Adjoint(e) aux Achats / Procurement Associate

29 أغسطس، 2022

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CONTEXTE

ADMINISTRATIF:

Ce poste est à pourvoir dans le bureau de pays du PAM à Abidjan, et le/la titulaire sera placé sous la supervision du Chef de l'unité de la Chaîne d’Approvisionnement.

Le/la titulaire à ce niveau doit faire preuve de responsabilité et d’esprit d’initiative pour répondre en toute autonomie à des questions et à des problèmes alors qu’il/elle ne dispose que d’orientations générales. Il/elle doit faire preuve de jugement pour gérer les imprévus au quotidien. Il/elle a le savoir-faire et les connaissances permettant d'adapter les systèmes et les procédures ou de contribuer à leur mise au point pour améliorer sans cesse le niveau d’appui fourni. Il/elle supervise, conseille sur le plan technique, accompagne et coordonne une équipe de personnel d'appui.

OBJECTIFS ATTACHÉS AU POSTE:

Assurer des services de coordination, fournir des services administratifs et effectuer des recherches pour contribuer à l'efficience et à l'efficacité des services d'achat.

PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS (liste indicative et non exhaustive):

Assurer une coordination opérationnelle et des services administratifs pour appuyer les projets et les activités d'achat, en suivant des procédures standard et en contribuant à l'acquisition efficace de biens et de services.
Identifier et recommander des fournisseurs potentiels, et rassembler des données et des documents pour faciliter leur sélection, en veillant au respect des procédures standard.
Examiner, enregistrer et classer par ordre de priorité les demandes d'achat, et apporter un soutien aux demandeurs, afin de faciliter les achats de biens et services appropriés au moindre coût pour le PAM.
Participer, aux côtés d'un fonctionnaire principal, aux négociations menées avec les nouveaux fournisseurs sur les conditions générales des commandes, afin d'obtenir les meilleures conditions au moindre coût pour le PAM.
Établir les bons de commande, les contrats et les pièces justificatives y afférentes pour approbation par la partie prenante concernée et approuver les achats en vertu des pouvoirs qui lui sont délégués, afin de permettre l'acquisition rapide de biens et de services.
Traiter les problèmes relatifs aux biens livrés, en faisant preuve d'initiative, en assurant la liaison avec toutes les parties concernées et en suivant les procédures standard, pour trouver des solutions justes en temps voulu.
Effectuer des recherches, collecter des données et mener des analyses, afin d'établir des rapports qui aident les Chargés des achats à prendre des décisions en connaissance de cause et permettent d'assurer la cohérence des informations présentées aux parties prenantes.
Gérer les mises à jour et enrichir les bases de données et les fichiers, afin de s'assurer que les informations sont exactes, structurées et accessibles, et facilitent le respect des exigences en matière d'établissement des rapports.
Entretenir les relations avec les collègues afin de faire en sorte que les activités d'achat s'inscrivent bien dans les programmes plus vastes et d'adopter une démarche concertée pour satisfaire les besoins d'assistance.
Superviser le travail du personnel d'appui et donner des conseils et des orientations pratiques, afin de s'assurer que les objectifs individuels et collectifs sont atteints conformément aux normes et délais convenus.
Appliquer les pratiques standard de préparation aux situations d’urgence pour aider le PAM à intervenir rapidement, à acheminer les produits alimentaires et à déployer les ressources nécessaires dans les zones touchées dès le début des crises.
Apporter un soutien spécialisé aux opérations et aux activités d'appui logistique en respectant les procédures standard et en contribuant, directement ou indirectement, à la fourniture efficace de l'assistance alimentaire aux bénéficiaires
S’assurer auprès des unités requérantes que les activités contractuelles des prestataires de services sont effectuées selon le contrat et s’assurer que l'évaluation de la performance est effectuée par l’unité contractante après service.
Aider à collecter des informations commerciales et à évaluer les prestataires et les fournisseurs (transporteurs, commerçants, etc.) pour faciliter leur sélection.
Répertorier les demandes techniques et les demandes d'aide, y répondre et/ou formuler des recommandations les concernant, en faisant preuve d'esprit d'initiative et en suivant les procédures standard, afin d'assurer le traitement rapide et précis de toutes les demandes d'information avec un grand souci du service à la clientèle
Toute autre tâche demandée

AUTRES APTITUDES REQUISES POUR LE POSTE

COMPÉTENCES ORGANISATIONNELLES ESSENTIELLES “MRPP”:

Compé tences

théma

tiques

MRPP

Compétence

Description de la conduite attendue au niveau d’aptitude requis

Motivation

Être une force de changement positif

Met en œuvre des méthodes ou des outils nouveaux pour améliorer les processus de travail et la productivité de l’équipe.

Faire de la mission du PAM une source d’inspiration pour l’équipe

Relie les activités et les tâches réalisées par l’équipe aux bons résultats obtenus dans les communautés bénéficiaires pour montrer l’impact de l’action du PAM.

Rechercher des moyens de renforcer les compétences individuelles

Recherche des possibilités de perfectionnement des compétences, notamment au moyen de modules de formation ou d’expériences pratiques, pour lui-même ou elle-même, ses collègues et ses subordonnés directs.

Ressources humaines

Créer une culture de l’ouverture d’esprit

Anime des activités de développement du travail en équipe dans le but de renforcer les relations au sein de son unité.

Adopter et prôner une attitude volontariste

Anticipe les problèmes et élabore des plans d’atténuation pour faire en sorte que l’équipe atteigne les objectifs et les cibles fixés.

Encourager l’innovation et les solutions créatives

Recherche des possibilités d’être créatif/créative dans son domaine d’activité ainsi que des moyens d’aider les membres de l’équipe à être plus innovants et plus rigoureux dans leurs tâches et domaines de travail respectifs.

Donner la priorité à l’obtention de résultats

Surveille les réalisations attendues de l’équipe et communique des observations de sorte que les résultats escomptés soient atteints de manière cohérente et précise.

Performance

Prendre des engagements et s’y

tenir

Fournit des orientations précises aux membres de l’équipe quant aux tâches et responsabilités qui leur sont imparties, tout en tenant ses propres engagements envers l’équipe.

Savoir prendre des décisions

Montre l’exemple et donne des orientations aux membres de l’équipe moins expérimentés pour ce qui est de décider du moment auquel il convient de faire remonter au niveau supérieur de la hiérarchie les problèmes auxquels ils sont confrontés sur leur lieu de travail ou sur le terrain.

Bâtir de solides partenariats avec des acteurs extérieurs

Montre l’exemple et donne des orientations à l’équipe sur la façon d’établir des relations avec des partenaires extérieurs.

Faire preuve de souplesse et d’adaptabilité sur le plan politique

Expose clairement à ses collègues ou à ses subordonnés directs l’intérêt que présentent les contributions à d’autres équipes du PAM et aux partenariats conclus avec d’autres organismes pour atteindre les buts et objectifs du PAM.

EXPÉRIENCE SOUHAITÉE:

- Cinq (5) années minimums dans le domaine des achats et/ou dans la chaine d’approvisionnement.
- Bonne connaissance des marchandises/biens/services achetés
- Expérience pratique dans la recherche de fournisseurs et dans la coordination avec les commerçants de détail, les grossistes et les négociants.
- Bonne connaissance des procédures d'achat et des liens avec d'autres opérations (avec les opérations logistiques, par exemple).
- Expérience de l'administration des contrats conclus avec des prestataires de services tiers
- Expérience de l'établissement des documents contractuels.
- Expérience de l'exécution des contrats.

NIVEAU D’ÉTUDES MINIMAL REQUIS:

Formation:	Baccalauréat plus un certificat d’études post-secondaire dans le domaine des achats, de la chaine d’approvisionnement ou de la logistique
Connaissances linguistiques:	Maîtrise parfaite du Français et bonne connaissance de l’anglais parlé et écrit