Assistant(e) aux Achats / Procurement Assistant

29 أغسطس، 2022

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CONTEXTE

ADMINISTRATIF:

Ce poste est à pourvoir au bureau de pays du PAM à Abidjan, et le titulaire sera placé sous la supervision du Chef de l'unité de la Chaîne d’Approvisionnement.

Le titulaire à ce niveau assume la responsabilité de la bonne mise en œuvre de diverses procédures et activités d'achat nécessitant d’interpréter dans une certaine mesure les orientations et pratiques standard à disposition. Il doit pouvoir recommander des lignes d’action simples à ses collègues à divers échelons, peut assigner des tâches à d’autres membres du personnel et être amenés à leur fournir un appui technique.

OBJECTIFS ATTACHÉS AU POSTE:

Exécuter et appliquer des processus, des procédures et des politiques appropriés qui facilitent la fourniture de services d'achat efficients et efficaces.

PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS (liste indicative et non exhaustive) :

Effectuer des activités administratives d'achat en temps voulu et de manière efficiente afin d'aider les administrateurs à acquérir les biens et services dont ils auront besoin pour mener les opérations du PAM avec efficacité.
Regrouper les données et établir et distribuer les documents y afférents, afin de contribuer à la réussite des programmes d'achat et des activités opérationnelles (émission des appels d'offres, évaluations des offres et négociation/attribution des contrats, par exemple) en veillant au respect des procédures standard du PAM.
Examiner, enregistrer et classer par ordre de priorité les demandes d'achat, en s'assurant que toutes les pièces justificatives ont été communiquées et que les fonds sont disponibles, afin de permettre l'acquisition des biens et des services.
Coordonner et superviser la livraison des produits achetés, en vérifiant leur réception et leur inspection et en mettant en œuvre des mesures de suivi pour s'assurer que les produits parviennent jusqu'au à l’unité demanderesse et/ou jusqu'aux opérations sur le terrain.
Effectuer des recherches et regrouper et présenter les informations dans des formats normalisés, afin de permettre une prise de décisions en connaissance de cause et de communiquer des informations aux parties prenantes de manière harmonisée.
Actualiser, gérer et alimenter les bases de données et les fichiers appropriés, afin de s'assurer que les informations sont exactes, structurées et accessibles, et facilitent le respect des exigences en matière d'établissement des rapports.
Assurer la liaison avec les collègues pour faire en sorte que les activités d'achat s'inscrivent bien dans les programmes plus vastes et adopter une démarche concertée pour satisfaire les besoins d'assistance.
Apporter un soutien technique et/ou affecter des travaux à d'autres membres du personnel d'appui, afin de les aider à mener à bien des tâches courantes dans le respect des normes et des délais convenus.
Appliquer les pratiques standard de préparation aux situations d’urgence pour aider le PAM à intervenir rapidement, à acheminer les produits alimentaires et à déployer les ressources nécessaires dans les zones touchées dès le début des crises.
Donner des orientations à d'autres membres du personnel d'appui pour les aider à mener à bien des tâches courantes dans le respect des normes et des délais convenus.
Toute autre tâche demandée

AUTRES APTITUDES REQUISES POUR LE POSTE

COMPÉTENCES ORGANISATIONNELLES ESSENTIELLES “MRPP”:

Compé tences

théma

tiques

MRPP

Compétence

Description de la conduite attendue au niveau d’aptitude requis

Motivation

Comprendre et communiquer les

Objectifs stratégiques

Aide les membres de l’équipe à exposer clairement les Objectifs stratégiques du PAM.

Être une force de changement positif

Propose des améliorations des méthodes de travail de l’équipe au ou à la responsable hiérarchique.

Faire de la mission du PAM une source d’inspiration pour l’équipe

Explique aux membres de l’équipe l’impact des activités du PAM sur les communautés bénéficiaires.

Faire connaître la mission du PAM au quotidien

Expose clairement comment les responsabilités de l’unité contribueront à la réalisation de la mission du PAM.

Ressources humaines

Rechercher des moyens

de renforcer les

compétences individuelles

Aide les collègues moins expérimentés à acquérir de nouvelles compétences et capacités.

Créer une culture de l’ouverture d’esprit

Recherche des possibilités de travailler avec des personnes d’horizons différents.

Accompagner et assurer un retour d’information constructif

Assure l'accompagnement de collègues travaillant dans le même domaine d’activité.

Adopter et prôner une attitude volontariste

Surveille les progrès accomplis dans la réalisation des objectifs et communique régulièrement ces informations à son ou sa responsable hiérarchique.

Performance

Encourager l’innovation et les solutions

créatives

Recherche le moyen de faire preuve de toujours plus d'efficience et de rigueur dans son domaine d’activité et communique de nouvelles méthodes de travail à ses collègues.

Donner la priorité à l’obtention de résultats

Axe ses efforts sur l’obtention des résultats et suit l’évolution des taux d’achèvement des tâches qui lui sont imparties, afin de trouver des moyens de gagner en efficience.

Prendre des engagements et s’y

tenir

Assume la responsabilité des tâches qui lui sont imparties et informe le ou la responsable hiérarchique dès que possible des éventuels retards par rapport au calendrier fixé et aux engagements pris.

Savoir prendre des décisions

Décide de manière autonome des mesures à prendre lorsqu’il ou elle a un choix difficile à faire sur son lieu de travail ou dans des situations dangereuses sur le terrain.

Partenariat

Relier et faire travailler

ensemble les unités du

PAM

Propose des possibilités de partenariat avec d’autres unités à son ou sa responsable hiérarchique.

Bâtir de solides partenariats avec des acteurs extérieurs

Recherche des possibilités de collaboration avec des collègues et des partenaires sur le terrain pour atteindre des objectifs communs.

Faire preuve de souplesse et d’adaptabilité sur le plan politique

Apprend à reconnaître la valeur des équipes et des partenaires extérieurs du PAM pour la réalisation des buts et objectifs de l’équipe.

Bien expliquer la valeur qu’apporte le PAM aux partenariats

Adapte ses activités aux priorités de son ou sa responsable hiérarchique pour répondre aux besoins des partenaires internes et externes.

COMPÉTENCES FONCTIONNELLES:

Compétence	Description de la conduite attendue au niveau d’aptitude requis
Appels d'offres et gestion des contrats	Montre, en collectant les informations nécessaires, qu'il ou elle a une compréhension élémentaire des procédures utilisées pour faciliter la mise en œuvre des contrats/d'appels d'offres au PAM.
Gestion des fournisseurs	Tire parti de sa connaissance élémentaire des besoins opérationnels pour définir les conditions à remplir par les fournisseurs et fixer les critères de sélection.
Informations recueillies sur les denrées et sur les produits et services	Gère de manière appropriée les produits et les services en s'appuyant sur sa connaissance des sources d'approvisionnement, des technologies, des caractéristiques des marchandises ainsi que des principes et des pratiques appliqués en matière d'achat.
Systèmes et rapports	Utilise sa connaissance élémentaire des sources de données, des systèmes d'achat, du système d'exploitation interne et des processus pour exécuter des tâches quotidiennes.
Éthique et mise en conformité	Effectue un suivi précis des activités conformément aux normes applicables afin de faciliter la réponse à des questions d'audit simples.

EXPÉRIENCE SOUHAITÉE:

- Quatre (4) années minimums dans le domaine des achats
- A mené des activités d'achat.
- A une expérience de la conduite d'analyses et de l'élaboration de rapports.
- A une expérience du travail avec des fournisseurs ou d'autres tiers au quotidien.
- A une bonne expérience avec Microsoft Office suite (Excel, PowerPoint etc.)

NIVEAU D’ÉTUDES MINIMAL REQUIS :

Formation:	Baccalauréat plus un certificat d’études post-secondaire dans le domaine des achats, de la chaine d’approvisionnement ou de la logistique.
Connaissances linguistiques:	Maîtrise du Français et bonne connaissance de l’anglais parlé et écrit