاستماع جيداً للتوجيهات والتعاون مع الزملاء والتواصل الإيجابي.
التميّز في روح المبادرة وابتكار الحلول والقدرة على مواكبة المتطلبات في بيئة العمل.
القدرة على العمل مع الأخرين بإيجابية.

يقدم الصندوق شروط خدمة تنافسية وفقاً لسياسة التوظيف المعمول بها والتي يمكنكم الاطلاع عليها من خلال زيارة موقع الصندوق

سيتم الاتصال فقط بالذين يتم ترشيحهم لشغل هذه الوظيفة.