Business Support Assistant (Administration), G4, Gao (Mali)

Le PAM est pour la diversité. Il s'engage à respecter le principe de l'égalité des chances en matière d'emploi pour tous ses employés et encourage les candidats qualifiés à postuler sans distinction de race, de couleur, d'origine nationale, de milieu ethnique ou social, d'information génétique, de sexe, d'identité et/ou d'expression sexuelle, d'orientation sexuelle, de religion ou de croyance, de statut VIH ou de handicap.

Titre du poste : Business Support Assistant Administration

Type de contrat : Fixed-Term

Grade : GS4

Lieu d’affectation : Gao, Mali

Durée : 1 an

Description des tâches et responsabilités

Sous la supervision directe du Chef de Sous Bureau et de la supervision technique du chef d’unité Administration du Bureau Pays, le/la Business Support Assistant aura la responsabilité principale d’effectuer les tâches suivantes :

1. Gérer de manière efficace et efficiente le Guest House de Gao

1. Répondre aux questions/préoccupations des clients et faire remonter celles dont vous n’avez pas de réponses au niveau supérieur le cas échéant, afin de fournir un service fiable en temps voulu.
2. Aider à traiter et à gérer les tâches administratives et financières du Guest house pour contribuer à une gestion efficace et en temps voulu des ressources.
3. Assurer la réservation des chambres en utilisant un registre approprié ;
4. Faire le suivi de l’entretien et nettoyage des lieux avant et après la visite des hôtes ;
5. Procéder à la facturation des chambres selon le taux officiel affiché ;
6. Réceptionner les paiements des frais d’hébergement au Guest house versus reçus officiels et procéder au versement sur le compte bancaire du PAM.
7. Faire un rapportage financier mensuels des recettes et dépenses du Guest house ;
8. Faire la gestion de certains systèmes et fichiers standard pour s'assurer que les informations sont fiables et que le service concerné y a accès facilement

1. Apporter un soutien administratif

1. Expédier et recevoir les courriers officiels, puis les distribuer aux destinataires après les orientations du Chef de Sous Bureau
2. Faire entrer les parapheurs dans le bureau du Chef de sous-bureau et les récupérer à la signature des documents
3. Organiser les rendez-vous et les réunions du Chef de Sous Bureau ou son intérimaire
4. Organiser les réservations de voyage et du Guest house/hôtel ; préparer des autorisations de voyage du staff et les classer.
5. Apporter un soutien administratif à l’organisation des conférences, ateliers, formation, retraites, etc.
6. Assurer un bon système de classement des documents administratifs du Sous Bureau en gardant la confidentialité
7. Veiller à la propreté et à la fonctionnalité des équipements du Guest House et du bureau
8. Préparer les réunions du personnel demandé par le Sous Bureau ou l’intérimaire (envoi de message d’invitation, préparation de la salle, produire le compte rendu, etc.).

1. Assurer la gestion des fournitures du bureau

1. Recevoir et gérer quotidiennement les fournitures de bureau
2. Faire un inventaire mensuel et produire un rapport chaque mois
3. Mettre en place des fiches de gestion de stock pour une gestion transparente
4. Préparer les commandes de fourniture de bureau, soumettre à l’approbation du Sous Bureau et faire le suivi auprès du Bureau Pays ou des fournisseurs jusqu’à livraison totale

1. Assurer les petits achats du bureau et du Guest House

1. Faire les prospections du marché local et collecter les factures proforma
2. Assurer le secrétariat du comité Adhoc de l’analyse comparative des prix
3. Préparer les commandes, recevoir les articles et suivre les paiements auprès de l’Admin & Finance Assistant

Résultats attendus

• Bonne coordination et réalisation des tâches mentionnées dans le sous bureau de Gao
• Esprit d’initiative pour faire face à des problèmes inattendus, tout en sollicitant les directives et/ou en rapportant au superviseur en cas de besoin.
• Bonne organisation, rapports complets et précis, données à jour, et indépendance de travail uniquement sous une supervision générale

Facteurs de succès

• Produire des documents de qualité dans les délais
• Travailler sous une supervision limitée,
• Superviser, orienter et renforcer la capacité technique des agents de nettoyage et d’entretien du Guest House et du bureau
• Avoir le sens du travail en équipe et de bon jugement
• Travailler effectivement avec des personnes d’origine et de culture différentes.

Education :

• Etre titulaire d’un diplôme de fin d’études secondaires complètes ou un diplôme universitaire

Expériences professionnelles

• Avoir au moins 3 années d’expérience professionnelle dans le domaine de l’administration ou tout autre domaine associé.

Langue :

• Avoir une bonne connaissance du français (parlé,lu et écrit)

Autres :

• Avoir une bonne connaissance de l’outil informatique (Word, Excel et Outlook)

Toutes les décisions en matière d'emploi sont prises sur la base des besoins de l'organisation, des exigences du poste, du mérite et des qualifications individuelles. Le PAM s'engage à offrir un environnement de travail inclusif, exempt d'exploitation et d'abus sexuels, de toute forme de discrimination, de tout type de harcèlement, de harcèlement sexuel et d'abus de pouvoir. Par conséquent, tous les candidats sélectionnés feront l'objet d'une vérification rigoureuse des références et des antécédents.

Aucun engagement, sous quelque forme que ce soit, ne sera proposé aux membres du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB) des Nations Unies, de la Commission de la fonction publique internationale (CFPI), du Comité financier de la FAO, du Commissaire aux comptes du PAM, du Comité d'audit du PAM, du Corps commun d'inspection (CCI) et d'autres organes similaires du système des Nations Unies ayant des responsabilités de contrôle sur le PAM, tant pendant leur service que dans les trois ans suivant la cessation de ce service.

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